Obowiązujące przepisy pozwalają na prowadzenie działalności gospodarczej także w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. Taka praktyka jest spotykana głównie wśród jednoosobowych firm wpisywanych do CEIDG. Kluczową kwestią staje się więc rozdzielenie prądu na firmę, które umożliwia prawidłowe rozliczenie kosztów. Czy założenie drugiego licznika jest możliwe i jak przejść przez całą procedurę?
Działalność gospodarcza w domu
Prowadzenie działalności gospodarczej może się odbywać co do zasady w dowolnie wybranym miejscu, także we własnym mieszkaniu lub domu. Przedsiębiorca decydujący się na takie rozwiązanie musi jednak pamiętać o oddzieleniu kosztów działalności od kosztów prywatnych. W przypadku przedsiębiorstwa prosperującego w prywatnym domu lub mieszkaniu może to stanowić nie lada wyzwanie, szczególnie jeśli mówimy o rachunkach za zużyte media. Warto również pamiętać, że działalność na własnej nieruchomości oznacza również konieczność rozdzielenia podatku od nieruchomości, którego stawka jest zróżnicowana, jeśli chodzi o przeznaczenie mieszkania lub domu.
Nie istnieją żadne przepisy, które nakazywałyby rozdzielanie rachunków za prąd – na te firmowe i prywatne. Przedsiębiorca może więc korzystać z jednego licznika w swoim mieszkaniu lub domu. Pod względem finansowym nie będzie to jednak korzystne rozwiązanie, ponieważ znacząco utrudnia możliwość wliczenia rachunków za prąd do kosztów uzyskania przychodów. Urzędy skarbowe bardzo skrupulatnie podchodzą do kwestii rozdzielania kosztów zużycia energii elektrycznej, która jest dzielona na cele prywatne i firmowe. Sposobem na rozwiązanie tego problemu jest jednak zainstalowanie dwóch liczników na prąd. Warto już teraz wspomnieć, że choć jest to zdecydowanie najlepsza opcja dla przedsiębiorcy, to jednocześnie jest ona również wymagająca technicznie i formalnie. Jeden z liczników będzie służył celom prywatnym (jest to wówczas tzw. taryfa domowa, najczęściej G), drugi zaś na potrzeby firmy (taryfa biznesowa, najczęściej C).
Rozdzielenie liczników może być jednak istotne z punktu widzenia ekonomicznego każdego przedsiębiorcy. Sąd Rejonowy w Człuchowie w wyroku z 16 kwietnia 2021 roku (sygn. akt I C 807/19) stwierdził, że cel zużycia prądu (prywatny lub gospodarczy) ma kluczowe znaczenie w rozliczeniach i może być przedmiotem sporu sądowego, co jest powiązane z koniecznością stosowania odrębnych taryf. Ze względów praktycznych stosowanie dwóch liczników może uchronić przedsiębiorcę przed ewentualnym pozwem odszkodowawczym.
Optymalizacja kosztów firmowych przy dwóch licznikach prądu
Decyzja o rozdzieleniu licznika prywatnego i firmowego to przede wszystkim kwestia optymalizacji kosztów i zgodności z przepisami podatkowymi. Mając osobny licznik firmowy, można w 100% zaliczyć wydatki na prąd do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku jednego licznika należy stosować metodę szacunkową (np. procent powierzchni zajmowanej przez biuro), co zawsze jest mniej pewne i może budzić wątpliwości urzędu skarbowego.
Przykład 1.
Pani Monika prowadzi biuro rachunkowe w jednym pokoju swojego mieszkania, które zajmuje 10% jego powierzchni. Płaci jedną fakturę na kwotę 500 zł. Ma ona jeden licznik prądu, przez co może odliczyć maksymalnie 50 zł (10% z 500 zł) – kwota ta stanowi dla niej koszty uzyskania przychodu. Czy instalacja dwóch liczników prądu byłaby dla niej korzystniejsza?
Tak, w przypadku osobnego licznika na biuro jej rachunek firmowy wynosiłby 200 zł. W tej sytuacji pani Monika mogłaby odliczyć całe 200 zł.
Przedsiębiorca może wybrać taryfę domową (G), która zazwyczaj jest korzystniejsza cenowo dla zużycia socjalnego, oraz taryfę biznesową (C) na firmę. Taryfy firmowe mają często wyższe opłaty stałe, ale mogą oferować lepsze stawki za energię czynną w określonych godzinach pracy. Co więcej, w sytuacjach kryzysowych, jak np. czasowe zamrożenie cen prądu, przepisy często różnicują ceny dla gospodarstw domowych i przedsiębiorstw. Posiadanie oddzielnych liczników pozwala na skorzystanie z najkorzystniejszych warunków dla obu segmentów.
Obowiązek zawarcia umowy dotyczącej dostawy prądu z przedsiębiorstwem energetycznym wynika z art. 7 Ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 roku Prawo energetyczne. Wskazany akt prawny odnosi się także do zasad instalowania szeroko rozumianych liczników poboru energii. Jeśli chodzi o kwestię sposobu kształtowania i kalkulacji taryf dla energii elektrycznej oraz sposób rozliczeń w obrocie energią elektryczną, to ten zakres zagadnień jest regulowany Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 29 listopada 2022 roku w sprawie sposobu kształtowania i kalkulacji taryf oraz sposobu rozliczeń w obrocie energią elektryczną.
„Zgodnie z art. 57 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 19 kwietnia 1997 roku – prawo energetyczne – w razie nielegalnego pobierania energii przedsiębiorstwo energetyczne może pobierać od odbiorcy, a w przypadku gdy pobór paliw lub energii nastąpił bez zawarcia umowy, może pobierać od osoby lub osób nielegalnie pobierających paliwa lub energię, opłatę w wysokości określonej w taryfie, chyba że nielegalne pobieranie paliw lub energii wynikało z wyłącznej winy osoby trzeciej, za którą odbiorca nie ponosi odpowiedzialności. Przez nielegalne pobieranie energii rozumieć należy pobieranie jej bez zawarcia umowy, z całkowitym albo częściowym pominięciem układu pomiarowo-rozliczeniowego lub poprzez ingerencję w ten układ, mającą wpływ na zafałszowanie pomiarów dokonywanych przez układ pomiarowo rozliczeniowy (art. 3 pkt 18 prawa energetycznego)”.
Proces rozdzielenia instalacji i montażu drugiego licznika jest niestety złożony i dosyć czasochłonny. Wymaga ścisłej współpracy z operatorem systemu dystrybucyjnego działającym w obszarze, w którym znajduje się dana nieruchomość. Pierwszą czynnością, którą należy podjąć w celu rozdzielenia liczników energii, jest złożenie wniosku o określenie warunków przyłączenia odbiorcy do sieci. Pismo trzeba złożyć do właściwego dla siebie dostawcy energii. We wniosku należy jasno określić, że celem jest rozdzielenie istniejącej instalacji i montaż nowego punktu poboru energii (PPE) z przeznaczeniem na cele komercyjne/działalność gospodarczą. Do pisma trzeba dołączyć:
- dokument potwierdzający tytuł prawny do nieruchomości – może to być akt notarialny, umowa najmu/dzierżawy albo orzeczenie sądowe;
- szkic sytuacyjny lub plan zabudowy z zaznaczeniem lokalizacji nowego licznika;
- odpis z CEIDG albo KRS;
- oświadczenie o planowanym zapotrzebowaniu na moc i energię (warto skonsultować to z elektrykiem).
Wniosek można złożyć do swojego operatora osobiście, listownie, a często również w formie elektronicznej. Wiąże się to jednak z koniecznością uiszczenia odpowiedniej opłaty, której wysokość zależy od rodzaju sieci, mocy przyłączeniowej, a często też od odległości od punktu przyłączenia. Szczegóły opłat i procedur różnią się w zależności od rodzaju sieci oraz taryfy konkretnego operatora. Ze względu na znaczny stopień skomplikowania wniosku warto zasięgnąć porady przedstawiciela dostawcy energii lub elektryka.
Procedura rozdzielenia prądu na dwa liczniki
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku operator energetyczny przesyła warunki przyłączenia określające wymagania techniczne oraz maksymalną moc przyłączeniową dla nowego licznika. Wnioskodawca otrzymuje również do podpisania umowę o przyłączenie, w której znajdą się koszty i termin realizacji przyłączenia. Po akceptacji warunków i podpisaniu umowy zainteresowany opłaca opłatę przyłączeniową i może przejść do następnego etapu załatwiania sprawy.
Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych zgód przedsiębiorca musi wykonać niezbędne prace adaptacyjne związane z instalacją dodatkowego licznika. Tego rodzaju prace są wykonywane wyłącznie na koszt zainteresowanej osoby i nie pokrywa ich dostawca prądu. Wnioskodawca musi wynająć uprawnionego elektryka (mającego odpowiednie kwalifikacje), który na podstawie warunków przyłączenia zaprojektuje nowy, całkowicie niezależny obwód elektryczny dla firmy. W praktyce oznacza to, że żadne gniazdko ani żarówka zasilająca firmę nie może być podłączona do obwodu licznika prywatnego i na odwrót. Następnie wykonywany jest fizyczny podział instalacji elektrycznej (np. montaż drugiej rozdzielnicy, poprowadzenie nowych przewodów do pomieszczeń firmowych). Czasami będzie to wiązało się niestety z koniecznością kucia ścian w mieszkaniu lub domu. Po zakończeniu prac elektryk musi wystawić oświadczenie o gotowości instalacji oraz jej zgodności z warunkami przyłączenia. Po otrzymaniu oświadczenia od elektryka i opłaceniu kosztów przyłączenia operator energetyczny montuje i plombuje drugi licznik. Na samym końcu użytkownik zawiera dwie oddzielne umowy na dostawę i sprzedaż energii:
- jedną jako osoba fizyczna (Taryfa G, np. G11) z wybranym sprzedawcą;
- drugą jako przedsiębiorca (Taryfa C, np. C11) z wybranym sprzedawcą.
Wyrok SO-SOKiK z 14 grudnia 2022 roku (sygn. akt XVII AmE 232/20)
„Jedną z istotnych zasad przy rozstrzyganiu wniosku o zatwierdzenie taryfy jest zasada pokrywania przez taryfy kosztów uzasadnionych. Zasadę tę należy rozumieć jako zasadę oparcia wielkości cen i stawek opłat zawartych w taryfie na rozsądnych i udowodnionych kosztach produkcji i dostawy paliw lub energii do odbiorców. Takie unormowanie nie pozostawia wątpliwości, że choć państwo za pośrednictwem wyznaczonego organu ma prawo zatwierdzać ceny i stawki opłat zawarte w taryfach, to nie może tego robić na zasadzie całkowitego i swobodnego uznania. Musi je zatwierdzić na poziomie umożliwiającym pokrycie niezbędnych (uzasadnionych) kosztów danego przedsiębiorstwa energetycznego. Zasadę tę można określić jako zasadę najniższego możliwego i rozsądnego kosztu, który należy ponieść, żeby z zachowaniem wymogów prawa i zasad wynikających z bezpieczeństwa wykorzystywania danej technologii paliwa lub energia mogły zostać dostarczone. Prezes URE, wydając decyzję w przedmiocie wniosku o zatwierdzenie taryfy w zakresie dystrybucji energii elektrycznej dla odbiorców z grup taryfowych G, zobowiązany jest w szczególności do ustalenia poziomu kosztów uzasadnionych działalności powoda, jako przedsiębiorstwa energetycznego w zakresie prowadzonej działalności”.
Podlicznik jako sposób na rozdzielenie prądu na firmę
Procedura rozdzielenia prądu na cele prywatne i firmowe jest dosyć długotrwała i kosztowna. Wypełnienie niezbędnych wniosków wymaga konsultacji z fachowcami, co również nie należy do najprzyjemniejszych zadań. Jeśli pełne rozdzielenie instalacji i montaż drugiego licznika są niemożliwe z przyczyn technicznych lub zbyt kosztowne, istnieje prostsze, choć mniej formalne rozwiązanie – montaż podlicznika. Jest to urządzenie pomiarowe montowane za głównym (już istniejącym) licznikiem. Mierzy on zużycie prądu tylko w wydzielonej części instalacji (np. w pokoju przeznaczonym na biuro). Podlicznik to dobre rozwiązanie, gdy zużycie energii przez firmę jest bardzo małe (np. ogranicza się wyłącznie do laptopa i drukarki), osiągnięcie pełnego rozdziału technicznego jest niemożliwe (np. w bloku) albo gdy przedsiębiorcy zależy głównie na wewnętrznym monitorowaniu zużycia, a kwestie podatkowe są dla niego mniej ważne (choć i tak należy wówczas ustalić, jak szacować koszty).
Przykład 2.
Pan Tomasz prowadzi działalność jako grafik komputerowy i wykonuje wszystkie swoje zadania w domu. Rocznie zużywa 500 kWh na cele firmowe. Założył podlicznik i na koniec roku w celach rozliczeniowych stosuje proporcję: (Wskazanie podlicznika / Wskazanie głównego licznika) * (Kwota z głównej faktury) = Kwota do odliczenia w kosztach. Czy rozwiązanie stosowane przez pana Tomasza jest dopuszczalne i nie wymaga rozdzielania prądu na dwa osobne liczniki?
Tak, jest to dopuszczalne, pod warunkiem rzetelnego udokumentowania metody szacowania.
Przykład 3.
Pani Wiktoria postanowiła otworzyć w swoim domu studio kosmetyczne, wydzielając jeden pokój na usługi. Początkowo cały jej rachunek za prąd był naliczany na jednym liczniku domowym w taryfie G11, mimo że jej nowe, energochłonne urządzenia (lampy UV i klimatyzator) znacząco podniosły zużycie energii. Problem ten narastał, ponieważ księgowa mogła wliczyć w koszty firmy jedynie szacunkowy procent rachunku (np. 20%), a pani Wiktoria nie mogła odliczyć VAT-u od pełnego zużycia w studio. Jakie rozwiązanie byłoby skuteczne dla kobiety?
Aby zyskać pełną przejrzystość finansową, powinna ona podjąć decyzję o rozdzieleniu instalacji elektrycznej na dwa odrębne liczniki. W rezultacie otrzyma drugi licznik z taryfą firmową C11 z osobną fakturą VAT, którą w stu procentach może wliczyć w koszty prowadzenia swojej działalności. Co więcej, na liczniku domowym może wybrać taryfę G12w (nocną/weekendową), obniżając koszty prywatnego zużycia, np. włączając zmywarkę po 22.00. Ten rozdział pozwoli jej nie tylko legalnie zoptymalizować koszty firmy, ale i oszczędzać prąd w domu.
Podsumowanie
Pełne rozdzielenie prądu na dwa liczniki jest w pełni legalną i optymalną drogą do rozliczania kosztów firmowych. Wymaga to jednak cierpliwości, współpracy z dostawcą energetycznym i inwestycji w nową, niezależną instalację elektryczną. Alternatywnym rozwiązaniem jest montaż podlicznika – warto o tym pomyśleć, gdy koszty firmowego zużycia energii elektrycznej są stosunkowo niewielkie. Takie rozwiązanie jest akceptowalne, gdy zużycie firmowe jest bardzo małe, ale zawsze wiąże się z większym ryzykiem po stronie przedsiębiorcy w przypadku kontroli.
