Jakie dowody księgowe mogą zastąpić fakturę w KPiR?

Warunkiem uznania danego wydatku za koszt podatkowy jest jego właściwe udokumentowanie. Najczęściej służą do tego faktury VAT, jednak w wielu sytuacjach inne dowody księgowe są w pełni wystarczające. Warto wiedzieć, że nie każda poniesiona opłata wymaga posiadania faktury. Szczegółowe zasady i alternatywne sposoby poprawnej dokumentacji przedstawiamy w dalszej części tekstu.

Czynności dokumentowane fakturą VAT

Tytułem wstępu wskażmy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy: podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. W myśl zaś art. 2 pkt 22 ustawy VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Artykuł 106e ust. 1 ustawy wskazuje elementy i dane, które powinna zawierać faktura.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura odgrywa szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów.

Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Warto też dodać, że podatnicy zwolnieni z podatku VAT nie mają obowiązku wystawienia faktury (art. 106b ust. 2 ustawy VAT). Podmioty te mogą dokumentować dokonaną sprzedaż przy pomocy rachunków, o których mowa w art. 87 Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa.

Dowody księgowe jako podstawa księgowania wydatków w KPiR

Podkreślić należy, że podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik powinien więc na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodami. To na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanymi przychodami. Dopiero na podstawie dokumentów ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. 

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą podlegającą opodatkowaniu podatkiem PIT są obowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). W § 15 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR) czytamy, że: zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6–9. 

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. 

Jednocześnie jednak według § 6 ust 1 pkt 3 ww. rozporządzenia: podstawą dokonywania zapisów w księdze są inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.

W § 7 rozporządzenia czytamy, że: za dowody księgowe uznaje się również:

1. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
2. dowody opłat pocztowych i bankowych;
3. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dowody zawierające dane, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3.

Natomiast w § 8 ust. 1 rozporządzenia wskazano, że: na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) mogą być sporządzone dowody zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).

Jednocześnie – w myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia – należy podkreślić, że: dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
5. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
6. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
7. opłat sądowych i notarialnych;
8. wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w przypadku gdy są one potwierdzone dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W świetle powyższego ujmowanie wydatku w KPiR może mieć miejsce na podstawie specjalnych dowodów księgowych (§ 7) oraz dowodów wewnętrznych (§ 8), przy czym należy podkreślić, że zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty te muszą zawierać co najmniej następujące dane:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14 stycznia 2026 roku (nr 0115-KDIT3.4011.946.2025.1.JS) wskazał, że wydatki na zakup materiałów z platformy internetowej mogą stanowić koszt podatkowy, jeżeli podatnik ma dokumenty, które określają:

• jakie strony uczestniczyły w operacji gospodarczej, której dotyczą (nazwa serwisu internetowego, numer zamówienia, dane kupującego);
• datę dokonania operacji gospodarczej (data zakupu, koszty dostawy oraz jej termin);
• wyszczególnione zakupione produkty wraz z ich ilością oraz wartością.

Ponadto posiadane dokumenty (wydruki mailowego potwierdzenia zamówień oraz paragony niefiskalne) powinny zawierać podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej. Dodatkowo podatnik powinien dysponować potwierdzeniem wykonania przelewów dotyczących przedmiotowych transakcji.

Podsumowując, nie każdy zakup musi być udokumentowany fakturą. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma prawo ująć w kosztach opłaty udokumentowane w innych sposób, o ile dowód księgowy jest rzetelny i wiarygodny.