Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe muszą w odpowiedni sposób grupować koszty, a ponadto rozliczać je według rodzaju. Wymaga to od nich konieczności prowadzenia odpowiednich ewidencji. Jest to bardzo ważne w celu prawidłowego określenia osiąganego zysku. W artykule omawiamy, koszty według ustawy o rachunkowości.
Koszty według ustawy o rachunkowości - pojęcie kosztu
W ustawie o rachunkowości koszty zostały zdefiniowane jako uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie:
- zmniejszenia wartości aktywów,
- zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw.
Docelowo doprowadzą one do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli. Jednostka w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej ponosi także koszty z tytułu trzech rodzajów działalności:
- koszty działalności operacyjnej (podstawowej),
- koszty pozostałej działalności operacyjnej,
- koszty działalności finansowej.
Ujęcie kosztów w rachunku zysków i strat
Powyższe koszty przedsiębiorcy ujmują w rachunku zysków i strat, w którym koszty oraz przychody wykazuje się oddzielnie za dwa okresy sprawozdawcze. Dotyczą one okresu bieżącego i poprzedniego roku obrotowego. Ustawodawca przedstawił konkretne wzory rachunków zysków i strat, takich jak np. wzór dla jednostek innych niż banki i zakłady ubezpieczeń w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Ponadto w ustawie o rachunkowości znajduje się także wzór rachunku zysków i strat dla jednostek mikro w postaci załącznika nr 4 oraz dla jednostek małych w załączniku nr 5.
W zależności od wyboru dokonanego przez kierownika jednostki, rachunek zysków i strat może być sporządzony w:
- wariancie porównawczym,
- wariancie kalkulacyjnym.
- koszty pozostałej działalności operacyjnej,
- koszty działalności finansowej.
Koszty działalności operacyjnej podstawowej wykazujemy w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Natomiast w przypadku sporządzania rachunku zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym wykazujemy je według funkcji.
Wybór ewidencji kosztów
Kierownik jednostki dokonuje wyboru jednego z możliwych rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad ustalania wyniku finansowego. W czasie dokonywania wyboru ewidencji kosztów kierownik jednostki zobowiązany jest wziąć pod uwagę typ i specyfikę prowadzonej przez siebie działalności, organizację wewnętrzną oraz inne uwarunkowania zewnętrzne związane z prowadzoną działalnością. Odpowiedni dobór metody ewidencji kosztów ma duże znaczenie zarówno dla jednostki, jak i osób dokonujących sprawdzenia sytuacji finansowej jednostki np. banków bądź inwestorów. Możemy dokonać wyboru ewidencji kosztów w formie:
- pełnej ewidencji kosztów,
- uproszczonej ewidencji kosztów.
Pełna ewidencja jest bardziej pracochłonna i dokładna, pokazuje w sposób bardziej szczegółowy poniesione koszty. Uproszczona ewidencja jest prostsza, ale w przypadku wielu jednostek może ona nie odzwierciedlać dokładnie kosztów wytwarzanych produktów bądź oferowanych usług. Ponadto jednostka może wprowadzić pewne uproszczenia w związku z rodzajem prowadzonej działalności.
Pełna ewidencja kosztów
W czasie dokonywania ewidencji kosztów należy zwrócić uwagę na to, że koszty rodzajowe są wykazywane na podstawie dokumentów:
- wewnętrznych w postaci: listy płac, rozliczania delegacji,
- obcych dokumentów: faktur VAT, rachunków.
Ponadto do kosztów rodzajowych zaliczamy:
- amortyzację,
- zużycie materiałów i energii,
- usługi obce,
- wynagrodzenia,
- podatki i opłaty,
- ubezpieczenia i inne świadczenia,
- pozostałe koszty.
Rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów rodzajowych dokonać należy na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności. Układ kosztów tego typu nazywany jest układem funkcjonalnym. Uwzględnia on miejsce powstania kosztów poprzez grupowanie kosztów na poszczególne stanowiska pracy, komórki organizacyjne lub inne funkcje powstawania kosztów. Musimy także dokonać wewnętrznej analizy kosztów oraz osób odpowiedzialnych za ich wysokość. Rodzaje poszczególnych kosztów funkcjonalnych:
- koszty wytworzenia sprzedanych produktów, czyli koszty działalności podstawowej,
- koszty sprzedaży,
- koszty ogólnego zarządu,
- koszty zakupu,
- rozliczenie międzyokresowe kosztów.
Podział na koszty bezpośrednie i pośrednie
Koszty bezpośrednie to te, które można przypisać konkretnemu wyrobowi na podstawie odpowiednich dokumentów. Dzielą się one na:
- surowce i materiały podstawowe służące do wytworzenia wyrobu lub usługi,
- paliwo i energia,
- płacę za pracę pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy produkcji określonych wyrobów lub świadczeniu usługi,
- inne koszty bezpośrednie.
Drugi rodzaj to tzw. koszty pośrednie, czyli związane z działalnością poszczególnych wydziałów produkcyjnych lub całego przedsiębiorstwa i dotyczą wszystkich produkowanych tam wyrobów lub świadczonych usług. Nie da się ich bezpośrednio przypisać do wyrobu lub usługi. Są to np. koszty zarządu, koszty sprzątania, najmu, energii, dla całego zakładu itp.
