Koszty mieszkania i auta partnera w działalności gospodarczej to częste wyzwanie dla osób prowadzących jednoosobową firmę. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza na początku swojej drogi, wykorzystuje do celów służbowych prywatny majątek, który nie zawsze jest ich własnością. Korzystanie z lokalu czy samochodu należącego do partnera rodzi kluczowe pytanie: w jaki sposób i na jakich zasadach można ująć związane z tym wydatki w kosztach uzyskania przychodu, aby obniżyć swoje zobowiązania podatkowe?
Koszty poniesione przez przedsiębiorcę a własność partnera
Na początek zastanówmy się, jak w ogóle działa mechanizm rozliczania wydatków poniesionych w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Bo czy koszty mieszkania i auta partnera w działalności gospodarczej muszą być w ogóle rozliczane? W zasadzie nie. Przedsiębiorca korzystający z lokalu, samochodu, telefonu czy laptopa, które nie należą do niego, nie ma obowiązku rozliczania się z nich. Inna kwestia to to, czy zależy mu, aby dzięki temu zmniejszyć swoje obciążenie podatkowe.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy (w tym przepisie znajduje się katalog wydatków, które z mocy ustawy nie mogą być wliczone w koszty). Kluczowe znaczenie ma tu słowo „poniesione”. Chodzi zatem o wydatki poniesione przez samego przedsiębiorcę, czyli sfinansowane z majątku firmy.
Jeżeli zatem wszystkie opłaty związane z korzystaniem z mieszkania czy eksploatacją samochodu w rzeczywistości ponosi wyłącznie partner, tj. to on jest właścicielem i opłaca czynsz, rachunki, raty leasingowe, paliwo, przeglądy itd., a przedsiębiorca jedynie z tego korzysta, to co do zasady nie może ich odliczyć. Brak jest tu bowiem elementu poniesienia kosztów na rzecz przedsiębiorstwa w sensie ekonomicznym.
Inaczej sytuacja wygląda, gdy przedsiębiorca faktycznie uczestniczy w kosztach utrzymania rzeczy partnera, tj. zwraca mu połowę opłat za rachunki, płaci czynsz, kupuje paliwo, dokłada się do wydatków związanych z naprawą pojazdu. W takim wypadku możliwe staje się ich częściowe ujęcie w kosztach działalności, jednakże wymaga to odpowiedniego udokumentowania.
Mieszkanie partnera a miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Firmy, szczególnie te prowadzone w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, bardzo często są prowadzone w mieszkaniach, w których przedsiębiorcy na co dzień mieszkają. Nie jest jednak zasadą, że te nieruchomości należą do samych właścicieli firm.
Przepisy nie zabraniają wykorzystywania przez przedsiębiorcę lokalu należącego do partnera (czy innej osoby trzeciej) do celów zawodowych, np. jako biuro, gabinet czy pracownię. Nic również nie stoi na przeszkodzie, aby adres tej nieruchomości został wprowadzony do CEIDG lub KRS, jako siedziba firmy. Jest to dozwolone rozwiązanie, jednakże wymaga wykazania, że dana część lokalu rzeczywiście służy do prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli mieszkanie jest własnością partnera, a przedsiębiorca z niego korzysta bezpłatnie, to nie ma możliwości zaliczania kosztów utrzymania lokalu do kosztów podatkowych. Przedsiębiorca nie ponosi bowiem żadnych faktycznych wydatków, jedynie korzysta z cudzej rzeczy. Samo korzystanie z cudzego lokalu do prowadzenia działalności gospodarczej nie tworzy kosztu w rozumieniu ustawy o PIT.
Umowa najmu i umowa użyczenia
Aby umożliwić rozliczenie kosztów z tytułu korzystania lokalu należącego do partnera, strony powinny zawrzeć:
- umowę najmu, lub
- umowę użyczenia.
Pierwsza z nich wymaga ustalenia konkretnego czynszu za korzystanie z lokalu. Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje od partnera część mieszkania na cele działalności, to czynsz płacony partnerowi stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. Do tego w zależności od umowy możliwe staje się wliczenie w koszty mediów, opłat za internet czy wydatków związanych z prowadzeniem firmy, np. za kawę czy ręczniki papierowe.
To, co jest tutaj istotne, to to, że w przypadku umowy najmu partner uzyskuje przychód (czynsz), który musi rozliczyć. Przychód z najmu podlega opodatkowaniu ryczałtem w wysokości 8,5%. Rozliczenia rocznego z tego tytułu dokonuje się na formularzu PIT-28. Dodatkowo partner musi co miesiąc opłacać zaliczki na podatek.
W przypadku umowy użyczenia partner nie pobiera opłat, a przedsiębiorca nie ponosi kosztu czynszu. Umowa może jednak zobowiązywać przedsiębiorcę do ponoszenia innych wydatków związanych z korzystaniem z lokalu, które można następnie ujmować w kosztach (np. media, internet, sprzątanie).
Czy w koszty można wliczyć wydatki na całe mieszkanie partnera?
Oczywiście umowa użyczenia lub najmu nie powinna dotyczyć całego mieszkania, jeżeli strony w nim mieszkają na co dzień. Siedzibą powinna być wyłącznie ta część, która rzeczywiście jest wykorzystywana do działalności. Zasada jest bowiem taka, że wydatki związane z użytkowaniem mieszkania mogą być zaliczone w koszty wyłącznie w takiej części, w jakiej lokal jest faktycznie wykorzystywany do prowadzenia firmy.
Przykład 1.
Przedsiębiorca korzysta z jednego pokoju w mieszkaniu na prowadzenie działalności (biura). Metraż całego mieszkania wynosi 70 m2, natomiast powierzchnia przeznaczona na działalność (pokoju) to 15 m2. Wyliczając procent, korzystamy z równania: 15m2 / 70 m2 * 100% = 21%.
Przyjmując proporcję powierzchniową – w naszym przypadku przedsiębiorca ma prawo do odliczania 21% kosztów czynszu (jeżeli zawarł umowę najmu) oraz tyle samo procent mediów (prąd, ogrzewanie, woda) oraz innych wydatków eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z mieszkania.
Samochód partnera w działalności gospodarczej
Innym częstym przypadkiem jest korzystanie przez przedsiębiorcę z samochodu należącego do partnera. Tutaj podobnie jak przy mieszkaniu decydujące jest to, czy przedsiębiorca faktycznie używa pojazdu w celach służbowych, ponosi wydatki związane z eksploatacją auta i czy ma do niego tytuł prawny.
Najpierw tytuł prawny – najprostsze rozwiązanie to umowa użyczenia pojazdu, można również zawrzeć umowę najmu. Zasady rozliczania kosztów przy obu umowach nie różnią się znacząco, z tym wyjątkiem, że wyłącznie przy najmie możliwe jest zaliczanie czynszu w koszty.
Na podstawie umowy użyczenia lub najmu właściciel samochodu (partner) nieodpłatnie lub za z góry określoną opłatą udostępnia samochód przedsiębiorcy do celów służbowych. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie ujmuje w kosztach wartości samego samochodu, tj. nie ma prawa do amortyzacji, ale może za to rozliczać wydatki eksploatacyjne, takie jak:
- paliwo;
- naprawy i przeglądy;
- ubezpieczenie OC i AC;
- opłaty za parkingi czy autostrady.
Trzeba pamiętać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się 25% poniesionych wydatków (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w pkt 36 tego przepisu) dotyczących użytkowania samochodu osobowego, który nie stanowi własności podatnika, jeżeli pojazd ten jest wykorzystywany zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych. Oznacza to, że w przypadku wynajmu auta służącego jednocześnie do użytku firmowego i prywatnego przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych 75% wydatków eksploatacyjnych. Pełne 100% kosztów można odliczyć tylko wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka).
Jeżeli chodzi o czynsz z tytułu umowy najmu, to tutaj obowiązują również limity związane z wartością pojazdu. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się opłat wynikających z umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej podobnej umowy (z wyjątkiem składek na ubezpieczenie auta), w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W praktyce oznacza to, że jeśli wynajmowany samochód ma wartość nieprzekraczającą 150 000 zł, cała kwota czynszu najmu może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów – nie stosuje się tutaj limitu 75%.
Jak rozliczać koszty mieszkania i auta partnera w działalności gospodarczej, aby nie mieć problemów z fiskusem?
Rozliczanie kosztów mieszkania i auta partnera w działalności gospodarczej nie jest nadto skomplikowane. Wymaga jednak wykazania się odrobiną staranności w dokumentacji. Organy podatkowe mogą bowiem kwestionować takie wydatki, uznając je za prywatne lub nieudokumentowane. Aby tego uniknąć, warto trzymać się poniższych wskazówek:
- zawrzeć pisemną umowę – najmu lub użyczenia;
- określić proporcję wykorzystania mieszkania – np. 20% mieszkania przypada na działalność gospodarczą;
- dokumentować wszystkie wydatki – gromadzić faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów itd.;
- unikać nadmiernych kwot – koszty muszą odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu w działalności, lepiej nie przesadzać z wydatkami wliczanymi w koszty (np. dokonywanymi przez partnera w celach prywatnych).
