Dowód osobisty jest dokumentem, który potwierdza tożsamość jego właściciela i pozwala na załatwienie wielu różnych spraw urzędowych i sądowych. Czy taki dokument można jednak czasowo zawiesić? Okazuje się, że tak, choć zawieszenie dowodu osobistego wymaga spełnienia pewnych warunków.
Do czego służy dowód osobisty?
Dowód osobisty, oprócz paszportu i karty pobytu, jest dokumentem stwierdzającym tożsamość. Co do zasady jest on wydawany po ukończeniu 18. roku życia, choć istnieją przypadki, w których mogą uzyskać go także dzieci. Podstawowym celem każdego dowodu osobistego jest identyfikacja danej osoby pozwalająca przeprowadzić wiele różnych czynności prawnych. Dzięki dowodowi osobistemu możliwe jest założenie konta bankowego, podpisanie umowy, załatwienie sprawy w urzędzie, a także uczestnictwo w sprawie sądowej. Dowód osobisty pozwala na uzyskanie paszportu, który również należy do kategorii dokumentów potwierdzających tożsamość danej osoby.
Dowody osobiste w Polsce są wydawane w 2 formach – zwykłej w formie materialnego plastikowego nośnika, a także cyfrowej znanej bardziej jako mdowód. W tym drugim przypadku z elektronicznej wersji dowodu skorzystamy tylko poprzez aplikację mObywatel. Mdowód nie pozwoli jednak na przekroczenie granicy ani złożenie wniosku o wydanie nowego dowodu. Obecne dowody osobiste wydawane na fizycznych nośnikach określone są mianem e-dowodów lub dowodów elektronicznych. W praktyce są one wyposażone w specjalną warstwę elektroniczną, która pozwala na wykorzystywanie takich dokumentów w zbliżeniowej technologii NFC. E-dowody są wydawane w Polsce od 4 marca 2019 roku, co oznacza, że w stosunkowo niedługim czasie zastąpią one zwykłe nieelektroniczne dowody osobiste. Tego rodzaju dokumenty pozwolą na załatwienie wielu spraw przy pomocy smartfona, pod warunkiem, że administracja krajowa zostanie odpowiednio zdigitalizowana.
Zawieszenie e-dowodu
Tradycyjny dowód, który nie ma warstwy elektronicznej, nie może być w żaden sposób zawieszony. Jego właściciel nie może uznać, że przez jakiś czas jego dokument nie będzie obowiązywał, nie istnieje także żadna procedura, która pozwalałaby na stosowanie tego rodzaju działań. Zupełnie inaczej jest w przypadku e-dowodów, które mogą być zawieszane w odpowiednich warunkach. Jeśli właściciel e-dowodu zgubi swój dokument, może zawiesić jego ważność na okres 14 dni. Jest to podobny mechanizm, który stosuje wiele banków w przypadku zgubienia karty płatniczej. Jeśli w ciągu obowiązującego okresu zawieszenia uda się odnaleźć e-dowód, zawieszenie będzie można wycofać. W przypadku gdy jednak termin 14 dni upłynie, a zawieszenie nie zostanie cofnięte przez właściciela, e-dowód zostaje unieważniony, a właściciel musi wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego dokumentu.
Podstawowym celem zawieszenia e-dowodu jest ochrona osoby, do której on należy. Dzięki takiemu rozwiązaniu nikt niepowołany nie będzie w stanie używać zagubionego dokumentu tożsamości. W ten sposób chronimy się chociażby przed nieuprawnionym zaciągnięciem pożyczki lub kredytu przez osobę trzecią na nasze dane osobowe, a także przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy na nasz koszt. Użycie zawieszonego dowodu powoduje nieważność powziętej czynności, nawet jeśli zawieszenie zostanie później cofnięte. W czasie obowiązywania zawieszenia nie można zatem skutecznie podejmować czynności prawnych, które wiązałyby się z używaniem danych zawartych w e-dowodzie, np. podpisu osobistego umieszczonego w tym dokumencie. Pamiętajmy jednak, że możliwość zawieszenia dotyczy wyłącznie dowodów osobistych, które zostały wydane po 4 marca 2019 roku. W przypadku starszych dokumentów nie będzie to możliwe – ich zagubienie lub kradzież powinny zostać niezwłocznie zgłoszone do urzędu gminy lub miasta.
Przykład 1.
Pani Ilona zgubiła swój dowód osobisty, który został wydany pod koniec 2018 roku. Dowiedziała się od koleżanki, że może zawiesić jego ważność na okres 14 dni, dzięki czemu zyska pewność, że nikt niepowołany nie skorzysta z jej dokumentu. Czy kobieta może zawiesić swój dowód osobisty?
Nie, ponieważ dowód ten nie jest elektroniczny, został bowiem wydany przed 4 marca 2019 roku. Pani Ilona powinna poszukać swojego dowodu, a gdy nie będzie to możliwe, złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu.
Przykład 2.
Pan Karol zgubił swój e-dowód 13 maja 2025 roku. 14 maja 2025 roku miał podpisać umowę sprzedaży, opierając się na podpisie osobistym umieszczonym w tym dokumencie. Ze względu na ponaglenia kontrahenta umowa została podpisana w czasie obowiązywania zawieszenia e-dowodu. Mężczyzna odnalazł swój dokument 17 maja 2025 roku i tego samego dnia cofnął zawieszenie. Czy umowa sprzedaży podpisana przez pana Karola jest ważna?
Nie, ponieważ została zawarta przy wykorzystaniu podpisu osobistego w trakcie obowiązywania zawieszenia e-dowodu. Wycofanie zawieszenia nie powoduje, że umowa sprzedaży stanie się ważna.
Przykład 3.
Pan Paweł zawiesił swój e-dowód na okres 10 dni. Po tym czasie udało mu się odnaleźć zagubiony dokument i cofnął zawieszenie. Tego samego dnia podpisał umowę najmu przy wykorzystaniu podpisu osobistego wgranego do e-dowodu. Czy taka umowa jest ważna?
Tak, ponieważ została zawarta już po cofnięciu zawieszenia przez pana Pawła.
Przykład 4.
Pani Patrycja zgubiła swój e-dowód i postanowiła go zawiesić. Dokument odnalazł się po 18 dniach od zawieszenia. Kobieta stwierdziła, że nadal może z niego korzystać i nie zgłosiła zdarzenia w żadnym urzędzie. Po kilku miesiącach podpisała umowę zlecenie, wykorzystując podpis osobisty znajdujący się w jej e-dowodzie. Czy taka umowa jest ważna?
Nie, ponieważ po upływie 14 dni zawieszenia e-dowodu traci on swoją ważność bezpowrotnie. Pani Patrycja powinna była złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu tożsamości już 15. dnia po zawieszeniu e-dowodu. Umowa zlecenie podpisana przy wykorzystaniu podpisu osobistego jest nieważna, ponieważ opiera się na unieważnionym dokumencie. Unieważnienie to następuje z mocy samego prawa.
Jak zawiesić e-dowód?
Zawieszenie dowodu osobistego nie jest obowiązkowe. Decyzję w tym zakresie podejmuje właściciel zagubionego e-dowodu. Nie istnieją żadne przepisy, które wprowadzałyby obowiązek zawieszania tego rodzaju dokumentów, stąd też właściciel może podjąć decyzję o wyrobieniu nowego dowodu osobistego, uznając, że poprzedni już się nie odnajdzie. E-dowód może zostać zawieszony na 2 sposoby:
- elektronicznie, co wymaga posiadania profilu zaufanego (eGO) potwierdzającego tożsamość danej osoby;
- tradycyjnie – w urzędzie gminy.
W przypadku pierwszej formy niezbędne jest zalogowanie się na rządową stronę https://www.gov.pl/web/gov/zglos-zawieszenie-lub-cofnij-zawieszenie-swojego-e-dowodu, na której należy kliknąć przycisk „Zgłoś lub cofnij zawieszenie e-dowodu”. Następnie system przekierowuje użytkownika na stronę logowania za pomocą profilu zaufanego. Na stronie internetowej pojawi się informacja o aktualnym statusie e-dowodu i dane jego właściciela. Po kliknięciu przycisku „Zawieś e-dowód” dokument zostanie zawieszony, co natychmiast zostanie potwierdzone zmianą statusu dowodu osobistego w Rejestrze Dowodów Osobistych. Użytkownik otrzyma dodatkowo zaświadczenie o zgłoszeniu zawieszenia na swoją skrzynkę ePUAP.
Zawieszenie dokonywane w formie tradycyjnej wymaga złożenia wypełnionego druku DO/ZA/1 – formularza zawieszenia certyfikatów w dowodzie osobistym. Druk ten nie podlega żadnej opłacie skarbowej i można go złożyć w dowolnie wybranym urzędzie gminy na terenie całego kraju. W tym przypadku zgłaszający otrzymuje także zaświadczenie o dokonanym zawieszeniu, a jego sprawa jest załatwiana od ręki. Pamiętajmy jednak, że dokument otrzymany od urzędnika nie jest dowodem osobistym i nie można przy jego pomocy dokonywać żadnych wiążących czynności prawnych związanych z potwierdzaniem tożsamości danej osoby.
Procedura cofnięcia zawieszenia e-dowodu jest analogiczna i również może nastąpić zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej. Cofnięcie zawieszenia musi jednak nastąpić przed upływem 14 dni od zawieszenia, w innym przypadku dowód zostanie całkowicie i nieodwracalnie unieważniony. Cofnięcie zawieszenia nie podlega żadnym opłatom. Podobnie jak przy zawieszeniu e-dowodu, cofnięcie zawieszenia może być dokonane przez samego właściciela dokumentu, jak również wyznaczonego do tego pełnomocnika.
Zawieszenie dowodu osobistego - podsumowanie
Zawieszenie dowodu osobistego to czasowe wstrzymanie jego ważności na okres nieprzekraczający 14 dni kalendarzowych. Zawieszenie może dotyczyć jedynie tzw. e-dowodów, a więc dokumentów wydanych po 4 marca 2019 roku. Czynności podejmowane przy wykorzystaniu danych z zawieszonego e-dowodu są nieważne i to nawet wtedy, gdy zawieszenie to zostanie cofnięte. Jeśli po upływie 14 dni zawieszenie nie zostanie wycofane, e-dowód zostaje unieważniony, a jego właściciel musi zawnioskować o wydanie nowego dokumentu.
