Wizualizacja e-faktury w języku obcym – czy jest możliwa?

Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego w tytule, wyjaśnimy, jaka jest różnica pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a jej graficznym odzwierciedleniem, a także sprawdzimy, kiedy wizualizacja e-faktury w języku obcym może zostać legalnie wygenerowana i przekazana kontrahentowi.

E-faktura a wizualizacja e-faktury w języku obcym i polskim

W ramach analizy pierwszego zagadnienia wskażmy, że stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Natomiast w świetle art. 106gb ust. 1 ustawy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Struktura logiczna e-faktury nie jest wzorem rozumianym jako graficzna (zwizualizowana) postać faktury. Struktura logiczna określa, co powinien (i co może) zawierać plik XML faktury. Zakres danych wymaganych na fakturach określa nadal art. 106e ustawy o VAT.

W konsekwencji faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA(3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie. W przypadku tworzenia wizualnej postaci e-faktury należy zadbać o:

• jej spójność z zawartością pliku XML faktury przesłanego do KSeF i przyjętego przez system – pomiędzy plikiem a wizualizacją nie mogą wystąpić sprzeczności,
• czytelność dokumentu poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji.

Co istotne, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja ta nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej, bowiem takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

Jednocześnie wizualizacja powinna być kompletna, tj. dane na wizualizacji faktury powinny odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku XML przesłanym do KSeF. Spójność działa więc w obie strony – wizualizacja nie może zawierać informacji, których nie ma w e-fakturze, ani pomijać tych, które w niej są.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15.07.2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW:

„Tym samym, jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej, a wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (...) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.”

Należy zatem wskazać, że wizualizacja nie jest osobnym dokumentem względem faktury ustrukturyzowanej. Taka wizualizacja nie może być uznana za osobną fakturę. Stanowi ona jedynie odzwierciedlenie treści e-faktury w postaci czytelnego zapisu graficznego.

Dopuszczalność wystawienia wizualizacji w języku obcym

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów, faktura ustrukturyzowana, czyli faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie, musi zawierać wszystkie wymagane przepisami prawa elementy określone przede wszystkim w art. 106e ustawy o VAT. Ten sam wymóg dotyczy jej wizualizacji udostępnianej nabywcy.

Ponadto, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:

1. konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz
2. umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Stosownie do art. 7 ust. 3 ustawy o języku polskim przepisy ustawy stosuje się do dokumentów i informacji, których obowiązek sporządzenia lub podania wynika z odrębnych przepisów.

Dodatkowo na mocy art. 7 ust. 2 ustawy o języku polskim na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie bez udziału konsumentów używa się języka polskiego, jeżeli obrót ten jest wykonywany przez podmioty, o których mowa w art. 4. Chodzi tu o podmioty, dla których język polski jest językiem urzędowym – w szczególności organy państwa, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz urzędy i instytucje realizujące zadania publiczne.

W myśl art. 7a ust. 1 ustawy o języku polskim obowiązek używania języka polskiego w zakresie, o którym mowa w art. 7, dotyczy w szczególności nazewnictwa towarów i usług, ofert, warunków gwarancji, faktur, rachunków i pokwitowań, jak również ostrzeżeń i informacji dla konsumentów wymaganych na podstawie innych przepisów, instrukcji obsługi oraz informacji o właściwościach towarów i usług, z zastrzeżeniem ust. 3. Obowiązek używania języka polskiego w informacjach o właściwościach towarów i usług dotyczy też reklam.

Powyższe przepisy nakładają więc na wystawcę faktury ustrukturyzowanej i jej wizualizacji wyraźny obowiązek sporządzenia jej w języku polskim w przypadku dokumentowania czynności z konsumentem mającym miejsce zamieszkania w Polsce, a także w przypadku czynności dokonywanych przez podmioty, o których mowa w art. 4 ustawy o języku polskim. Natomiast faktury wystawiane na rzecz polskich podmiotów gospodarczych oraz podmiotów gospodarczych lub konsumentów mających miejsce zamieszkania czy siedzibę poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu.

Jak można przeczytać w treści interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 3.07.2025 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA:

„Na wizualizacji faktury przekazywanej podmiotom zagranicznym w uzgodniony z nimi sposób, będą więc Państwo umieszczali dane w języku obcym tj. nazwy towarów bądź dodatkowe elementy, adnotacje w języku obcym, które będą pozostawały spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

Biorąc pod uwagę opis zdarzenia stwierdzić należy, że będą mieli Państwo możliwość zastosowania języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami xml oraz w wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, dokumentując tym samym dokonywane przez Państwa czynności opodatkowane podatkiem VAT.”

Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że co do zasady wizualizacja e-faktury może zostać wygenerowana w języku obcym. Wyjątkiem jest przypadek, gdy odbiorcą wizualizacji jest konsument mający miejsce zamieszkania w Polsce, a także obrót wykonywany przez podmioty, o których mowa w art. 4 ustawy o języku polskim. W takich wypadkach dokument ten obligatoryjnie musi być sporządzony w języku polskim. Przykładowo polska spółka wystawiająca w KSeF fakturę dla kontrahenta z Niemiec może przekazać mu wizualizację z nazwami towarów i adnotacjami w języku niemieckim, o ile dane te pozostają spójne z treścią pliku XML. Natomiast wizualizacja faktury wystawionej dla konsumenta mieszkającego w Polsce musi być sporządzona po polsku.