Nowelizacja ustawy z dnia 13 lutego 2026 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wprowadza istotne zmiany w zasiłkach w 2026 roku, upraszczając procedury i zwiększając poziom elektronizacji procesów. Celem nowych przepisów jest deregulacja zasad składania wniosków oraz odciążenie płatników składek od obowiązków administracyjnych, co znacząco wpłynie na codzienną obsługę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.
Zmiany w zasiłkach w 2026 roku - nowe zasady składania wniosków o zasiłki w 2026 roku
Dotychczasowe przepisy zakładały, że postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku wszczyna się na wniosek złożony w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – i kierowanego na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu lub na adres do doręczeń elektronicznych. Przepisy te nie rozróżniały formy wniosku w zależności od tego, kto jest płatnikiem zasiłku, co wywoływało wątpliwości praktyczne zwłaszcza u płatników niebędących Zakładem, którzy i tak nie dysponują elektroniczną skrzynką podawczą.
Nowelizacja rozbija dotychczasową jednolitą regulację na dwie kategorie:
jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej; prawodawca nie obwarowuje go już wymogiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego ani podpisu osobistego, ograniczając się do wskazania postaci;
jeżeli płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych – utrzymano dotychczasowy reżim: postać papierowa albo forma dokumentu elektronicznego podpisanego jednym z kwalifikowanych sposobów i kierowanego na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu lub na adres do doręczeń elektronicznych.
To zmiana, która potwierdza praktykę funkcjonującą od lat u wielu pracodawców w ramach wewnętrznych systemów do obsługi nieobecności.
Zmiany w zasiłkach w 2026 roku - rozdzielenie zasiłku chorobowego i opiekuńczego
Dotychczasowy stan prawny regulował łącznie wszczęcie postępowania w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego oraz zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny, uzależniając podstawy wszczęcia od tego, czy płatnik składek ma, czy też nie ma profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym Zakładu.
Konstrukcja ta – w warunkach, w których utrzymywanie profilu informacyjnego jest dziś powszechnym ustawowym obowiązkiem dla wszystkich płatników składek – stała się nadmiernie rozbudowana.
Nowelizacja rozdziela oba zasiłki. W odniesieniu do zasiłku chorobowego postępowanie wszczyna się:
jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek – na podstawie zaświadczenia lekarskiego udostępnionego na profilu informacyjnym płatnika składek albo wydruku zaświadczenia lekarskiego, albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego w trybie szczególnym, dostarczonych przez ubezpieczonego;
jeżeli płatnikiem zasiłku jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych – na podstawie wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego w trybie szczególnym, dostarczonych przez ubezpieczonego albo przez płatnika składek upoważnionego przez ubezpieczonego, albo na podstawie wniosku skierowanego do Zakładu.
Wynikają z tego dwa wnioski systemowe. Po pierwsze, ustawodawca zrezygnował z literalnego różnicowania sytuacji płatników składek mających i niemających profilu informacyjnego. Po drugie, w odniesieniu do zasiłku chorobowego – jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek – formalny wniosek zasadniczo nie jest wymagany, a wystarczy samo zaświadczenie lekarskie albo jego wydruk.
W odniesieniu do zasiłku opiekuńczego nowelizacja wprowadza równoległą regulację. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest płatnik składek, postępowanie wszczyna się na podstawie zaświadczenia lekarskiego (udostępnionego na profilu informacyjnym albo dostarczonego w formie wydruku lub zaświadczenia wystawionego w trybie szczególnym) oraz wniosku ubezpieczonego.
Jeżeli płatnikiem zasiłku jest Zakład, wszczęcie następuje na podstawie wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia wystawionego w trybie szczególnym – dostarczonych przez ubezpieczonego albo upoważnionego płatnika składek – oraz wniosku kierowanego do Zakładu.
Odróżnienie zasiłku chorobowego od opiekuńczego jest merytorycznie uzasadnione. W przypadku zasiłku opiekuńczego – z uwagi na konieczność wskazania okoliczności dotyczących członka rodziny objętego opieką – wniosek pełni funkcję dowodową, której nie spełnia samo zaświadczenie lekarskie. Natomiast w przypadku zasiłku chorobowego fakt niezdolności do pracy jest wystarczająco udokumentowany przez samo zaświadczenie lekarskie.
Kopie dokumentów za zgodność z oryginałem
Kolejna istotna zmiana dotyczy załączników do wniosku. W dotychczasowym brzmieniu przepis stanowił jedynie, że do wniosku dołącza się dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku. Po nowelizacji przepis precyzuje, że można dołączyć także kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem lub ich elektroniczne kopie.
Jednocześnie nowelizacja wprowadza zasadę, że wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, stanowiące załącznik do wniosku złożonego w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego bezpłatnie przez Zakład, są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu przez ubezpieczonego własnoręcznym podpisem.
Jest to przepis centralny dla całej elektronizacji postępowania zasiłkowego. Ustawodawca wprost wprowadza regułę zrównującą załączniki przekazywane w postaci elektronicznej z dokumentami opatrzonymi własnoręcznym podpisem – pod warunkiem, że sam wniosek został prawidłowo uwierzytelniony jednym z dopuszczalnych sposobów. Tym samym kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany czy podpis osobisty niejako obejmuje swoimi skutkami także załączniki.
Do tej „cyfrowej” otwartości dodano jednak bezpiecznik: w razie wątpliwości co do zgodności kopii wniosku lub dokumentów z oryginałem płatnik zasiłku może żądać przedłożenia oryginału. Jest to klasyczna konstrukcja właściwa postępowaniom o charakterze dowodowym – uproszczenie formy nie może prowadzić do obejścia zasady prawdy materialnej. Jeżeli płatnik zasiłku (w praktyce Zakład albo płatnik składek samodzielnie wypłacający zasiłki) poweźmie uzasadnioną wątpliwość, może domagać się oryginału. Formuła „może żądać” wskazuje na uznaniowy, a nie obligatoryjny charakter tej kompetencji; nie uzależnia prowadzenia postępowania od przedłożenia oryginału w każdej sprawie.
Przykład 1.
Spółka kapitałowa zatrudnia 250 pracowników i – jako płatnik składek samodzielnie wypłacający zasiłki – obsługuje zasiłki chorobowe we własnym zakresie. Jej pracownica po przedstawieniu e-ZLA udostępnionego na profilu informacyjnym płatnika przesyła wewnętrznym systemem kadrowym wniosek o zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem, do którego załącza jedynie skan orzeczenia o niepełnosprawności dziecka. Dział kadr zastanawia się, czy dopuszczalne jest przyjęcie takiego wniosku bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz bez oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność. Na gruncie przepisów w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2026 roku odpowiedź jest twierdząca: wniosek do płatnika składek może być złożony w postaci elektronicznej, a załącznikiem może być elektroniczna kopia dokumentu niezbędnego do przyznania i wypłaty zasiłku. Gdyby jednak dział kadr powziął uzasadnioną wątpliwość co do zgodności skanu z oryginałem, ma prawo zażądać przedłożenia oryginału orzeczenia.
Przepisy intertemporalne i wejście w życie
Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie nowelizacji stosuje się przepisy w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą. Ustawodawca wybrał zatem formułę „bezpośredniego działania ustawy nowej” – w sprawach w toku od dnia wejścia w życie nowelizacji stosuje się już nowe przepisy, bez konieczności powtarzania czynności dokonanych pod rządami dotychczasowej regulacji. Jest to standardowe rozwiązanie dla ustaw procesowych, spójne z dotychczasową praktyką legislacyjną.
Ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. Wobec ogłoszenia w Dzienniku Ustaw z 31 marca 2026 roku wejście w życie nastąpi 1 lipca 2026 roku. 3-miesięczne vacatio legis jest w pełni uzasadnione koniecznością przygotowania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych nowych wzorów wniosków udostępnianych na platformie teleinformatycznej, a także dostosowania procesów wewnętrznych u płatników składek, którzy samodzielnie wypłacają zasiłki.
