Udzielenie urlopu w wyższym wymiarze - czym skutkuje?

Prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego przysługuje każdej osobie pozostającej w stosunku pracy. Wymiar urlopu jest uzależniony przede wszystkim od stażu danego pracownika. Co jednak w sytuacji, gdy pracodawca pomyli się i udzieli zatrudnionemu zbyt wiele dni wolnych od pracy? Co w praktyce oznacza udzielenie urlopu w wyższym wymiarze niż należny?

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi i powinien być wykorzystany w naturze. Zatrudniony nie może się go zrzec w żadnej sytuacji, nawet gdyby miało to nastąpić za odpłatnością. Wymiar urlopu wypoczynkowego jest uregulowany odgórnie przez przepisy Kodeksu pracy i zależy od stażu zatrudnionego. Zgodnie z treścią art. 154 kp wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu jego pracy, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony powyżej, przy czym niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależą prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Udzielenie urlopu w wyższym wymiarze

Obowiązujące przepisy nie zakazują udzielania urlopów wypoczynkowych w wyższych wymiarach. Kodeks pracy wskazuje bowiem na minimalny okres omawianego urlopu. Aby pracodawca mógł udzielić większej liczby dni wolnych od pracy, konieczne jest jednak zawarcie porozumienia z pracownikiem – może to nastąpić w umowie o pracę lub regulaminie pracy. Zatrudniający decyduje przy tym, czy wyższy wymiar urlopu będzie przysługiwał jednemu, czy większej liczbie pracowników. Ustne udzielenie urlopu w wyższym wymiarze niż ustawowy nie jest zbyt dobrym rozwiązaniem dla pracownika, choć z punktu widzenia prawa możemy zastosować tę formę. Pracodawca może jednak wycofać się ze swojej oferty w przyszłości, skutkiem czego zatrudniony otrzyma tylko ustawowy urlop wypoczynkowy, tj. w minimalnym zakresie.

Wyższy wymiar urlopu może stanowić zachętę do podjęcia zatrudnienia dla nowych osób lub formę nagrody dla obecnych pracowników. Przepisy nie wskazują maksymalnego limitu dni wolnych od pracy, stąd zależy to od wyłącznej woli pracodawcy.

Udzielenie urlopu w wyższym wymiarze może nastąpić także wskutek pomyłki pracodawcy lub osoby zajmującej się kadrami. W takim przypadku mamy do czynienia z dwoma możliwymi scenariuszami, które będą rodziły odmienne skutki prawne:

• urlop został udzielony w zawyżonym wymiarze i nie został jeszcze wykorzystany przez pracownika,
• urlop został udzielony w zawyżonym wymiarze i został już w pełni wykorzystany przez pracownika.

Skutki przyznania wyższego urlopu wypoczynkowego

Jeśli pracodawca przyzna większą liczbę dni wolnych od pracy w porozumieniu z zatrudnionym, to taka sytuacja nie rodzi żadnych problemów. Jeśli jednak nastąpi to przez pomyłkę, wówczas pracownik nie zawsze będzie musiał odpracować bezpodstawne dni urlopowe.

W przypadku gdy zatrudniony otrzymuje więcej urlopu, niż wynika to z przepisów prawa pracy lub ustaleń poczynionych z pracodawcą, a nie doszło jeszcze do pełnego wykorzystania takiego urlopu, istnieje możliwość anulowania zawyżonej liczby dni urlopowych. Pracownik powinien zwrócić uwagę swojemu przełożonemu, że doszło w tym zakresie do pomyłki – liczba dni wolnych od pracy ulegnie wówczas skróceniu. Podobnie będzie w przypadku, gdy zatrudniony przebywa już na urlopie, jednak nie minął jeszcze cały okres urlopowy – pracodawca może wezwać go do powrotu do pracy zgodnie z prawidłowym harmonogramem urlopowym, który należało zastosować od samego początku.

Przykład 1.

Janowi przysługuje 20 dni urlopu, jednak kadrowa, która ustalała grafik urlopów wypoczynkowych, pomyliła się i przyznała mu 26 dni wolnego. Jan nie wiedział, jakie są obowiązujące przepisy regulujące prawo do urlopu, więc przyjął, że kadrowa ustaliła jego urlop prawidłowo. Pracodawca zorientował się o pomyłce w chwili, gdy Jan przebywał na swoim urlopie już od 16 dni. Poinformował pracownika, że zostały mu jeszcze 4 dni urlopu, a nie 10, jak błędnie obliczyła to kadrowa. W tym przypadku pracodawca może wezwać Jana do powrotu do pracy po wykorzystaniu przez niego 20 dni urlopu. Pracownik nie ma możliwości odmowy powrotu do firmy.

Sytuacja z błędnie obliczonym wymiarem urlopu wypoczynkowego może mieć jednak inny charakter. Pomyłka może zostać bowiem wykryta w chwili, gdy pracownik wykorzystał już w pełni nadprogramową liczbę dni wolnych od pracy. Pracodawca nie może w takim przypadku żądać od zatrudnionego odpracowania nienależnych zatrudnionemu dni urlopu. Nie może także obciążać go jakimikolwiek kosztami takiego błędu. Należyta staranność przy wyliczaniu dni urlopowych każdemu pracownikowi obciąża bowiem zawsze pracodawcę, nigdy pracownika (nawet gdy urlopami zajmują się inni wyznaczeni pracownicy).

Przykład 2.

Janowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego. Kadrowa, która ustala plan urlopów w firmie w imieniu pracodawcy, pomyliła się i przyznała mężczyźnie 28 dni urlopu. Pracownik wiedział o zaistniałej pomyłce, jednak nie zgłosił tego żadnemu ze swoich przełożonych – bardzo szybko wykorzystał cały urlop, by nie doszło do wykrycia błędu. Po 2 miesiącach pracodawca odkrył pomyłkę kadrowej i wezwał Jana do odpracowania 2 dni urlopu, które faktycznie mu nie przysługiwały. Pracownik nie ma jednak takiego obowiązku, ponieważ prawidłowe ustalanie urlopów wypoczynkowych zawsze obciążą zatrudniającego. Pracodawca nie może również żądać od Jana zwrotu pensji za 2 dni nadprogramowego urlopu ani nie wolno mu dokonać jakiegokolwiek potrącenia z wypłacanego wynagrodzenia pracowniczego.

Część pracodawców, chcąc odzyskać niesłusznie przyznane dni urlopowe, decyduje się na zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego danej osoby w następnym roku kalendarzowym. Takie działanie również stanowi naruszenie prawa pracy – zatrudniający nie ma możliwości zabierania dni urlopu wypoczynkowego z następnego okresu, tak by wyrównać błędy powstałe wskutek wykorzystania przez pracownika nadprogramowej liczby dni wolnych od pracy. Jeśli pomyłka powstała przez działanie osoby wyznaczonej do obliczania urlopów wypoczynkowych, pracodawca ma możliwość pociągnięcia jej do odpowiedzialności odszkodowawczej oraz pracowniczej, np. stosując kary przewidziane w Kodeksie pracy. Negatywne konsekwencje nie mogą jednak dotknąć zatrudnionego, który skorzystał z nadmiarowego urlopu, ale sam nie ustalał jego wymiaru.

Podsumowanie

Pracodawca ma możliwość udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze wyższym, niż wskazują na to przepisy prawa pracy. Każdorazowo wymaga to jednak zawarcia stosownego porozumienia z zatrudnioną osobą. Jeśli pracownik omyłkowo otrzymał urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze, niż miał do tego prawo, pracodawca nie może nakazać mu odpracowania takich dni. Przełożony nie może także potrącić mu liczby wykorzystanych już nadprogramowych dni urlopowych z przyszłorocznego urlopu wypoczynkowego ani dokonywać żadnych odliczeń od wynagrodzenia. Jeśli błędnie naliczony urlop nie został jeszcze wykorzystany, pracodawca może żądać od pracownika, aby wrócił on do pracy po zrealizowaniu urlopu w prawidłowej wysokości.