Przedsiębiorcy mogą zatrudniać dowolną liczbę osób, jednak utrzymanie dużych wewnętrznych zespołów bywa bardzo kosztowne. Z pomocą mogą przyjść Body Leasing oraz Body of Work, które pozwalają na elastyczne wynajmowanie specjalistów do różnych firm bez konieczności wiązania się umowami o pracę. Zrozumienie, czym jest Body Leasing i jak różni się od innych form outsourcingu, to klucz do sukcesu. Czym dokładnie są te narzędzia i jak z nich korzystać, aby było to opłacalne?
Czym jest Body Leasing i na czym polega wynajem specjalistów?
Body Leasing to model, w którym firma (klient) wynajmuje od zewnętrznego dostawcy (agencji) konkretnego specjalistę lub zespół specjalistów na określony czas. Kluczową cechą jest to, że wynajęty pracownik (kontraktor) zostaje włączony bezpośrednio do wewnętrznego zespołu klienta i pracuje pod jego bezpośrednim nadzorem i zarządzaniem. Pojęcie Body Leasingu możemy dosłownie przetłumaczyć jako „wynajem ciała”, czyli czasu i umiejętności danej osoby.
W modelu Body Leasing specjalista z firmy zewnętrznej staje się na czas trwania projektu de facto częścią zespołu klienta. To klient przydziela mu zadania, określa priorytety, nadzoruje codzienną pracę i monitoruje efektywność. Pracownik podlega zaś pod menedżera danego klienta, a nie firmę leasingową. Odpowiedzialność dostawcy kończy się w momencie dostarczenia odpowiednio wykwalifikowanego specjalisty. Klient odpowiada za rezultat jego pracy, jakość i zgodność z celami projektu. Kontraktorzy często pracują w biurze klienta (lub zdalnie, ale w godzinach pracy klienta) i uczestniczą w jego spotkaniach wewnętrznych, stając się integralną częścią zespołu.
Aby lepiej zrozumieć ideę Body Leasingu, wyobraźmy sobie duży bank (klienta) pracujący nad nową aplikacją mobilną. Nagle okazuje się, że ich wewnętrzny zespół potrzebuje dodatkowego, doświadczonego programisty Java na 6 miesięcy, aby przyspieszyć prace nad modułem płatności, ponieważ obecny zespół jest przeciążony. Bank zwraca się do firmy X (dostawcy Body Leasing). Firma X dostarcza bankowi starszego programistę Java o odpowiednich kwalifikacjach. Dołącza on do zespołu deweloperskiego banku, uczestniczy w jego codziennych spotkaniach i bezpośrednio podlega kierownikowi w banku, który przydziela mu zadania w systemie zarządzania projektem nowej aplikacji. Jednocześnie to bank ponosi ryzyko związane z tym, czy programista wykona swoją pracę w terminie i z oczekiwaną jakością. Obowiązkiem firmy X było tylko dostarczenie kompetentnego pracownika.
Czym jest Body of Work?
Body of Work to model, w którym klient zleca zewnętrznej firmie wykonanie konkretnego zadania, modułu lub całego projektu, definiując oczekiwany rezultat. W tym modelu klienta interesuje głównie efekt (np. działający moduł, gotowa aplikacja, wdrożony system), a nie czas pracy poszczególnych specjalistów. Odpowiedzialność za zarządzanie pracą, zespół, ryzyko i ostateczny efekt spoczywa na firmie wykonawczej (dostawcy).
W modelu Body of Work dostawca działa jako niezależny podmiot, który dostarcza zdefiniowaną w umowie usługę lub produkt. Dostawca w pełni zarządza swoim zespołem, określa metody pracy, technologię i wewnętrzny harmonogram, by osiągnąć ustalony cel. Klient otrzymuje jedynie raporty z postępów i uczestniczy w spotkaniach weryfikujących rezultaty. Odpowiedzialność za całościowy i gwarantowany efekt spoczywa na dostawcy. Jeśli produkt nie działa zgodnie ze specyfikacją, to dostawca musi to naprawić na własny koszt. Zespół dostawcy pracuje zazwyczaj w swojej własnej siedzibie (lub zdalnie), używając swoich narzędzi. Integracja z zespołem klienta jest minimalna i odbywa się głównie na poziomie strategicznym i odbioru efektów pracy.
Wróćmy do wcześniejszego przykładu wyjaśniającego Body Leasing. Tym razem załóżmy, że bank potrzebuje stworzenia i wdrożenia od podstaw nowego systemu raportowania spełniającego najnowsze regulacje prawne, ale nie ma pracowników, którzy mogliby się tym zająć. Bank zleca więc firmie Y (dostawcy Body of Work) wykonanie całego systemu raportowania, określając specyfikację funkcjonalną i ramy czasowe. Firma Y samodzielnie organizuje zespół: kierownika projektu, analityków, programistów i testerów. To firma Y decyduje, ilu ich będzie, jakimi technologiami pracują i jak zarządzają czasem. Zespół firmy Y pracuje we własnym biurze i co dwa tygodnie przedstawia bankowi działające fragmenty systemu do weryfikacji. Firma Y ponosi pełną odpowiedzialność za dostarczenie działającego, przetestowanego i zgodnego z regulacjami systemu w określonym terminie. Jeśli projekt się opóźni lub system będzie miał błędy, firma Y ponosi tego konsekwencje. W tym przypadku bank chciał przekazać odpowiedzialność za zlecone zadanie i zyskać gwarancję zrealizowania założonego celu – na tym polega właśnie Body of Work.
Jak rozliczać Body Leasing i Body od Work?
W modelu Body Leasing dominującą formą rozliczeń jest T&M (ang. Time & Material), czyli płatność za faktycznie przepracowane godziny przez wynajętego specjalistę. Klient płaci stałą stawkę godzinową lub dzienną, niezależnie od końcowego sukcesu projektu. Jest to łatwe do budżetowania w krótkim terminie. Musimy jednak pamiętać o ryzyku przekroczenia budżetu po stronie klienta, ponieważ koszty są bezpośrednio zależne od czasu, jaki pracownik poświęci na zadania.
W modelu Body of Work stosuje się często rozliczenia oparte na stałych cenach lub też zmodyfikowanej T&M. Przy stałej cenie ryzyko finansowe związane z ewentualnym przedłużeniem prac, potrzebą dodatkowych godzin czy błędami spoczywa na dostawcy. Klient płaci za osiągnięcie konkretnego, ustalonego rezultatu. W praktyce oznacza to często, że stawki za Body of Work mogą być pozornie wyższe, ale zapewniają większą przewidywalność kosztów dla zdefiniowanego zakresu prac.
Body Leasing czy Body of Work – co lepiej wybrać dla swojej firmy?
Decyzja o wyborze modelu wynajęcia specjalisty do pracy zależy tak naprawdę od potrzeb klienta w danym momencie. Body Leasing jest idealny, gdy klient sam sprawnie zarządza swoim projektem i potrzebuje po prostu fachowców o konkretnych umiejętnościach, aby szybko powiększyć wewnętrzny zespół i przyspieszyć realizację projektu. Body Leasing sprawdza się, gdy:
klient chce ściśle kontrolować codzienne zadania i czas pracy każdego specjalisty,
klient posiada wewnętrzną wiedzę i chce, aby zewnętrzny specjalista pracował zgodnie z jego wewnętrznymi procedurami i kulturą,
występuje tymczasowy brak kadrowy w istniejącym projekcie (np. na czas urlopu, macierzyńskiego, szybkiego wzrostu obciążenia),
klient chce maksymalnie zintegrować specjalistę z jego zespołem.
W przypadku Body Leasingu standardem jest, że wszelkie wytworzone przez niego prawa własności intelektualnej (IP) przechodzą bezpośrednio na klienta. Kontrakt ze specjalistą zazwyczaj jasno to reguluje. Kontrolując proces, klient ma pewność co do praw autorskich.
Body of Work jest z kolei preferowany, gdy klient chce przekazać całą odpowiedzialność za realizację konkretnego, odizolowanego zadania lub projektu zewnętrznemu ekspertowi, minimalizując własne zaangażowanie w zarządzanie i ryzyko. Ten model działania świetnie sprawdza się, gdy:
klientowi zależy na gwarancji realizacji celu, a nie na sposobie jego osiągnięcia,
klient nie ma wystarczających kompetencji zarządczych lub technicznych do prowadzenia całego projektu,
zadanie jest dobrze zdefiniowane i może być wykonane autonomicznie przez zewnętrzny zespół (np. tworzenie nowego modułu, migracja danych),
klient chce ograniczyć ryzyko finansowe i czasowe związane z dostarczeniem gotowego produktu.
W modelu Body of Work kwestia własności intelektualnej musi być bardzo precyzyjnie uregulowana w umowie. Zespół dostawcy pracuje autonomicznie, korzystając z własnej wiedzy (know-how) i potencjalnie własnych narzędzi. Choć finalny produkt i jego kod źródłowy są zazwyczaj przekazywane klientowi, umowa musi dokładnie określać zasady wykorzystania ewentualnych bibliotek lub narzędzi należących do dostawcy. Zdarza się, że klient otrzymuje licencję na część kodu, a nie pełne przeniesienie praw autorskich.
Podsumowanie
Body Leasing i Body of Work odgrywają kluczową rolę w ekosystemie IT, oferując elastyczność w zarządzaniu zasobami. Świadomy wybór odpowiedniej metody outsourcingu jest kluczem do optymalizacji kosztów, kontroli ryzyka i pomyślnej realizacji projektów w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości technologicznej. Body Leasing jest często postrzegany jako rozwiązanie taktyczne – szybkie załatanie luki kompetencyjnej, elastyczne reagowanie na szczyty obciążenia pracą lub sposób na testowanie nowego pracownika bez zobowiązań etatowych. Pozwala to organizacji na utrzymanie własnej, wewnętrznej wiedzy i wyjątkowej kultury oraz jednocześnie korzystać z zewnętrznych umiejętności. Body of Work to model o charakterze strategicznym. Jest wykorzystywany w złożonych lub wymagających unikatowej ekspertyzy projektach, których firma nie zamierza realizować samodzielnie. Pozwala to wewnętrznym zespołom klienta skupić się na strategicznych celach, podczas gdy zewnętrzny dostawca odpowiada za cały cykl życia zleconego projektu. Jest to sposób na kupienie gotowego rozwiązania i przeniesienie na dostawcę odpowiedzialności za jego terminowe i jakościowe wykonanie.
