Aktualne przepisy nie zabraniają podatnikom prowadzenia działalności w domu, co rodzi pytania o optymalizację podatkową. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy usługa sprzątania prywatnej nieruchomości jako koszt w działalności gospodarczej jest dopuszczalna i w jaki sposób prawidłowo rozliczyć taki wydatek w księgach firmy.
Rozgraniczenie pomiędzy kosztami podatkowymi a wydatkami prywatnymi
Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w cytowanym przepisie, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, pomiędzy jego poniesieniem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy. Oznacza to, że wydatek ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Podatnik ma zatem możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich nakładów, pod warunkiem że są one racjonalnie powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie służy osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu ich źródła.
W związku z powyższym podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie wydatki pod warunkiem:
faktycznego poniesienia wydatku,
istnienia związku przyczynowego pomiędzy wydatkiem a przychodami,
braku dokonanego wydatku na liście negatywnej, zawartej w art. 23 ustawy,
odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku.
Prawidłowo rozpoznany koszt podatkowy pomniejsza przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, co realnie wpływa na wysokość dochodu, stanowiącego podstawę opodatkowania. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej według skali podatkowej lub podatkiem liniowym. Kategoria kosztów uzyskania przychodów nie występuje natomiast przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ w tej formie reżimu podatkowego podstawę opodatkowania stanowi sam przychód.
Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wyłączonym w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami oraz racjonalności działania nakierowanego na osiągnięcie przychodu. Podkreślenia wymaga, że o tym, co jest celowe i potrzebne, a więc racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu.
Jednocześnie należy zauważyć, że w świetle przepisów ustawy o PIT zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jak i sposób ich ujęcia w kosztach uzyskania przychodów zależą od rodzaju poniesionych wydatków oraz ich wartości.
Co istotne, istnieje grupa wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, ponieważ są ponoszone przez osoby fizyczne niezależnie od faktu prowadzenia działalności gospodarczej. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym i konsumpcyjnym, związane np. z zapewnieniem sobie odpowiednich warunków mieszkaniowych. Dotyczą one w szczególności funkcjonowania, eksploatacji oraz utrzymania własnego lub użyczanego lokalu (bądź jednego z jego pomieszczeń) na cele prywatne.
Prywatnego charakteru tego rodzaju wydatków nie zmienia również fakt, że podatnik prowadzi działalność gospodarczą w pomieszczeniu (lub przy użyciu znajdujących się w nim rzeczy), które służy zaspokajaniu jego własnych potrzeb mieszkaniowych.
W związku z powyższym do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej nie można zaliczyć wydatków dotyczących pomieszczeń w lokalu, który jest wykorzystywany w głównej mierze na własne cele mieszkaniowe. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym, ponieważ ponosi się je przede wszystkim, aby zaspokoić własne potrzeby mieszkaniowe, a nie w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.
Wydatki te nie mają ścisłego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie występuje w tym przypadku bezpośrednie i niebudzące wątpliwości powiązanie ponoszonych kosztów z celem osiągnięcia przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Usługa sprzątania prywatnej nieruchomości jako koszt pod warunkiem właściwego udokumentowania
W dalszej kolejności należy wskazać, że jeżeli ponoszone przez podatnika wydatki, choć związane z lokalem mieszkalnym, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, zostaną racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane, a także nie ujęto ich w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych.
Wydatki związane z używaniem i eksploatacją lokalu mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie, w jakim nieruchomość ta jest faktycznie wykorzystywana na potrzeby tej działalności.
Biorąc pod uwagę przedstawione unormowania prawne, należy uznać, że wydatki na usługę sprzątania ponoszone przez przedsiębiorców, którzy zarejestrowali firmę w mieszkaniu, nie są co do zasady wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o PIT. Przepisy tej ustawy nie warunkują również możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na czynsz czy media od wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Jeżeli zatem wydatki te pozostają w związku z uzyskanym przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu, to w odpowiedniej części kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przepisy nie wymagają, aby w prywatnej nieruchomości zostało wyodrębnione konkretne pomieszczenie, w którym ma być prowadzona działalność gospodarcza. Jednocześnie podatnikom stawiany jest wymóg zachowania staranności co do przypisana kosztu do prowadzonej działalności gospodarczej.
W świetle powyższego racjonalnym rozwiązaniem jest zastosowanie klucza proporcjonalności i określenie, jaka powierzchnia nieruchomości prywatnej jest wykorzystywana na potrzebny działalności gospodarczej. Ustalony w ten sposób klucz proporcjonalności należy następnie zastosować do wydatku na usługę sprzątania.
Przykład 1.
Pan Igor prowadzi działalność gospodarczą w zakresie analizy danych. Pracuje zdalnie w swoim mieszkaniu o powierzchni 40 m2. Jego domowe biuro zajmuje powierzchnię 5 m2. Pan Igor ponosi stałe koszty w wysokości 300 zł za sprzątanie nieruchomości. Czy usługa sprzątania może stanowić koszt podatkowy w działalności gospodarczej?
Pan Igor może zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów podatkowych w odpowiedniej proporcji, biorąc pod uwagę powierzchnię mieszkania. Skoro część wykorzystywana do działalności gospodarczej wynosi 12,5% (5/40 × 100%) to w kosztach podatkowych można ująć kwotę 37,5 zł (300 zł × 12,5%).
Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że jeżeli wydatek na usługę sprzątania prywatnej nieruchomości pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, to możliwe jest rozliczenie takiego nakładu jako kosztu uzyskania przychodów.
