Przedsiębiorcy dokonujący zakupu towarów w opakowaniach zwrotnych często muszą wpłacić kaucję za butelki. W momencie, gdy kaucja za butelki staje się kwotą nieodzyskaną, sytuacja podatkowa przedsiębiorcy ulega zmianie, a wydatek ten może stać się kosztem podatkowym. Warto zatem wiedzieć, jak nieodzyskana kaucja za butelki ma być zaksięgowana w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
Nieodzyskana kaucja za butelki jako koszt w podatku dochodowym
Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest zatem zaistnienie związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a celem, jakim jest osiągnięcie przychodu lub chociażby zamiar jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszt uzyskania przychodu musi być racjonalnie i gospodarczo uzasadnionym wydatkiem, związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą i poniesionym w ww. celu. Z definicji tej wynika także, że kosztami uzyskania przychodu mogą być wyłącznie wydatki o charakterze definitywnym, trwałym, tj. niepodlegające zwrotowi.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, lub wydatków, których wysokość zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych została ustawowo ograniczona.
Jak wskazał NSA w wyroku z 21 sierpnia 2014 roku (II FSK 2152/12), do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego, polegającego na zakupie towaru lub usługi u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji. Nie wystarczy wykazanie, że podatnik mógł gdziekolwiek nabyć towar lub usługę i wykorzystać je w działalności gospodarczej, aby wydatek ten móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatek uznawany jest za koszt uzyskania przychodów, gdy obejmuje transakcje faktyczne, dokonane między wykazanymi w fakturze sprzedawcą i nabywcą.
Słowo „kaucja” nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego, natomiast zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego jest to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania.
Funkcją kaucji jest przede wszystkim zabezpieczenie wykonania obowiązku przez stronę stosunku prawnego. Mechanizm działania zabezpieczenia polega na złożeniu kaucji w odpowiedniej wysokości przez zobowiązanego i możności jej zatrzymania przez uprawnionego. Tylko w niektórych przypadkach kaucje podlegają w całości lub części zaliczeniu na poczet roszczeń uprawnionego, jak to ma miejsce w przypadku kaucji określonych w wymienionych przepisach ustawowych. Podlegająca zatrzymaniu kaucja za opakowania nie musi ściśle odpowiadać ich wartości.
Wpłacone kaucje czy inne tego rodzaju świadczenia nie zostały wymienione w treści art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże z uwagi na fakt, że kaucja jest należnością co do zasady podlegającą zwrotowi – nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu.
Mając na uwadze omówioną uprzednio definicję kosztów uzyskania przychodów, należy stwierdzić, że kwota kaucji wpłaconej za opakowania zwrotne nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Decyduje o tym zwrotny charakter tego świadczenia. Z kolei zwrot kaucji pozostaje obojętny podatkowo.
Nieodzyskana kaucja za butelki - jak zaksięgować w KPIR?
Z zupełnie inną sytuacją przedsiębiorca będzie miał do czynienia, jeżeli dojdzie do przepadku kaucji. Taki przypadek wystąpi np., jeżeli zakupione butelki ulegną zniszczeniu. W momencie, kiedy nie jest możliwe już odzyskanie kaucji, mamy do czynienia z wydatkiem o charakterze definitywnym i ostatecznym. To powoduje, że taki wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów.
Jak wynika z treści art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Zasady prowadzenia księgi handlowej reguluje Rozporządzenia MF z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak wynika z par. 15 rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6-9.
W tym miejscu dodajmy też, że zgodnie z par. 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Utracona kaucja stanie się definitywnym kosztem i będzie zaliczona do kosztów podatkowych poprzez kolumnę nr 15 w KPiR „Pozostałe wydatki”. Podstawą księgowania wydatku będzie dowód wewnętrzny sporządzony przez podatnika.
Co do zasady kwota kaucji mającej zwrotny charakter nie podlega ujęciu w KPiR. Na zasadzie dobrowolnego wyboru podatnik może kwotę takiej kaucji ująć w kolumnie nr 19 „Uwagi” Jak bowiem wynika z ust. 18 objaśnień do podatkowej księgi, kolumna ta może być także wykorzystywana m.in. do wpisywania obrotu opakowaniami zwrotnymi.
Odpowiadając zatem na pytanie postawione w tytule, należy wskazać, że nieodzyskana kaucja za butelki podlega księgowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie nr 15 w KPiR „Pozostałe wydatki”.
