Reklamacje w rozliczeniu księgowym stanowią nieodłączny element działalności przedsiębiorstw handlowych. Jeżeli zakupiony składnik majątku okaże się wadliwy, nabywca ma prawo skorzystać z przysługujących mu uprawnień i zgłosić problem sprzedawcy. Należy przy tym pamiętać, że właściwe ujęcie takich zdarzeń w księgach wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno po stronie sprzedawcy, jak i kupującego.
Zwrot towaru z tytułu reklamacji w księgach sprzedawcy
Po stronie sprzedawcy zwrócone towary można przyjąć z powrotem do magazynu na podstawie dowodu Pz „Przyjęcie z zewnątrz”. Ze względów ewidencyjnych zasadne jest wydzielenie stosownych kont analitycznych dotyczących towarów w reklamacji na koncie 330 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) oraz rozrachunków z reklamacji na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów). Zapis księgowy wygląda wówczas następująco:
- Wn konto 330 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji),
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów).
Jeżeli towary są ewidencjonowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen nabycia, równolegle ujmuje się odchylenia od cen ewidencyjnych związane z przyjmowanymi z powrotem towarami.
Uznanie reklamacji przez sprzedawcę wymaga przeksięgowania wartości reklamowanych towarów zapisem:
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów),
- Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Wystawioną fakturę korygującą ujmuje się natomiast w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 730 „Sprzedaż towarów”,
- Wn konto 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Jeżeli zwrócone w ramach reklamacji towary nie nadają się do dalszej odsprzedaży, ich wartość w cenie zakupu (nabycia) odpisuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Ewidencja w księgach rachunkowych wygląda wówczas następująco:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”,
- Ma konto 330 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji).
Ewentualne wydatki na utylizację, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, również zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Koszty utylizacji ujmuje się na podstawie faktury otrzymanej od firmy wykonującej usługę utylizacji.
Przykład 1.
Sprzedawca korzystający ze zwolnienia z VAT sprzedał kontrahentowi towary za 1000 zł. Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia wynosiła 700 zł. Nabywca zgłosił reklamację i zwrócił towary. Sprzedawca przyjął je do magazynu, uznał reklamację oraz wystawił fakturę korygującą sprzedaż. Ustalono, że zwrócone towary nie nadają się do dalszej odsprzedaży i zostały przekazane do utylizacji. Koszt usługi utylizacji, udokumentowany fakturą otrzymaną od firmy wykonującej usługę utylizacji, wyniósł 100 zł brutto.
Przyjęcie zwróconych towarów do magazynu:
Wn konto 330 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) – 700 zł,
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów) – 700 zł.
Uznanie reklamacji przez sprzedawcę:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenie reklamacji towarów) – 700 zł,
Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” – 700 zł.
Ujęcie faktury korygującej sprzedaż:
Wn konto 730 „Sprzedaż towarów” – 1000 zł,
Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” – 1000 zł.
Odpisanie zwróconych towarów, które nie nadają się do dalszej odsprzedaży:
Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – 700 zł,
Ma konto 330 „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) – 700 zł.
Ujęcie faktury za usługę utylizacji:
Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – 100 zł,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” – 100 zł.
Reklamacje w rozliczeniu księgowym
Sposób ujęcia zwrotu towarów z tytułu zgłoszonej reklamacji w księgach rachunkowych nabywcy jest uzależniony od tego, jak został ujęty w księgach zakup tych towarów. Jeżeli zakupione towary trafiły do magazynu i zostały objęte ewidencją bilansową, ich wydanie i postawienie do dyspozycji sprzedawcy można udokumentować dowodem Wz „Wydanie na zewnątrz”. Wyksięgowanie z ewidencji bilansowej towarów zwróconych sprzedawcy w ramach zgłoszonej reklamacji w księgach rachunkowych nabywcy ujmuje się zapisem:
Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
Ma konto 330 „Towary”.
Jeżeli towary są ewidencjonowane w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od cen nabycia, równolegle ujmuje się odchylenia od cen ewidencyjnych związane ze zwracanymi towarami.
Jeśli nabywca towarów, do których została zgłoszona reklamacja, nie prowadzi ewidencji magazynowej i odnosi ich wartość bezpośrednio w koszty w momencie zakupu (korzysta z uproszczenia wynikającego z art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości), to zwrot tych towarów do sprzedawcy z tytułu zgłoszenia reklamacyjnego wymaga wyksięgowania ich z kosztów na podstawie dowodu PK „Polecenie księgowania”. Wartość zwracanych towarów ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 731 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”,
W przypadku materiałów ujętych bezpośrednio w ciężar kosztów na koncie 401 „Zużycie materiałów i energii” w momencie zakupu, ich zwrot do sprzedawcy z tytułu reklamacji również wymaga wyksięgowania ich z kosztów w następujący sposób:
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 401 „Zużycie materiałów i energii”.
Jednostka może, w celach kontrolnych, objąć zwrócone w ramach reklamacji towary lub materiały ewidencją pozabilansową do czasu zakończenia postępowania reklamacyjnego i otrzymania decyzji o uznaniu bądź odrzuceniu reklamacji. Można dokonać następującego zapisu w ewidencji pozabilansowej:
Wn konto 931 „Zapasy obce”.
Po zakończeniu postępowania reklamacyjnego zapis podlega odwróceniu:
Ma konto 931 „Zapasy obce”.
Jeżeli sprzedawca uzna reklamację i wystawi fakturę korygującą dokumentującą zwrot towarów oraz zmniejszenie wartości sprzedaży, nabywca ujmuje ją w księgach rachunkowych następująco:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto 222 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Inne sposoby rozpatrzenia reklamacji
Zwrot towaru nie jest jedynym sposobem zakończenia postępowania reklamacyjnego. W zależności od charakteru wady oraz uzgodnień stron reklamacja może zostać rozpatrzona również poprzez obniżenie ceny, wymianę wadliwego towaru na wolny od wad albo jego naprawę w ramach gwarancji. Każdy z tych sposobów wywołuje odmienne skutki w ewidencji księgowej.
W przypadku obniżenia ceny reklamowany towar pozostaje u nabywcy, natomiast sprzedawca wystawia fakturę korygującą zmniejszającą wartość sprzedaży. U nabywcy korekta powoduje odpowiednie zmniejszenie wartości zakupionego towaru.
Jeżeli reklamacja zostaje rozpatrzona poprzez wymianę wadliwego towaru na wolny od wad, co do zasady nie powoduje to konieczności wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że wymiana następuje na składnik tego samego rodzaju i o tej samej wartości. Operacja jest dokumentowana odpowiednimi dowodami magazynowymi i polega na przyjęciu reklamowanego towaru oraz wydaniu nowego egzemplarza, bez zmiany wartości transakcji.
Odrębnym sposobem realizacji uprawnień reklamacyjnych jest naprawa gwarancyjna. Koszty napraw wykonywanych w okresie gwarancji ujmuje się jako koszty działalności operacyjnej jednostki. Jeżeli jednostka utworzyła wcześniej bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów na przewidywane naprawy gwarancyjne, ponoszone wydatki rozlicza z wykorzystaniem tych rozliczeń, zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Reklamacja wadliwego towaru może zostać rozliczona na kilka sposobów, a każdy z nich wywołuje określone skutki w księgach rachunkowych zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Sposób ewidencji zależy przede wszystkim od przyjętego sposobu ujmowania zapasów oraz sposobu zakończenia postępowania reklamacyjnego. Prawidłowe udokumentowanie i ujęcie reklamacji w księgach rachunkowych pozwala zachować zgodność z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rzetelnie odzwierciedlić przebieg zdarzeń gospodarczych.
