Wielokrotne korygowanie jednej faktury - czy jest możliwe?

Prawidłowe wystawianie faktur to fundament rzetelnej księgowości każdego przedsiębiorcy. W sytuacjach, gdy dokument sprzedaży zawiera błędy lub warunki transakcji ulegają zmianie, konieczne jest wystawienie korekty. Czy jednak dopuszczalne jest wielokrotne korygowanie jednej faktury dotyczącej tej samej sprzedaży? Odpowiedź na to pytanie oraz praktyczne wskazówki dotyczące tego procesu znajdziesz w poniższym artykule.

Faktura VAT oraz korekta

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) w przypadku sprzedaży dokonanej na rzecz innego podatnika konieczne jest wystawienie faktury.

Sama faktura jest dokumentem sformalizowanym, co oznacza, że musi być wystawiona w terminach i zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach ustawy o VAT. Ponadto musi zawierać elementy określone w art. 106e ustawy o VAT.

Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Nie można zatem uznać jej za prawidłową, jeśli sprzecznie z rzeczywistością dokumentuje operację, jaka w ogóle nie zaistniała, miała miejsce w innych rozmiarach lub między innymi podmiotami. W konsekwencji faktura nie korzysta z domniemania prawdziwości i nie ma charakteru aktu urzędowego.

Natomiast jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na jej treść lub okaże się, że zawiera błędy, fakturę korygującą wystawia podatnik, tj. sprzedawca.

Jak wynika z treści art. 106j ust. 1 ustawy o VAT: w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
2. (uchylony),
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury,

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Jak zaś podaje art. 106j ust. 2 ww. ustawy: faktura korygująca powinna zawierać:

1. (uchylony);
2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3. numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
4. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
5. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
7. (uchylony);
8. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
9. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Dodatkowo faktura korygująca może zawierać:

• wyrazy: FAKTURA KORYGUJĄCA albo KOREKTA;
• przyczynę korekty.

W konsekwencji faktury korygujące wystawia się w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Jeżeli więc dokument pierwotny zawiera pomyłki lub opisana w nim operacja uległa zmianie, to należy dokonać poprawy w ten sposób, aby zapis odzwierciedlał faktycznie dokonaną transakcję między określonymi podmiotami.

Faktury korygujące można podzielić na te, które powodują zmniejszenie obrotu i kwoty podatku należnego oraz na te, które wywołują skutki odwrotne, tj. ich podwyższenie.

W ramach powyższego rozróżnienia faktury korygujące można również podzielić ze względu na przyczynę ich wystawienia. Sposób rozliczenia wystawionych przez sprzedawcę faktur korygujących w sytuacji, gdy korekta powoduje podwyższenie podatku należnego, uzależniony jest od przyczyn, które spowodowały konieczność wystawienia danej faktury, tj. może ona być wystawiona:

• w celu naprawienia błędu, który spowodował zaniżenie kwoty podatku wykazanego w pierwotnej fakturze (np. niewłaściwa stawka podatku, błąd rachunkowy, zaniżenie wartości sprzedaży), lub
• z powodu innych przyczyn, np. podwyższenia ceny sprzedaży.

Czy wielokrotne korygowanie jednej faktury jest dopuszczalne?

Ustawa o VAT nie określa terminu na wystawienie korekty faktury (art. 106i ustawy o VAT odnosi się jedynie do terminów wystawienia faktur pierwotnych).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z 11 grudnia 2019 roku (I SA/Op 407/19) wskazał, że – co do zasady – faktury korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po ujawnieniu przyczyny korekty. W praktyce dochodzi jednak do sytuacji, że faktura zostaje wystawiona po dłuższym okresie. W konsekwencji okres rozliczeniowy, w którym wystawiono fakturę korygującą, nie jest tożsamy z okresem rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna korekty.

Przez okres, w którym powstała przyczyna korekty, należy rozumieć czas zaistnienia faktycznego zdarzenia powodującego podwyższenie lub obniżenie ceny, zwrot towaru, otrzymanie częściowej bądź całkowitej zaliczki, a także przyznanie upustu z tytułu reklamacji jakościowej lub bonusu.

To oznacza, że w każdym przypadku zaistnienia przyczyny korekty sprzedawca powinien wystawić stosowny dokument. Co ważne, czynność ta może być wykonywana wielokrotnie. Opierając się na art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, należy zauważyć, że dopuszcza się wystawienie kilku faktur korygujących do jednej faktury sprzedaży, o ile istnieje ku temu uzasadniona podstawa.

W tym miejscu pojawia się jednak pytanie – czy kolejna korekta powinna odnosić się do pierwotnej faktury, czy też do poprzedniej korekty?

W tym zakresie należy podkreślić, że ustawodawca nie przewidział możliwości wystawiania faktury korygującej do dokumentu o tym samym charakterze, wystawionego wcześniej. Zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy wymaga się natomiast odwołania do danych zawartych na fakturze, której dotyczy dana korekta. Jeżeli transakcja jest modyfikowana wielokrotnie, niezbędnym elementem każdego kolejnego dokumentu korygującego pozostaje odniesienie się do faktury pierwotnej.

Gdy kolejna faktura korygująca zmienia tę samą pozycję co poprzednia, należy uwzględnić już wcześniej zmodyfikowane dane, gdyż ostatni dokument odzwierciedla aktualny stan i cenę towaru. W przypadku wielokrotnych korekt na każdej kolejnej należy wskazać numer oraz datę faktury pierwotnej.

W świetle powyższego, jeśli zwrot towarów następuje po wystawieniu zbiorczej faktury korygującej, wnioskodawca powinien sporządzić kolejną korektę. Należy w niej odnieść się do pierwotnego dokumentu sprzedaży oraz uwzględnić wcześniejsze pomniejszenia lub powiększenia wartości transakcji.

Podsumowując powyższą analizę, należy zauważyć, że w razie potrzeby wystawienia kolejnego takiego dokumentu, powinien on zawsze odwoływać się do danych z faktury pierwotnej, a nie do sporządzonej wcześniej korekty.