Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu generuje różnego rodzaju wydatki. Przedsiębiorcy z pewnością chcieliby móc ująć je w kosztach uzyskania przychodów. Czy jest taka możliwość?
Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu
Osoby fizyczne, które założyły działalność gospodarczą, często decydują się na przekazanie określonej części prywatnego mieszkania bądź domu na siedzibę swojego przedsiębiorstwa.
Istotne jest jednak rozdzielenie kosztów na prywatne oraz poniesione w ramach działalności, ponieważ tylko te drugie mogą pomniejszyć dochód podatnika.
Przepisy nie regulują jednoznacznie kwestii rozliczania kosztów w zakresie prowadzonej działalności w lokalu prywatnym przedsiębiorcy.
Prowadzi to do wielu problemów w zrozumieniu sposobu rozdzielania kosztów osobno na prywatne i dotyczące działalności.
Najczęściej stosowanymi metodami akceptowanymi przez organy skarbowe są współczynniki obliczane na podstawie procentowego udziału metrażu powierzchni przeznaczonej na prowadzenie firmy w całości lokalu.
Innym pomocnym rozwiązaniem są odczyty z podliczników. W praktyce właściwe udokumentowanie wydatków ma kluczowe znaczenie ze względu na możliwość zakwestionowania zasadności ich poniesienia dla celów prowadzenia działalności gospodarczej.
Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów muszą mieć poniższe cechy.
Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu a opłaty na czynsz
Jednym z podstawowych wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę w kwestii prowadzenia firmy we własnym mieszkaniu jest czynsz administracyjny.
Czy taki czynsz będzie stanowił koszt uzyskania przychodu? Jak najbardziej tak.
Potwierdzają to także najnowsze interpretacje indywidualne, np. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 marca 2025 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.56.2025.2.MJ), w której potwierdza on, że: „[…] W sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części mieszkania stwierdzam, że między wydatkami związanymi z użytkowaniem i utrzymaniem mieszkania dotyczącymi czynszu a prowadzoną działalnością gospodarczą istnieje związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa wyżej.
Wydatki te mogą, zatem – pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania – stanowić koszty uzyskania przychodów w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania. […]”.
Wydatki na czynsz mieszkania wykorzystywanego również w działalności gospodarczej lokatora można ująć w kosztach uzyskania przychodów przy pomocy ww. proporcji, czyli jako iloraz metrażu pomieszczenia wykorzystywanego na potrzeby firmy oraz całej powierzchni mieszkania.
Przykład 1.
Przedsiębiorca będący właścicielem mieszkania o powierzchni 120 m2 wykorzystuje w swojej działalności pomieszczenie o wielkości 25 m2. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 1250 zł. Wydatki na czynsz możliwe do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wyniosą:
procentowy udział pokoju: 25 m2 / 120 m2 = 20,83%,
koszt przedsiębiorcy: 1250 zł × 20% = 110 zł.
Koszty mediów a działalność gospodarcza
Wydatki poniesione na media, czyli m.in. energia elektryczna, wywóz nieczystości, woda czy ścieki przy prowadzeniu działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu, również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
Przedsiębiorca musi jednak dokonać ich rzeczywistego wyodrębnienia:
wydatki na media poniesione na prowadzenie działalności,
wydatki na media poniesione na użytek prywatny mieszkania.
Chodzi tutaj o osobne liczniki za prąd, wodę, gaz czy osobny kosz na wywóz odpadów firmowych.
Jeżeli jednak przedsiębiorca nie jest w stanie tego uczynić, może także zastosować ww. proporcję.
Potwierdza to poniższe stanowisko.
W sytuacji wykorzystywania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części mieszkania stwierdzam, że między wydatkami związanymi z użytkowaniem i utrzymaniem mieszkania dotyczącymi czynszu i opłat administracyjnych oraz kosztów mediów a prowadzoną działalnością gospodarczą istnieje związek przyczynowo-skutkowy, o którym mowa wyżej. Wydatki te mogą zatem – pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania – stanowić koszty uzyskania przychodów w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystania mieszkania na cele działalności gospodarczej do całej powierzchni mieszkania. […]”.
Natomiast, gdy przedsiębiorca ma możliwość instalacji dodatkowych liczników, wówczas dadzą mu one możliwość rzeczywistego odczytu wykorzystania danego medium na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca będzie wyraźnie widział na fakturze, jakie zużycie generuje dany licznik za dane medium. Jeżeli jest to konieczne z uwagi na czytelność zużycia, powinien on sporządzić dokładny opis rozliczenia zużycia mediów, które zaliczy do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności.
Telefon i internet
Obecnie przedsiębiorcy prowadzący działalności w mieszkaniu, ale także poza mieszkaniem w większości przypadków wykorzystują telefony komórkowe. Bardzo rzadko spotykane są telefony stacjonarne użytkowane na cele prywatne i firmowe.
Natomiast często zdarza się, że internet jest zainstalowany do korzystania z niego w celach prywatnych. Gdy przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu, wykorzystuje wówczas część pasma internetowego do jej prowadzenia.
Jaka część wydatków na internet powinna być wtedy przyporządkowana do kosztów uzyskania przychodów?
Przecież kosztów abonamentu nie można zmierzyć i podzielić na użytek prywatny i działalności. Będzie on płacony stale niezależnie od faktu, czy jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, czy też nie.
W tym wypadku przedsiębiorca również może skorzystać z wcześniej wymienionej proporcji.
Ponadto, jak Pani wskazała, dostęp do internetu jest niezbędny do wykonywania obowiązków służbowych. Większość prowadzonych zajęć, działań promujących firmę oraz kontaktów z klientami odbywa się za pośrednictwem Internetu. Dodatkowo w opisie wskazała Pani, że planuje obliczać proporcję podziału wydatków na Internet na cele służbowe i prywatne. Na podstawie analizy czasu pracy i faktycznego użycia ustaliła Pani, że ok. 90% korzystania z internetu dotyczy działalności gospodarczej, natomiast ok. 10% – celów prywatnych. Proporcja ta wynika z charakteru Pani pracy, która opiera się w zdecydowanej większości na działalności online.
Reasumując, mając na względzie treść przytoczonych przepisów, stwierdzić należy, że może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione na Internet, zgodnie z przedstawionym w opisie sprawy podziałem kosztów, pozwalającym na określenie i rozgraniczenie celów prywatnych oraz firmowych, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania. Faktu tego nie zmienia okoliczność, że umowa z dostawcą usług telekomunikacyjnych została zawarta na Pani dane osobowe jako osoby fizycznej, a nie na dane firmy. […]”.
Warto wspomnieć o tym, że przedsiębiorca może również zdecydować się na zawarcie osobnych umów na usługi telekomunikacyjne oraz internetowe wykorzystywane jedynie na potrzeby prowadzonej firmy, wówczas całość kosztów będzie mógł zaliczyć na poczet kosztów podatkowych.
Odsetki od kredytu hipotecznego
Posiadanie własnego mieszkania często wiążę się z zaciągnięciem na jego zakup kredytu hipotecznego.
Jeżeli przedsiębiorca wprowadzi jego część do ewidencji środków trwałych, będzie mógł zaliczać do kosztów uzyskania przychodów zapłacone lub skapitalizowane odsetki. Do ustalenia ich wartości możliwe jest wykorzystanie wspomnianego współczynnika procentowego.
Co istotne, odsetki zapłacone przed momentem wprowadzenia mieszkania do środków trwałych nie przepadają. Mogą one bowiem powiększyć wartość początkową mieszkania oraz trafić do kosztów przedsiębiorstwa za pośrednictwem odpisów amortyzacyjnych.
* są faktycznie zapłacone,
* pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami,
* nie zwiększają kosztów inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji.
Z powyższych przepisów wynika, że aby prawidłowo rozliczyć koszty uzyskania przychodów, istotny jest moment poniesienia przez podatnika wydatków związanych ze spłatą odsetek od kredytu (pożyczki).
Skoro wskazany przez Pana lokal mieszkalny jest w części wykorzystywany w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, to odsetki od kredytu hipotecznego w części proporcjonalnie przypadającej na powierzchnię wykorzystywaną w Pana działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów tej działalności.
Wobec powyższego zapłacone przez Pana odsetki od kredytu hipotecznego, proporcjonalnie do zajmowanej na działalność gospodarczą powierzchni lokalu mieszkalnego, będą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.
Tym samym Pana stanowisko uznałem za prawidłowe. […]”.
Odpisy amortyzacyjne
Zgodnie z art. 22c pkt 2 ustawy o PIT amortyzacji nie podlegają budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy.
Przedsiębiorca, który wprowadził do ewidencji środków trwałych lokal mieszkalny, nie może ujmować w kosztach uzyskania przychodów jakiejkolwiek części odpisów amortyzacyjnych liczonych od wartości początkowej tego mieszkania.
Potwierdzają to niemal wszystkie interpretacje indywidualne wydawane po dniu wejścia w życie ww. ograniczenia, np. interpretacja indywidualna z 15 maja 2026 roku (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.142.2026.1.LG).
Pozostaje liczyć, że w przypadku praw nabytych, zanim ww. przepis wszedł w życie, kierunek rozstrzygnięć jednak ulegnie zmianie na korzyść podatników.
Ewidencja wydatków dotyczących prowadzenia działalności w mieszkaniu w KPiR
Nawiązując do § 8 ust. 2 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki na czynsz, media, odsetki dotyczące mieszkania, w którym przedsiębiorca prowadzi działalność, ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów przy pomocy dowodu wewnętrznego. Faktury i rachunki są wystawione imiennie na przedsiębiorcę jako na osobę prywatną, a zatem nie podlegają bezpośredniemu ujęciu w PKPiR, a właśnie na podstawie dowodu wewnętrznego. Podstawą jego sporządzenia jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, którego kopię należy dołączyć do dowodu.
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy użytkują część lub całość mieszkania na prowadzenie działalności, ewidencjonują wydatki przeznaczone na działalność w kolumnie 13 – pozostałe wydatki. Podstawą jego sporządzenia jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, którego kopię należy dołączyć do dowodu.
