Osoby fizyczne, które zdecydowały się na prowadzenie działalności gospodarczej często decydują się na przekazanie określonej części prywatnego mieszkania bądź domu na siedzibę swojego przedsiębiorstwa. W tym celu wprowadzają lokal do ewidencji środków trwałych, przez co posiadają prawo do częściowego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z jego bieżącym użytkowaniem. Istotne jest jednak rozdzielenie kosztów na prywatne oraz te poniesione w ramach działalności, ponieważ tylko te drugie mogą pomniejszyć dochód podatnika.
Przepisy nie regulują jednoznacznie kwestii rozliczania kosztów w zakresie prowadzonej działalnościw lokalu prywatnym przedsiębiorcy. Prowadzi to do wielu problemów w zrozumieniu sposobu rozdzielania kosztów osobno na prywatne i dotyczące działalności. Najczęściej stosowanymi metodami akceptowanymi przez organy skarbowe są współczynniki obliczane na podstawie procentowego udziału metrażu powierzchni przeznaczonej na prowadzenie firmy w całości lokalu. Jednak nie w każdej sytuacji, zastosowanie współczynnika jest możliwe. Innym pomocnym rozwiązaniem są odczyty z liczników lub billingów. W praktyce jednak właściwe udokumentowanie wydatków ma kluczowe znaczenie ze względu możliwości zakwestionowania zasadności ich poniesienia dla celów prowadzenia działalności gospodarczej.
Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu a opłaty na czynsz
W kwestii wydatków na czynsz mieszkania wykorzystywanego również w działalności gospodarczej lokatora, zastosowanie będzie miał wspomniany na wstępie współczynnik. Należy go wyliczyć jako iloraz metrażu pomieszczenia wykorzystywanego na potrzeby firmy oraz całej powierzchni mieszkania.
Przykład: Przedsiębiorca będący właścicielem mieszkania o powierzchni 100m2 wykorzystuje w swojej działalności pomieszczenie o wielkości 20m2. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 550 zł. Zatem, aby wyliczyć wartość opłaty, którą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów należy postąpić następująco:
- procentowy udział pokoju: 20 m2 / 100 m2 = 20%,
- koszt przedsiębiorcy: 550 zł x 20% = 110 zł
Koszty mediów a działalność gospodarcza
Wydatki poniesione na media, czyli m.in. energia elektryczna, wywóz nieczystości, woda czy ścieki przy prowadzeniu działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jednak w tej kwestii także istotne jest rozdzielenie ich wielkości pomiędzy zużycie na cele prywatne i służbowe.
Nie znajdzie w tym przypadku zastosowania wcześniej wykorzystany współczynnik, ponieważ przedsiębiorca niektóre media wykorzystuje w ramach działalności w znacznie mniejszym stopniu niż wykazany udział. Przykładowo energia elektryczna potrzebna do funkcjonowania sprzętów firmowych (komputer, drukarka, itp.) będzie przez nie znacznie mniej wykorzystywana w porównaniu z urządzeniami gospodarstwa domowego tj. pralka czy lodówka.
Rozwiązaniem może być instalacja dodatkowych liczników, które umożliwią jednoznaczny odczyt wykorzystania danego medium na potrzeby przedsiębiorstwa lub sporządzenie notatki wyjaśniającej logiczny sposób rozliczania kosztów. Dokładny opis jest ważny głównie ze względu na możliwość zakwestionowania wydatków w kosztach uzyskania przychodu przez organy skarbowe.
Telefon i internet
Posiadając w mieszkaniu prywatny telefon lub internet oraz wykorzystując go przy prowadzeniu działalności gospodarczej, należy również zwrócić uwagę, jaka część wydatków ma związek z prowadzoną działalnością. W przypadku telefonu zastosowanie mają np. bilingi, na których przedsiębiorca powinien zaznaczyć, które połączenia należą do służbowych. Co istotne, kosztów nie można powiększyć o abonament opłacany od takiego telefonu, ponieważ będzie on płacony stale niezależnie od faktu, czy jest on wykorzystywany w działalności gospodarczej, czy też nie.
Podobne zasady rozliczania kosztów obowiązują również w kwestii prywatnego internetu. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się na zawarcie osobnych umów na usługi telekomunikacyjne oraz internetowe wykorzystywane jedynie na potrzeby prowadzonej firmy, wówczas całość kosztów będzie mógł zaliczyć na poczet kosztów podatkowych.
Odsetki od kredytu hipotecznego
Jak wiadomo, posiadanie własnego mieszkania często wiążę się z zaciągnięciem na jego zakup kredytu hipotecznego. Wówczas, jeżeli przedsiębiorca wprowadzi jego część do ewidencji środków trwałych, będzie mógł zaliczać do kosztów uzyskania przychodów zapłacone lub skapitalizowane odsetki. Do ustalenia ich wartości możliwe jest wykorzystanie wspomnianego współczynnika procentowego.
Co istotne, odsetki zapłacone przed momentem wprowadzenia mieszkania do środków trwałych nie przepadają. Mogą one bowiem powiększyć wartość początkową mieszkania oraz trafić do kosztów przedsiębiorstwa za pośrednictwem odpisów amortyzacyjnych.
Odpisy amortyzacyjne
Aby przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej wprowadzonego do środków trwałych mieszkania, musi ono spełniać warunki określone ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, umożliwiające uznanie go za środek trwały.
Zgodnie z definicją środka trwałego, powinien on stanowić własność lub współwłasność podatnika, bądź zostać przez niego nabyty lub wytworzony we własnym zakresie. Dodatkowo musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do ewidencji, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok.
Ewidencja wydatków w KPiR
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, którzy wprowadzili całość lub część prywatnego mieszkania do środków trwałych, powinni ewidencjonować koszty z nim związane w kolumnie 13 - pozostałe wydatki. Jak wynika z rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, do udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą służy dowód wewnętrzny. Podstawą jego sporządzenia jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, którego kopię należy dołączyć do dowodu.
