Książka kontroli przedsiębiorcy - czym jest?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia różnego rodzaju dokumentacji, wśród której powinna znaleźć się m.in. książka kontroli przedsiębiorcy. Czym dokładnie ona jest i kiedy powstaje obowiązek jej prowadzenia?

Kontrola przedsiębiorcy

Kontrola działalności gospodarczej jest przeprowadzana na podstawie regulacji przepisów Ustawy - Prawo przedsiębiorców. Co do zasady jest ona planowana i przeprowadzana po uprzednim przeanalizowaniu prawdopodobieństwa dokonywania naruszeń przez oznaczonego przedsiębiorcę. Kontrole są najczęściej wszczynane na skutek wykrycia nieprawidłowości przez odpowiednie urzędy lub zgłoszeń pracowników albo konsumentów.

Pamiętajmy, że każda planowana kontrola co do zasady musi być odpowiednio wcześniej zgłoszona danemu przedsiębiorcy. Jeśli jednak podjęcie odpowiednich czynności sprawdzających ma przeciwdziałać przestępstwu lub wykroczeniu, takie zawiadomienie nie jest konieczne.

Książka kontroli przedsiębiorcy

Zgodnie z treścią art. 57 ust. 1–2 Prawa przedsiębiorców przedsiębiorca prowadzi i przechowuje w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książka ta jest niezbędnym dokumentem, który musi pojawić się w firmie już od pierwszej przeprowadzonej kontroli. Miejscem jej przechowywania jest oczywiście siedziba danego przedsiębiorcy.

Osoba prowadząca jakąkolwiek działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania nie tylko książki kontroli, lecz także wszelkiej dokumentacji związanej z czynnościami kontrolnymi, a więc:

• zawiadomień o wszczęciu kontroli;

• upoważnień do przeprowadzenia kontroli nadawanych konkretnym osobom przez organ kontrolny;

• protokołów z przeprowadzonej kontroli;

• dokumentacji związanej z zaleceniami pokontrolnymi, w tym wszelkimi decyzjami administracyjnymi dotyczącymi nałożenia kar na przedsiębiorcę;

• odwołań przedsiębiorcy od rozstrzygnięć pokontrolnych i wszelkich decyzji administracyjnych.

Książka kontroli może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie ma przy tym przeszkód, aby przedsiębiorca stosował te dwa rozwiązania – tradycyjna postać książki będzie zawierała oryginały dokumentów, natomiast forma elektroniczna ich cyfrowe kopie. Warto dodać, że postać elektroniczna jest szczególnie dobrym rozwiązaniem dla firm prowadzących szeroką działalność, których oddziały są rozlokowane w wielu różnych miejscach kraju lub świata – przedsiębiorca ma dostęp do konkretnej dokumentacji kontrolnej z każdego miejsca i w zasadzie o każdej porze. Cyfrowa książka kontroli powinna być jednak należycie zabezpieczona.

Co zawiera książka kontroli przedsiębiorcy?

Książka kontroli musi zawierać w sobie wpisy obejmujące:

• oznaczenie organu kontroli,

• oznaczenie upoważnienia do kontroli,

• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

• daty podjęcia i zakończenia kontroli.

Ustawodawca nie przedstawił jednak żadnego wzoru lub formularza, który musi być wykorzystywany przy tworzeniu książki kontroli – dotyczy to zarówno jej formy pisemnej, jak i tradycyjnej. W tym zakresie osoba prowadząca działalność gospodarczą ma pełną dowolność i swobodę. Książka kontroli może więc przybrać postać segregatorów, osobnej dedykowanej księgi papierowej, a nawet folderu lub zestawu plików na komputerze. W praktyce przybiera ona postać tabeli z poszczególnymi kolumnami przeznaczonymi na wpisywanie niezbędnych danych.

Książka kontroli przedsiębiorcy - jak długo należy ją przechowywać?

Kontrola wobec przedsiębiorcy może być wszczęta w zasadzie w każdym czasie. Powoduje to, że obowiązek przechowywania książki kontroli jest bezterminowy – trwa on tak długo, jak długo jest wykonywana dana działalność gospodarcza. Oczywiście wraz z chwilą jej zakończenia ustaje obowiązek posiadania książki kontroli.

Książka kontroli przedsiębiorcy - jakie obowiązki?

Posiadanie i przechowywanie książki kontroli jest podstawowym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Musi on jednak pamiętać o konieczności przedstawiania księgi na żądanie każdego kontrolera – nawet gdy dotyczy to kontroli wykonywanych wiele lat wcześniej, które nie wykazały żadnych nieprawidłowości.

Co jednak w przypadku, gdy przedsiębiorca podlega kilku kontrolom w jednym czasie, np. kontroli skarbowej oraz koncesyjnej? W tej sytuacji co do zasady niemożliwe jest udostępnienie książki kontroli wszystkim kontrolerom. Z drugiej strony, jeśli dana firma prowadzi księgę w dwóch formach (pisemnej oraz cyfrowej), każdy z kontrolerów może otrzymać dostęp do książki w różnych postaciach. Oczywiście przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia księgi kontrolnej w kilku formach – ustawodawca nakazuje bowiem posiadanie książki tylko w jednym egzemplarzu. W tym przypadku wprowadza się zwolnienie od obowiązku okazywania księgi na żądanie kontrolera, pod warunkiem, że w danej chwili znajduje się ona w posiadaniu innego właściwego organu sprawdzającego. Pamiętajmy jednak, że przedsiębiorca musi okazać księgę w terminie 3 dni roboczych od daty jej zwrotu – obowiązek ten należy wykonać w siedzibie organu kontrolnego. Aby uniknąć kłopotów w takiej sytuacji, warto więc posiadać księgę w formie cyfrowej, która może być udostępniania wielu podmiotom kontrolnym jednocześnie i to wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Książka kontroli przedsiębiorcy - co może zrobić organ kontrolny?

Wiemy już, że przedsiębiorca musi udostępniać księgę kontroli na żądanie każdego organu kontrolującego – nie oznacza to jednak, że kontrolujący ma prawo wynosić ją poza siedzibę przedsiębiorstwa. Księga musi być udostępniana w siedzibie przedsiębiorcy lub wyjątkowo w siedzibie organu kontrolującego, ale przy obecności kontrolowanego lub wyznaczonego przez niego pracownika. Taka regulacja ma przeciwdziałać ewentualnym nadużyciom ze strony kontrolerów, np. pod postacią dopisywania nieprawdziwych informacji do poprzednich kontroli lub niszczenia istniejących dokumentów.

Książka kontroli przedsiębiorcy - jakie kary?

Okazuje się, że polski ustawodawca w ogóle nie wprowadził do Prawa przedsiębiorców regulacji związanych z naruszeniem przepisów dotyczących posiadania księgi kontrolnej. W praktyce oznacza to, że nie ma sankcji za naruszenie obowiązku posiadania i uaktualniania książki kontroli. Innymi słowy, istnieje obowiązek posiadania takiej dokumentacji, jednak brak jego realizacji nie powoduje żadnych konsekwencji, przynajmniej ze strony samych kontrolerów.

Podobna sytuacja dotyczy nieokazania książki kontroli na żądanie kontrolera. Jeśli przedsiębiorca nie dopełni tego obowiązku, organ kontrolny nie dysponuje żadnymi środkami prawnymi, aby ukarać taką osobę. Nie można więc skutecznie zmusić przedsiębiorcy do okazania księgi kontrolnej, zwłaszcza gdy istnieją podejrzenia nadużyć z jego strony. Pamiętajmy jednak, że kontrolerzy mogą w tej sytuacji opisać odmowę okazania księgi w protokole pokontrolnym, nie może to mieć jednak żadnego wpływu na czynności dokonywane w ramach bieżącej kontroli. Co ciekawe, taka sytuacja będzie miała również miejsce, gdy przedsiębiorca udostępni całkowicie pustą księgę kontroli, mimo że wcześniej był kontrolowany.

Pomimo że organ kontrolny nie ma możliwości ukarania przedsiębiorcy za brak lub nieokazanie księgi kontroli, mogą to uczynić odpowiednie organy skarbowe. Zgodnie bowiem z treścią art. 83 Kodeksu karnego skarbowego, kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, audytu lub czynności audytowych udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę bądź inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca tego czynu podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

W praktyce kontrolerzy mogą więc zawiadomić odpowiednie organy skarbowe o braku książki kontroli lub odmowie jej okazania, co będzie skutkowało wszczęciem postępowania karnego skarbowego.

Książka kontroli przedsiębiorcy - podsumowanie

Książka kontroli przedsiębiorcy jest formą zbioru dokumentacji kontroli przeprowadzanych w danej firmie. Obowiązek jej posiadania i aktualizowania spoczywa na każdej osobie wykonującej działalność gospodarczą. Książka kontroli może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorca może nie prowadzić takiej księgi lub odmawiać udostępnienia jej kontrolerowi, jednak naraża się wówczas na odpowiedzialność karną skarbową pod postacią grzywny.