Obowiązki związane z przyjmowaniem zgłoszeń naruszeń prawa, określone w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów – dalej „ustawa” – ciążą m.in. na pracodawcach w odniesieniu do zatrudnionych przez nich pracowników. Głównym celem uregulowań zawartych w ustawie jest uchronienie osób informujących o zachowaniach niezgodnych z prawem przed negatywnymi konsekwencjami, w szczególności przed odwetem. Jakie działania powinien podjąć pracodawca na zgłoszenie naruszenia prawa? Wyjaśniamy w artykule.
Kiedy pracownik jest sygnalistą?
Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. W szczególności sygnalistą może być pracownik, a podmiotem, do którego kierowane jest zgłoszenie naruszenia prawa – pracodawca.
Naruszeniem prawa w rozumieniu ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.:
korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych.
Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Przykład 1.
Pracownik samorządowy, zatrudniony przy wykonywaniu zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych, był świadkiem wręczenia łapówki jego przełożonemu przez wykonawcę ubiegającego się o uzyskanie zamówienia publicznego. Pracownik poinformował o tym swojego pracodawcę. W tych okolicznościach pracownikowi przysługuje status sygnalisty, gdyż jego zgłoszenie dotyczyło naruszenia prawa w dziedzinie przewidzianej ustawą i zostało dokonane w kontekście związanym z pracą.
Pracodawca powinien potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
Zgłoszenie naruszenia prawa – poufność
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy, który został poinformowany o naruszeniu prawa, jest – poza potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia – zapewnienie ochrony poufności tożsamości sygnalisty. Konieczne jest zagwarantowanie, aby procedura zgłoszeń naruszeń prawa oraz związane z przyjmowaniem tych zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, mogą podlegać ujawnieniu tylko za jego wyraźną zgodą.
Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych wymienionych wyżej osób mogą być dopuszczone wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie pracodawcy. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
Zakaz działań odwetowych
Pracodawca musi zapewnić, aby wobec pracownika będącego sygnalistą nie były podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Do wspomnianych zakazanych działań ustawa zalicza działania polegające w szczególności na:
odmowie nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
mobbingu;
dyskryminacji;
niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Za działania odwetowe uważa się także próbę lub groźbę zastosowania wyżej wymienionych środków.
Pracownik będący sygnalistą podlega ochronie w opisanym wyżej zakresie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Przykład 2.
Pracownik, który otrzymał negatywną ocenę wyników pracy, zarzucił pracodawcy, że było to działanie odwetowe w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa, dokonanym przez pracownika pół roku wcześniej. Pracodawca wykazał jednak na podstawie zgromadzonych przez siebie dowodów, że wystawienie negatywnej oceny było uzasadnione obiektywnymi względami, a zatem nie miało charakteru działania odwetowego. Wspomniana ocena została wydana na podstawie przeprowadzonej przez pracodawcę analizy sposobu i stopnia wywiązywania się przez pracownika z przydzielonych mu obowiązków. W wyniku tej analizy pracodawca ustalił wiele przypadków zaniedbań w wykonywaniu zadań pracowniczych, co było sukcesywnie przez pracodawcę dokumentowane. W tych okolicznościach pracodawca uwolnił się od zarzutu podejmowania działań odwetowych.
Działania następcze
Skoro do pracodawcy dociera informacja o możliwym naruszeniu prawa, to – poza ochroną sygnalisty – musi on podjąć działania polegające na sprawdzeniu otrzymanego sygnału, a w razie jego potwierdzenia – odpowiednio zareagować (w szczególności wdrożyć adekwatne środki zapobiegawcze lub naprawcze, a w uzasadnionych przypadkach zawiadomić właściwe organy powołane do ścigania czynów karalnych).
Tę aktywność pracodawcy ustawa nazywa działaniami następczymi, definiowanymi jako działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Przykład 3.
Pracodawca otrzymał zgłoszenie o nieuprawnionym kopiowaniu przez jednego z pracowników danych osobowych z bazy klientów pracodawcy i przekazywaniu tych danych firmie konkurencyjnej. W związku z tym, na polecenie pracodawcy, podjęto działania następcze, w których wyniku ustalono, że wspomniany pracownik przesyłał ze służbowego adresu poczty elektronicznej pliki z danymi osobowymi klientów innej firmie. W następstwie tych ustaleń pracownik został zwolniony z pracy z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, wprowadzono w zakładzie pracy zabezpieczenia organizacyjno-techniczne w celu ograniczenia ryzyka podobnych naruszeń w przyszłości oraz skierowano do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przetwarzania danych osobowych w niedopuszczalny sposób.
Pracodawca ma obowiązek przekazać sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (lub – w przypadku nieprzekazania tego potwierdzenia – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną).
Opisane wyżej działania pracodawcy, wymagane ustawą, dotyczą przypadków dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa przez zatrudnionych u niego pracowników, czyli tzw. zgłoszeń wewnętrznych. Przedmiotem regulacji zawartych w ustawie są również zgłoszenia zewnętrzne, które mogą być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego. Na podmiotach tych ciążą co do zasady analogiczne obowiązki do wyżej przedstawionych. Ustawa przewiduje też możliwość dokonania przez sygnalistę tzw. ujawnienia publicznego, czyli podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej – gdy tryby zgłoszenia wewnętrznego ani zgłoszenia zewnętrznego nie powodują właściwej reakcji podmiotów, do których zgłoszenia te skierowano.
