Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT - już od września 2019 roku!

Od września 2019 r. obowiązywać będzie tzw. biała lista podatników VAT. Mają znajdować się na niej informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Wpłata na rachunek inny niż wskazany na białej liście będzie sankcjonowana. Co zatem grozi kontrahentowi, a co przedsiębiorcy za wpłatę należności na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście podatników VAT? 

Czym jest i jakie dane będzie zawierać biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników to prowadzony przez szefa KAS elektroniczny wykaz przedsiębiorców:

  • w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo których wykreślił z rejestru jako podatników VAT;

  • zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Biała lista podatników będzie zawierać przede wszystkim numery rachunków bankowych przedsiębiorców, na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat (są to konta wpisane w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP lub CEIDG).

Na białej liście mają być zebrane rozproszone obecnie informacje. Kontrahenta będzie można wyszukać nie tylko po NIP-ie, lecz także po fragmencie nazwy czy nazwiska podmiotu. Na białej liście podatników będą mogły być umieszczane wyłącznie rachunki rozliczeniowe. Ma to na celu wyeliminowanie procederu płatności split payment na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe.Jeżeli kontrahent przeleje pieniądze na inny rachunek niż wskazany na białej liście, to kwoty ponad 15 tys. zł nie rozliczy w kosztach uzyskania przychodu. Stąd też, aby uniknąć przykrych konsekwencji, przy każdej wpłacie trzeba będzie sprawdzać, czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście.

Istotne będzie przy tym, czy rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie w dniu przelewu. Decydującym jest zatem dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Od powyższej zasady jest jednak wyjątek. Kwotę ponad 15 tys. zł będzie można rozliczyć w kosztach, mimo że wpłata będzie na inny rachunek bankowy niż wskazany w wykazie, gdy wpłacający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym (wpłatę na inny rachunek niż ten na białej liście) właściwym dla sprzedawcy.

Oprócz rachunków bankowych biała lista podatników VAT będzie zawierać:

  • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;

  • numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;

  • numer REGON, o ile został nadany;

  • numer PESEL, o ile podmiot posiada;

  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;

  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;

  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;

  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;

  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;

  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;

  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;

  • podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Pozostałe założenia dotyczące białej listy podatników VAT

  • Wykaz ma być udostępniony:

    • w biuletynie publicznym Ministerstwa Finansów,

    • w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Urząd skarbowy do białej listy chce wykorzystać numery kont bankowych udostępnione mu przez System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej (STIR).

Dodatkowo fikus chce przekazać informacje o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT instytucjom finansowym (bankom, SKOK-om), aby mogły one stworzyć narzędzia, które pozwolą przedsiębiorcom automatycznie (już na etapie przelewu) zweryfikować, czy płacą na zarejestrowane konto. Jednakże będzie to prawo banków, a nie ich obowiązek – i to od instytucji finansowej zależy, czy z niego skorzysta. Na białej liście będzie można sprawdzić dane kontrahenta z ostatnich 5 lat, starsze będą usuwane.Podmiot, którego dane zostały zawarte w wykazie, może złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wniosek o usunięcie lub sprostowanie tych danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym, wraz z uzasadnieniem. Szef KAS ma prawo odmówić żądania z wniosku, jeśli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym.

Kiedy biała lista podatników VAT zacznie obowiązywać?

Przepisy o białej liście podatników VAT wejdą w życie 1 września 2019 r. Od tej daty powinien już funkcjonować dany wykaz podatników.

Natomiast sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w białej liście zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Stąd też wpłaty na inne konto niż podane w wykazie w terminie od 1 września 2019 do 1 stycznia 2020 r. nie będą sankcjonowane.

Biała lista podatników - problem dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorca w związku z wejściem w życie przepisów dotyczących białej listy podatników będzie miał więcej obowiązków administracyjnych przy prowadzeniu swojej działalności gospodarczej. Zakładając, że przedsiębiorca dokona w ciągu miesiąca kilku zakupów o wartości równej lub powyżej 15 tys. zł od czynnych podatników VAT, to aby móc je wprowadzić w koszty podatkowe będzie musiał weryfikować czy rachunek bankowy sprzedawcy na dzień zlecenia przelewu był umieszczony na liście. Jeśli rachunek nie znajdował się na liście podatnik będzie miał 3 dni robocze na złożenie pisma w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy i tym samym będzie mógł zakup wprowadzić w koszty.

Jak wskazuje ustawodawca, brak możliwości ujęcia w kosztach podatkowych wyżej wymienionego wydatku nieopłaconego na rachunek z wykazu białej listy podatników wchodzi w życie dopiero od 1 stycznia 2020 roku.

Przedsiębiorcy będą też musieli mieć na uwadze, że biała lista nie będzie uwzględniać rachunków prywatnych tj. ROR. Zatem podatnik za każdym razem, gdy będzie płacił na rachunek prywatny sprzedawcy a wartość transakcji będzie równa lub powyżej 15 tys. zł będzie musiał składać zawiadomienie w urzędzie skarbowym sprzedawcy. Wobec tego biała lista podatników dołoży znacznej pracy przedsiębiorcom, którzy będą musieli albo samodzielnie weryfikować rachunki bankowe albo korzystać z systemów zewnętrznych np. do prowadzenia księgowości, które będą posiadały funkcję weryfikacji rachunku bankowego.

Ministerstwo Finansów niedawno opublikowało testowe API, za pomocą którego możliwe jest stworzenie integracji z białą listą podatników VAT. Dostawcom oprogramowania trudno będzie utworzyć sprawną integrację tak, aby działała w dniu wejścia przepisów. Co ważne, korzystanie z API ma być limitowane. Możliwe będzie złożenie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, co daje łącznie 300 podmiotów. Jeśli dzienny limit zostanie wyczerpany to dostęp będzie zablokowany do godziny 0:00.

Podsumowując, głównym założeniem nowelizacji ustawy jest wprowadzenie białej listy podatników VAT, na której mają znajdować się m.in. rachunki rozliczeniowe przedsiębiorstw. Wpłata na rachunki inne niż podane w wykazie będzie skutkować przykrymi konsekwencjami dla nabywcy. Wspomniane konsekwencje nie dotkną jednak podatników, którzy złożą w urzędzie zawiadomienie, że wpłacają na inne konto niż podane na białej liście.