Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT – Czym jest i jakie dane zawiera?

1 września 2019 r. do dyspozycji przedsiębiorców oddana została tak zwana biała lista podatników VAT. Jest to wykaz określonych przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT. W obrocie gospodarczym służy on przede wszystkim do weryfikowania wiarygodności kontrahentów. Ma to szczególne znaczenie przy rozliczaniu podatku, gdzie prawo podatkowe uzależnia jego odliczenie od określonego kontekstu.

Wykaz zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. 

Czym jest i jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników to prowadzony przez szefa KAS elektroniczny wykaz przedsiębiorców:

  • w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo których wykreślił z rejestru jako podatników VAT;

  • zarejestrowanych jako podatnicy VAT – w tym tych, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona;

  • z rachunkami bankowymi zgłoszonymi w urzędzie.

biała lista podatników

Rachunek zgłoszony do białej listy a prawo do ujęcia kosztu

Biała lista podatników zawiera numery rachunków bankowych przedsiębiorców, na które kontrahenci powinni dokonywać płatności, w przypadku gdy wartość transakcji przekracza 15 tys. PLN (są to konta wpisane w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP-8 lub CEIDG).

Istotne jest przy tym, czy rachunek bankowy widniał zarejestrowany w wykazie w dniu przelewu. Decydującym jest zatem dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy. W przypadku, gdy rachunek nie będzie widniał w wykazie, podatnikowi nie będzie przysługiwało prawo do ujęcia kosztu.

Od powyższej zasady jest jednak wyjątek. Kwotę ponad 15 tys. PLN można rozliczyć w kosztach, pomimo że zapłata zostanie uiszczona na rachunek bankowy inny niż ten wskazany w wykazie, gdy wpłacający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym (wpłatę na inny rachunek niż ten na białej liście) właściwym dla sprzedawcy.

Inne informacje na białej liście

Oprócz rachunków bankowych biała lista podatników VAT zawiera:

  • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
  • numer, za którego pomocą podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
  • numer REGON, o ile został nadany;
  • numer PESEL, o ile podmiot posiada;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres rejestracyjny, w przypadku braku adresu stałego miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL;
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT?

Białą listę podatników VAT można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Co musi zrobić przedsiębiorca, by być na białej liście

Przepisy praktycznie nie nakładają na podatników żadnych dodatkowych obowiązków nad te, które do tej pory obowiązywały. Jeżeli przedsiębiorca aktualizował informacje o rachunkach bankowych oraz swoim statusie podatkowym, to wszystkie potrzebne informacje szef KAS pobierze z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, podatnik może wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.Jak dodać rachunek bankowy na białą listę opisywaliśmy w artykule: Numeru rachunku nie ma na białej liście podatników - co należy zrobić?

Sankcje od 1 stycznia 2020 roku

Pomimo że ustawa już obowiązuje, jej konsekwencje w postaci sankcji wejdą z dniem 1 stycznia 2020 r. W praktyce, jeżeli płatność przekroczy 15 tys. PLN, to przedsiębiorca będzie musiał przelać należność na konto kontrahenta wskazane na białej liście. Za przelew na rachunek inny niż widniejący na białej liście będą sankcje. Nabywca:

  • nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów,
  • będzie odpowiadał solidarnie ze sprzedawcą za VAT z tego tytułu.

Przepisy przewidują możliwość uniknięcia sankcji. Podatnik będzie mógł się od nich uwolnić, jeżeli powiadomi naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na konto spoza białej listy. Ma na to trzy dni.