1 września 2019 r. do dyspozycji przedsiębiorców oddana została tak zwana biała lista podatników VAT. Jest to wykaz określonych przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT. W obrocie gospodarczym służy on przede wszystkim do weryfikowania wiarygodności kontrahentów. Ma to szczególne znaczenie przy rozliczaniu podatku, gdzie prawo podatkowe uzależnia jego odliczenie od określonego kontekstu. W artykule kompleksowo opisujemy wykaz podatników VAT i konsekwencje jego wprowadzenia.
Biała lista podatników VAT – wprowadzenie
Biała lista podatników VAT zwana również jako wykaz podatników VAT, jest jedną ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i został udostępniony na stronie:
- BIP MF - https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
- Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/
Wykaz posiada funkcjonalność umożliwiającą weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień, licząc do 5 lat wstecz.
Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT zawiera następujące dane:
- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został nadany,
- status podmiotu:
- w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji, albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
- numer REGON, o ile został nadany,
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
- adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
- numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR).
Rodzaje rachunków bankowych a biała lista podatników VAT
Tak jak zostało wskazane powyżej, w wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych (firmowych, nie dotyczy ROR używanych przez osoby prywatne) oraz imiennych rachunków w SKOK podatników, które zostały otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością. Poniższa tabela przedstawia zależności między zapłatą na różne rachunki bankowe a białą listą podatników.
| Rodzaj rachunku bankowego/płatności | Biała lista podatników |
| Rachunki wirtualne | Nie są one widoczne w wykazie i nie podlegają one obowiązkowi ich zgłoszenia w US. |
| Rachunki podmiotów zagranicznych | Brak konsekwencji, jeśli płatność dokonywana jest za fakturę dokumentującą WNT, importu towarów czy importu usług. |
| Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne | Nie są widoczne w wykazie. Jeśli nabycie miało miejsce od podatnika VAT czynnego, mogą powstać negatywne konsekwencje z tytułu płatności na taki rachunek. |
| Rachunki gospodarki własnej i tzw. rachunki cesyjne banków i SKOK | Konsekwencje oraz wpis rachunku zależne są od specyfiki jego wykorzystania. |
| Rachunki powiernicze i depozytowe | W przypadku, gdy wpłata została potwierdzona fakturą, aby uniknąć negatywnych konsekwencji, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR, w terminie 7 dni od zlecenia przelewu. |
Wpłata zajętej wierzytelności na rachunek bankowy komornika sądowego lub organu egzekucyjnego w ramach egzekucji z tej wierzytelności | Nie dotyczy obowiązku sprawdzania, czy wskazany rachunek bankowy do zapłaty wierzytelności widnieje w wykazie. |
Płatności dokonywane przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody | Nie dotyczy obowiązku sprawdzania, czy wskazany rachunek bankowy do zapłaty widnieje w wykazie. |
| Zlecenie przelewu z odroczonym terminem płatności/zlecenie stałe i polecenie zapłaty | Obowiązek sprawdzania, czy wskazany rachunek do zapłaty widnieje w wykazie na dzień zlecenia płatności bankowi (niezależnie czy jest to płatność odroczona, czy stałe polecenie). |
Jak zaktualizować rachunek, który zawiera biała lista podatników VAT?
W przypadku gdy podatnik posiada rachunek rozliczeniowy tj. firmowy lub imienny rachunek w SKOK i chce, aby pojawił się on w wykazie, bądź nie został on w nim zamieszczony, powinien:
- zaktualizować wniosek CEIDG-1 w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
- poinformować właściwy urząd skarbowy o tym rachunku na odpowiednim formularzu NIP, tj.:
- NIP-8 w przypadku podmiotu wpisanego do KRS,
- NIP-2 w przypadku spółki cywilnej,
- NIP-7 w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.
Biała lista podatników VAT - w pigułce!
Numeru rachunku nie ma na białej liście podatników - co należy zrobić?
Biała lista podatników VAT – jak weryfikować kontrahentów?
Biała lista podatników VAT – udostępnianie, usuwanie i sprostowanie danych
Podatnik za pomocą wykazu podatników VAT może dokonać sprawdzenia swojego kontrahenta dla celów VAT oraz jego danych (np. rachunku bankowego, czy znajduje się w wykazie). Przy tym w przypadku podmiotów, którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji albo wykreślił z rejestru jako podatnika VAT, dane tych podmiotów będą usuwane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nie dokonano rejestracji lub wykreślono podatnika z rejestru. Z kolei dane dotyczące podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym dane podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, będą usuwane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od momentu wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT.
W wykazie podatników VAT są podawane dane aktualne, na dzień sprawdzenia podatnika. Przy tym dotyczy to danych takich jak: firma (nazwa), imię i nazwisko, numer NIP, numer REGON, status podmiotu, w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo którego wykreślono z rejestru jako podatnika VAT, zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona.
Przykład 1.
Pan Jacek dokonuje weryfikacji kontrahenta ABC 20 stycznia 2023 r., chcąc sprawdzić informacje dotyczące jego statusu VAT. Za jaki okres pan Jacek będzie mógł dokonać weryfikacji kontrahenta?
Pan Jacek będzie mógł sprawdzić dane kontrahenta do 5 lat wstecz, czyli od 20 stycznia 2023 r. do końca 2017 r.
Przykład 2.
Kontrahent ABC zmienił nazwisko z Alfa na Beta 13 lutego 2016 r. Pan Jacek dokonuje weryfikacji kontrahenta 20 stycznia 2023 r. na dzień 18 października 2015 r. Jakie nazwisko będzie widoczne na dzień weryfikacji?
W tym przypadku widoczne będzie nazwisko Beta aktualne na dzień sprawdzenia, czyli na dzień 20 stycznia 2023 r., mimo że w 2014 r. posiadał on nazwisko Alfa.
Przykład 3.
Firmie XYZ naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji jako podatnika VAT czynnego 2 lutego 2019 r. Do kiedy firma XYZ będzie widoczna w białej liście?
Kontrahent, który będzie chciał dokonać weryfikacji firmy XYZ będzie mógł zobaczyć informacje o tym podmiocie do końca 2024 r. Po tym okresie naczelnik US dokona usunięcia podmiotu z białej listy.
Przykład 4.
Pani Magdalena działalność prowadzi od 13 grudnia 2010 r. i tego samego dnia dokonała rejestracji jako czynny podatnik VAT. 15 czerwca 2017 r. dokonała ona zgłoszenia zaprzestania wykonywania działalności opodatkowanej na druku VAT-Z. Do kiedy będzie możliwe zweryfikowanie firmy pani Magdaleny?
Firmę pani Magdaleny kontrahent będzie mógł sprawdzić na białej liście podatników do końca 2022 r.
Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl
Za pomocą systemu wFirma.pl w wygodny sposób można sprawdzić w trakcie księgowania wydatku czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście. Weryfikacja rachunku bankowego następuje w przypadku, gdy spełnione są łącznie poniższe warunki:
- dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (system automatycznie weryfikuje status VAT),
- wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
- uzupełniony jest numer rachunku bankowego w danych kontrahenta,
- jako metodę płatności wybrano przelew.
System dokonuje weryfikacji numeru rachunku bankowego w przypadku:
- czynnego podatnika VAT na dzień wskazany:
- w pozycji ZAPŁACONO (jeżeli na dzień księgowania wydatek został opłacony oraz uzupełniono to pole) lub
- w pozycji DATA ODBIORU FAKTURY (jeśli pozycja ZAPŁACONO nie została uzupełniona),
- podatnika zwolnionego z VAT na dzień wskazany:
- w pozycji ZAPŁACONO (jeśli pozycja ta jest uzupełniona) lub
- w pozycji DATA WYSTAWIENIA.
Zapytanie wysyłane jest po kliknięciu opcji ZAPISZ. Jeśli rachunek znajduje się na białej liście podatników, system pozwala na zapisanie wydatku. Natomiast jeśli nie ma go w wykazie, wyświetla się poniższy komunikat:
Więcej na temat funkcjonowania białej listy podatników VAT w systemie wFirma.pl w artykule pomocy: Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.
