Poradnik Przedsiębiorcy

Biała lista podatników VAT – czym jest i jakie dane zawiera?

1 września 2019 r. do dyspozycji przedsiębiorców oddana została tak zwana biała lista podatników VAT. Jest to wykaz określonych przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT. W obrocie gospodarczym służy on przede wszystkim do weryfikowania wiarygodności kontrahentów. Ma to szczególne znaczenie przy rozliczaniu podatku, gdzie prawo podatkowe uzależnia jego odliczenie od określonego kontekstu. W artykule kompleksowo opisujemy wykaz podatników VAT i konsekwencje jego wprowadzenia.

Biała lista podatników VAT – wprowadzenie

Biała lista podatników VAT zwana również jako wykaz podatników VAT, jest jedną ogólnodostępną i darmową bazą danych, zawierającą informacje o podmiotach, które zostały przez naczelnika urzędu skarbowego zarejestrowane jako podatnicy VAT bądź zostali oni przez niego wykreśleni lub przywróceni do rejestru VAT. Wykaz prowadzony jest w formie elektronicznej przez Szefa KAS i został udostępniony na stronie:

Wykaz posiada funkcjonalność umożliwiającą weryfikację statusu kontrahenta na wybrany dzień, licząc do 5 lat wstecz.

Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT zawiera następujące dane:

  • firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został nadany,
  • status podmiotu:

      - w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji, albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
      - zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,

  • numer REGON, o ile został nadany,
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania, w przypadku braku stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
  • podstawę prawną odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
  • numery rachunków rozliczeniowych (rachunków firmowych) lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR).

Udostępnienie białej listy podatników wraz z informacją dotyczącą rachunków bankowych w formie online pozwala na automatyczne sprawdzenie wiarygodności kontrahenta, jak również ma na celu ułatwienie oraz przyśpieszenie dokonywania przez podatników płatności za towary i usługi.

Rodzaje rachunków bankowych a biała lista podatników VAT

Tak jak zostało wskazane powyżej, w wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych (firmowych, nie dotyczy ROR używanych przez osoby prywatne) oraz imiennych rachunków w SKOK podatników, które zostały otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością. Poniższa tabela przedstawia zależności między zapłatą na różne rachunki bankowe a białą listą podatników.

Rodzaj rachunku bankowego/płatności Biała lista podatników
Rachunki wirtualne

Nie są one widoczne w wykazie i nie podlegają one obowiązkowi ich zgłoszenia w US.
Brak konsekwencji dokonania na niego płatności, jeśli rachunek,
do którego został on utworzony, jest na białej liście podatników.

 Rachunki podmiotów zagranicznych Brak konsekwencji, jeśli płatność dokonywana jest za fakturę dokumentującą WNT,
importu towarów czy importu usług.
Rachunki prowadzone przez banki zagraniczne Nie są widoczne w wykazie. Jeśli nabycie miało miejsce od podatnika VAT czynnego,
mogą powstać negatywne konsekwencje z tytułu płatności na taki rachunek.
Rachunki gospodarki własnej i tzw. rachunki cesyjne
banków i SKOK
Konsekwencje oraz wpis rachunku zależne są od specyfiki jego wykorzystania.
 Rachunki powiernicze i depozytowe W przypadku, gdy wpłata została potwierdzona fakturą,
aby uniknąć negatywnych konsekwencji,
konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR, w terminie 3 dni od zlecenia przelewu.

Wpłata zajętej wierzytelności na rachunek bankowy komornika sądowego lub organu egzekucyjnego w ramach egzekucji z tej wierzytelności

Nie dotyczy obowiązku sprawdzania, czy wskazany rachunek bankowy do zapłaty wierzytelności widnieje w wykazie.

Płatności dokonywane przez ubezpieczycieli na rzecz podmiotów trzecich likwidujących szkody

Nie dotyczy obowiązku sprawdzania, czy wskazany rachunek bankowy do zapłaty widnieje w wykazie.
Zlecenie przelewu z odroczonym terminem płatności/zlecenie stałe i polecenie zapłaty Obowiązek sprawdzania, czy wskazany rachunek do zapłaty widnieje w wykazie na dzień zlecenia płatności bankowi (niezależnie czy jest to płatność odroczona, czy stałe polecenie).

Szczegóły dotyczące rodzajów rachunków oraz dokonywanych na nie przelewów opisujemy w artykule: Biała lista podatników VAT – rodzaje rachunków i rozliczeń w formie przelewów.

Jak zaktualizować rachunek, który zawiera biała lista podatników VAT?

W przypadku gdy podatnik posiada rachunek rozliczeniowy tj. firmowy lub imienny rachunek w SKOK i chce, aby pojawił się on w wykazie, bądź nie został on w nim zamieszczony, powinien:

  • zaktualizować wniosek CEIDG-1 w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą,
  • poinformować właściwy urząd skarbowy o tym rachunku na odpowiednim formularzu NIP, tj.:

- NIP-8 w przypadku podmiotu wpisanego do KRS,
- NIP-2 w przypadku spółki cywilnej,
- NIP-7 w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.

Biała lista podatników VAT – udostępnianie, usuwanie i sprostowanie danych

Podatnik za pomocą wykazu podatników VAT może dokonać sprawdzenia swojego kontrahenta dla celów VAT oraz jego danych (np. rachunku bankowego, czy znajduje się w wykazie). Przy tym w przypadku podmiotów, którym naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji albo wykreślił z rejestru jako podatnika VAT, dane tych podmiotów będą usuwane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nie dokonano rejestracji lub wykreślono podatnika z rejestru. Z kolei dane dotyczące podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym dane podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, będą usuwane z wykazu po upływie 5 lat, licząc od momentu wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia!
W wykazie podatników VAT są podawane dane aktualne, na dzień sprawdzenia podatnika. Przy tym dotyczy to danych takich jak: firma (nazwa), imię i nazwisko, numer NIP, numer REGON, status podmiotu, w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo którego wykreślono z rejestru jako podatnika VAT, zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona.
Przykład 1.

Pan Jacek dokonuje weryfikacji kontrahenta ABC 20 stycznia 2020 r., chcąc sprawdzić informacje dotyczące jego statusu VAT. Pan Jacek będzie mógł sprawdzić dane kontrahenta do 5 lat wstecz, czyli od 20 stycznia 2020 r. do końca 2014 r.

Przykład 2.

Kontrahent ABC zmienił nazwisko z Alfa na Beta 13 lutego 2015 r. Pan Jacek dokonuje weryfikacji kontrahenta 20 stycznia 2020 r. na dzień 18 października 2014 r. W tym przypadku widoczne będzie nazwisko Beta aktualne na dzień sprawdzenia, czyli na dzień 15 stycznia 2020 r., mimo że w 2014 r. posiadał on nazwisko Alfa.

Przykład 3.

Firmie XYZ naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji jako podatnika VAT czynnego 2 lutego 2019 r. Kontrahent, który będzie chciał dokonać weryfikacji firmy XYZ będzie mógł zobaczyć informacje o tym podmiocie do końca 2024 r. Po tym okresie naczelnik US dokona usunięcia podmiotu z białej listy.

Przykład 4.

Pani Magdalena działalność prowadzi od 13 grudnia 2010 r. i tego samego dnia dokonała rejestracji jako czynny podatnik VAT. 15 czerwca 2017 r. dokonała ona zgłoszenia zaprzestania wykonywania działalności opodatkowanej na druku VAT-Z. Firmę pani Magdaleny kontrahent będzie mógł sprawdzić na białej liście podatników do końca 2022 r.

Z wykazu podatników VAT możliwe jest pobranie informacji o dacie oraz godzinie, w której podatnik dokonał weryfikacji kontrahenta. Dodatkowo należy pamiętać, że możliwe jest sprawdzenie wstecz jaki podatnik miał numer rachunku bankowego, w okresie, kiedy był on zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym.

Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.pl

Za pomocą systemu wFirma.pl w wygodny sposób można sprawdzić w trakcie księgowania wydatku czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście. Weryfikacja rachunku bankowego następuje w przypadku, gdy spełnione są łącznie poniższe warunki:

  • dostawca jest czynnym podatnikiem VAT (system automatycznie weryfikuje status VAT),
  • wartość brutto transakcji wynosi co najmniej 15 tys. zł,
  • uzupełniony jest numer rachunku bankowego w danych kontrahenta,
  • jako metodę płatności wybrano przelew.

Biała lista podatników - jako narzędzie kontroli kontrahentów

System dokonuje weryfikacji numeru rachunku bankowego w przypadku:

  • czynnego podatnika VAT na dzień wskazany:

- w pozycji ZAPŁACONO (jeżeli na dzień księgowania wydatek został opłacony oraz uzupełniono to pole) lub
- w pozycji DATA ODBIORU FAKTURY (jeśli pozycja ZAPŁACONO nie została uzupełniona),

  • podatnika zwolnionego z VAT na dzień wskazany:

- w pozycji ZAPŁACONO (jeśli pozycja ta jest uzupełniona) lub
- w pozycji DATA WYSTAWIENIA.
Zapytanie wysyłane jest po kliknięciu opcji ZAPISZ. Jeśli rachunek znajduje się na białej liście podatników, system pozwala na zapisanie wydatku. Natomiast jeśli nie ma go w wykazie, wyświetla się poniższy komunikat:

biała lista podatników
Więcej na temat funkcjonowania białej listy podatników VAT w systemie wFirma.pl w artykule pomocy: Biała lista podatników VAT w systemie wFirma.