Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola przedsiębiorcy - na czym polega i jak się do niej przygotować?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem różnego rodzaju obowiązków. Wśród nich możemy wskazać m.in. obowiązkową kontrolę przedsiębiorcy. Warto już teraz dowiedzieć się, kiedy i na jakich zasadach kontrola przedsiębiorcy może być przeprowadzana.

Swoboda działalności gospodarczej

Wykonywanie działalności gospodarczej w Polsce jest co do zasady dostępne dla każdego. Ustawa Prawo przedsiębiorców wymaga jednak w niektórych przypadkach spełnienia warunków pozwalających na prowadzenie konkretnej działalności – chodzi tu oczywiście o tzw. zezwolenia lub koncesje.Art. 37 ust. 1 Prawa przedsiębiorców:
„Wykonywanie działalności gospodarczej w dziedzinach mających szczególne znaczenie ze względu na bezpieczeństwo państwa lub obywateli albo inny ważny interes publiczny wymaga uzyskania koncesji wyłącznie, gdy działalność ta nie może być wykonywana jako wolna albo po uzyskaniu wpisu do rejestru działalności regulowanej albo zezwolenia”.
Swoboda działalności gospodarczej nie oznacza jednak braku kontroli ze strony odpowiednich organów. W ściśle określonych przypadkach każdy przedsiębiorca może podlegać stosownemu nadzorowi.

Czym jest kontrola działalności gospodarczej?

Kontrola przedsiębiorcy pojawia się tak naprawdę w 2 przypadkach:

  • gdy wykonywana działalność prawdopodobnie narusza lub może naruszyć obowiązujące przepisy prawa,
  • gdy wykonywana działalność łamie obowiązujące przepisy prawa.

Nadzór nad przedsiębiorcą jest więc niczym innym, jak działaniami prewencyjnymi, których zadaniem jest zabezpieczenie szeroko rozumianego interesu państwa, jak i obywateli przed niewłaściwym wykorzystywaniem swobody działalności gospodarczej.Art. 47 ust. 1 Prawa przedsiębiorców
„Kontrole planuje się i przeprowadza po uprzednim dokonaniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Sposób przeprowadzenia analizy określa organ kontroli lub organ nadrzędny”.

Kto może przeprowadzać kontrolę przedsiębiorców?

Kontrola działalności gospodarczej każdorazowo jest przeprowadzana przez organ administracji publicznej. W praktyce jest ona dokonywana na skutek zgłoszenia albo samodzielnego wykrycia przez właściwy organ potencjalnych nieprawidłowości u przedsiębiorcy.

Wśród podmiotów, które uprawnione są do przeprowadzania kontroli przedsiębiorców, należy wymienić:

  • Państwową Inspekcję Pracy,
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
  • KRUS,
  • Urząd Skarbowy,
  • Urząd Celno-Skarbowy,
  • Państwową Inspekcję Sanitarną,
  • Inspekcję Handlową,
  • Główny Inspektorat Weterynarii,
  • Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  • Organy udzielające koncesje,
  • Organy prowadzące rejestr działalności regulowanej,
  • Straż Graniczną,
  • Urząd Ochrony Danych Osobowych,
  • Inspekcję Ochrony Środowiska,
  • Państwową Straż Pożarną.

W Polsce funkcjonuje spora ilość organów, które mogą wszcząć postępowanie kontrolne przeciwko danemu przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, komu przypadnie takie zadanie, zasady regulujące nadzór działalności gospodarczej są w każdym przypadku bardzo podobne.

Zawiadomienie i termin kontroli

Pierwszym etapem każdej kontroli jest przeprowadzenie wspomnianej już wcześniej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę.

Jeśli organ kontrolny uzna, że dana osoba może naruszać obowiązujące prawo lub gdy takie naruszenie ma już miejsce, rozpoczyna tzw. uprzednie działania kontrolne. Przedsiębiorca jest informowany o planowanej kontroli – z reguły odbywa się to listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.Art. 48 ust. 2 Prawa przedsiębiorców
„Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia”.
Warto zapamiętać, że kontrola może zostać wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia powyższego zawiadomienia – choć odbywa się to wówczas na wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy.

Podobnie będzie w przypadku czynności kontrolnych związanych z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin lub dokonywaniem pomiarów – one również mogą być wszczęte przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o kontroli działalności. Pamiętajmy jednak, że czynności związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin nie mogą przekraczać jednego dnia roboczego, natomiast czynności związane z dokonywaniem pomiarów nie mogą przekraczać kolejnych 24 godzin liczonych od chwili rozpoczęcia tych czynności.

Przepisy przewidują jednak, że w niektórych konkretnych przypadkach, przedsiębiorca może podlegać kontroli bez uprzedniego zawiadomienia. Będzie tak m.in. gdy:

  • przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
  • przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby, lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne, lub utrudnione,
  • jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (również skarbowego), lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
  • jej przeprowadzenie jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów wytwarzania, przywozu i wprowadzania do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nowych substancji psychoaktywnych i środków zastępczych.

Jak wyglądają czynności kontrolne?

Kontrola przedsiębiorcy jest wykonywana przez upoważnionego pracownika organu kontrolnego. W każdym przypadku musi on wykazać swoje umocowanie i okazać ważną legitymację służbową.

Jakich czynności może dokonywać kontroler? W zasadzie każdych, jeśli tylko będą zgodne z prawem i ograniczać się będą wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej. Kontroler nie może tym samym wychodzić poza granice swojego upoważnienia i np. odnosić się do prywatnych spraw przedsiębiorcy, które nie mają nic wspólnego z prowadzoną przez niego działalnością.

Aby usprawnić kontrolę i maksymalnie skrócić czas jej trwania warto współdziałać z urzędnikiem i zawczasu przygotować stosowne dokumenty. Przedsiębiorca powinien zgromadzić i posegregować wszystkie posiadane faktury, umowy z kontrahentami, dowody przeprowadzanych transakcji, akta pracownicze zatrudnianych osób, a niekiedy także i nagrania z monitoringu.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności kontrola może trwać maksymalnie:

  • 12 dni roboczych – w stosunku do mikroprzedsiębiorców,
  • 18 dni roboczych – w stosunku do małych przedsiębiorców,
  • 24 dni robocze – w stosunku do średnich przedsiębiorców,
  • 48 dni robocze – w stosunku do pozostałych przedsiębiorców.

Art. 51 ust. 1-3 Prawa przedsiębiorców
„Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę."
Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli”.

Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane sprawnie i bez większego wpływu na prowadzoną działalność. Z przeprowadzonych czynności sporządza się protokół, wobec którego przedsiębiorca może wnieść sprzeciw (dotyczy to także sposobu prowadzenia czynności kontrolnych).

Kontrola przedsiębiorcy

Przyjęło się, że kontrola działalności gospodarczej nie jest niczym przyjemnym. W zdecydowanej większości przypadków takie działania są jednak odpowiednio wcześniej zgłaszane – przedsiębiorca ma zatem odpowiednią ilość czasu, aby uporządkować swoje dokumenty i usprawnić tym samym przyszłą kontrolę.

Protokół kontroli może w swej treści zawierać zarządzenia, wnioski lub zalecenia. Jeśli przedsiębiorca nie zgadza się z zarzutami, zawsze może wnieść sprzeciw od wydanego protokołu.