Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola sklepu internetowego - jak przebiega?

Sklepy internetowe to w ostatnim czasie prężnie rozwijająca się gałąź gospodarki usługowej. Stały się na tyle popularne, że wielu przedsiębiorców postanowiło przenieść swoje usługi do sieci, a niektórzy z nich zdecydowali się całkowicie zrezygnować ze sprzedaży stacjonarnej i postawić wyłącznie na handel w internecie. Jest to zupełnie inny model biznesowy od tych obejmujących sprzedaż w salonach. Dlatego też sklepy internetowe w wielu aspektach rządzą się swoimi prawami, jak również wiele przepisów dotyczących handlu i konsumentów jest skierowana wyłącznie w sprzedaż na odległość. Znaczące różnice między sprzedażą online a stacjonarną sprawiły, że sama kontrola sklepu internetowego siłą rzeczy musi również różnić się od kontroli „standardowych” przedsiębiorstw.

Obowiązki informacyjne, konieczność posiadania regulaminów i polityk prywatności na stronach internetowych, prawo konsumenta do swobodnego odstąpienia od umowy sprzedaży, czy też obowiązek szczególnej ochrony danych osobowych pozostawionych przez konsumentów podczas składania zamówień to tylko przykładowe kwestie, które mogą być „pretekstem” aby została przeprowadzona kontrola sklepu internetowego. Mimo wszystko kontrola sklepu internetowego w przeważającej większości aspektów nie różni się od kontroli, jakiej mogą być poddane przedsiębiorstwa stacjonarne. Wśród najistotniejszych instytucji, na jakie powinien uważać sprzedawca w sieci, znajduje się urząd skarbowy, inspektorat inspekcji handlowej oraz Urząd Ochrony Danych Osobowych, i to na inspekcjach przeprowadzanych przez powyższe urzędy autor skupi się w niniejszym artykule.

Kontrola urzędu skarbowego – jakie obszary kontroluje fiskus?

Możliwość częstszej kontroli w obszarze usług online wynika z faktu, iż od przeszło 5 lat sprzedaż na odległość, głównie prowadzona za pośrednictwem sklepów internetowych, stanowi – zaraz obok branży budowlanej i transportowej – obszar wzmożonego ryzyka oszustw podatkowych.

Nikogo nie zdziwi, że urząd skarbowy podczas kontroli skupia się wyłącznie na sprawdzeniu, czy przedsiębiorca w sposób prawidłowy wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych. Kontrolerzy analizują poprawność oraz terminowość składania deklaracji podatkowych oraz weryfikują terminowość w płaceniu obciążeń podatkowych. Na czas kontroli fiskusa przedsiębiorca powinien przygotować wszelkie posiadane w firmie deklaracje, księgi podatkowe, umowy, faktury, rachunki oraz raporty z kas fiskalnych.

Warto zwrócić uwagę, że rzadkością jest, aby kontrolerzy badali całą dokumentację z ostatnich 5 lat (tyle należy przechowywać księgi rachunkowe) posiadaną przez podatnika. Jeżeli fiskus dopatrzył się błędów w podatku dochodowym, inspektorzy skupiają się zazwyczaj jedynie na deklaracjach PIT i CIT. Jeżeli błąd powstał w deklaracji podatku VAT, wówczas kontrola sprawdza np., czy poprawnie został naliczony podatek należny, czy właściwie odliczono podatek naliczony. Co więcej, jeżeli kontrola obejmuje konkretny okres, np. ostatni kwartał, wówczas podatnik nie ma obowiązku przedstawiać inspektorom ksiąg z innego okresu, np. z ostatniego roku.

Jak przebiega kontrola urzędu skarbowego?

Niezapowiedziane wizyty urzędników fiskusa są rzadkością, występują jedynie w przypadku podejrzenia o popełnieniu przestępstwa karnego lub karno-skarbowego. Co do zasady, kontroler zapowiada listownie przedsiębiorcę o terminie swojej wizyty. Podatnik powinien otrzymać takie zawiadomienie na 7 dni przed dniem przewidywanej kontroli. Pismo z urzędu skarbowego powinno również posiadać wyszczególniony zakres przeprowadzanej kontroli, aby przedsiębiorca miał możliwość jak najlepszego przygotowania się do inspekcji, m.in. poprzez uzupełnienie dokumentów, poprawienie błędów księgowych, dokonanie korekt deklaracji czy też zapłatę świadczeń podatkowych.

Błędy w dokumentacji podatkowej można poprawić jedynie przed kontrolą. Jeżeli zostaną wykryte już w czasie trwania inspekcji, kontroler nie pozwoli na ich skorygowanie.
Uprawnienia urzędników przeprowadzających kontrolę skarbową zostały uregulowane w art. 286 ustawy Ordynacja podatkowa (dalej jako Ordynacja podatkowa). Zgodnie z § 2 powyższego przepisu przedsiębiorca powinien udostępnić kontrolerom osobne pomieszczenie do pracy. Przy czym obowiązek ten nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik (lub jego pełnomocnik) był obecny przy wszystkich czynnościach wykonywanych przez urzędników.

Inspektorzy mają prawo do sporządzania kopii, robienia zdjęć i filmowania dokumentacji podatkowej w celu zebrania niezbędnego materiału. W uzasadnionych przypadkach mają również prawo do przesłuchania podatnika oraz świadków. Dodatkowo urzędnicy mają prawo do zabezpieczania dowodów wykroczeń czy przestępstw skarbowych m.in. poprzez zarekwirowanie komputera służbowego. Jeżeli podatnik będzie utrudniał czynności wykonywane przez kontrolerów, mają oni prawo do wezwania policji, straży miejskiej czy też straży celnej.

Kontrola sklepu internetowego kończy się sporządzeniem protokołu kontroli, w którym wskazane są wszystkie błędy wraz z podstawą prawną. Podatnik ma prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu w terminie 14 dni od dnia zakończenia kontroli.

Jakich błędów najczęściej dopuszczają się prowadzący e-sklepy?

Z przeprowadzonych dotychczas kontroli urzędy skarbowe wymieniają szereg błędów, które najczęściej dotyczą przedsiębiorców działających w sieci. Są to m.in. zaniżanie obrotu w celu uniknięcia obowiązku zakupu kasy fiskalnej, prowadzenie niezarejestrowanej działalności gospodarczej powyżej limitów określonych przez przepisy o tzw. działalności nierejestrowanej, odliczanie podatku VAT z faktur, z tytułu których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia, niedokonywanie wpłat zaliczek na podatek dochodowy w ciągu roku czy też w ogóle brak przechowywania dokumentacji podatkowej.

Kontrola Inspekcji Handlowej – czego dotyczy?

Inspekcja Handlowa jest organem odpowiedzialnym za kontrolowanie przedsiębiorców wykonujących działalność produkcyjną, handlową lub usługową – w tym również tę prowadzoną w sieci. Jej głównym zadaniem jest dbanie o interesy konsumentów, co oznacza, że w trakcie inspekcji skupia się w głównej mierze na badaniu tego, czy przestrzegane są prawa konsumentów, nie jest wykorzystywana ich słabsza pozycja w gospodarce oraz czy nie występują wobec nich zagrożenia (np. niebezpieczeństwo produktów).

W czasie kontroli przedsiębiorca powinien przygotować się na weryfikację legalności działania jego firmy, w tym posiadania wymaganych pozwoleń, licencji, decyzji rejestracyjnych itd. Inspektorzy oprócz sprawdzenia zgodności z prawem prowadzenia działalności skupiają się także na legalności samych produktów czy usług oferowanych przez dane przedsiębiorstwo. Chodzi tu m.in. o sprawdzenie, czy produkty oferowane konsumentom spełniają odpowiednie wymagania, czy ich opisy są zgodne z rzeczywistością oraz czy ceny oferowanych produktów i usług nie godzą w prawa konsumentów i zasady uczciwej konkurencji.

Ze względu na charakter działalności w internecie Inspekcja Handlowa kładzie bardzo duży nacisk na to, czy przedsiębiorca w sposób właściwy spełnia nałożone na niego przez prawo obowiązki informacyjne. Chodzi tu głównie o obowiązek:

  • wskazania adresu elektronicznego umożliwiającego bezpośredni kontakt z przedsiębiorcą;
  • podania nazwy i adresu siedziby firmy;
  • poinformowania użytkowników strony internetowej o oprogramowaniu używanym przez przedsiębiorcę do świadczenia usługi elektronicznej;
  • uzyskania akceptacji regulaminu sklepu przez korzystających z niego użytkowników;
  • informowania konsumentów o możliwości odstąpienia od umowy sprzedaży w terminie 14 dni;
  • informowania klientów o kosztach, sposobach i terminach dostawy;
  • informowania klientów o sposobie i miejscu składania reklamacji.

Jak przebiega inspekcja handlowa?

Tak jak w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego, inspekcja powinna zostać poprzedzona zawiadomieniem o jej przeprowadzeniu. Kontrola może jednak zostać wszczęta bez zapowiedzi, jeżeli działalność przedsiębiorcy może zagrażać życiu lub zdrowiu, np. w przypadku sklepów kolekcjonerskich oferujących substancje odurzające – tzw. „dopalacze”. Inspekcja może bez zawiadomienia zrobić kontrolę również poprzez zakup produktu, w celu zbadania jego jakości i zgodności z opisem.

Kontrola sklepu internetowego prowadzona jest w siedzibie przedsiębiorcy w jego obecności (lub jego pełnomocnika), w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności przez kontrolowanego. W wyjątkowych, uzasadnionych okolicznościach inspekcja może być przeprowadzona w siedzibie Inspektoratu Inspekcji Handlowej.

Podczas kontroli inspektor ma prawo do przeglądania dokumentacji przedsiębiorcy oraz do sporządzania kopii poszczególnych akt. Ponadto może dokonywać oględzin obiektów, pomieszczeń czy produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo. W razie ujawnienia się nieprawidłowości inspektor może przeprowadzić przesłuchanie kontrolowanego oraz jego pracowników, zabezpieczać dowody poprzez np. pobranie próbek produktów czy zajęcie pomieszczeń. Ostatecznie urzędnik ma prawo żądać od kontrolowanego niezwłocznego usunięcia uchybień związanych z nieprawidłowym prowadzeniem działalności gospodarczej.

Inspekcję finalizuje sporządzenie protokołu kontroli, w którym ujawniane zostają ustalenia z przeprowadzonych czynności. Inspektor ma obowiązek zapoznać kontrolowanego z treścią protokołu, natomiast przedsiębiorca – złożyć podpis w wyznaczonym na nim miejscu.

Przedsiębiorca ma 7 dni od zapoznania się z protokołem do wniesienia ewentualnych zastrzeżeń. Natomiast inspektor jest zobowiązany ustosunkować się do nich w terminie 14 dni, licząc od dnia ich otrzymania.

Kontrola Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Podstawą do przeprowadzenia kontroli ochrony danych osobowych przetwarzanych przez przedsiębiorcę stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli tzw. RODO. Na mocy tego rozporządzenia do ochrony danych osobowych wyznaczony został Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej jako PUODO).

Zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia PUODO jest uprawniony do przeprowadzania kontroli przedsiębiorców w zakresie ochrony danych. W związku z tym każdy urzędnik oddelegowany przez PUODO ma prawo do przeprowadzania audytów w siedzibie przedsiębiorcy (administratora danych), w tym do uzyskiwania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością, jak również uzyskania dostępu do wszystkich pomieszczeń, sprzętu i środków służących do przetwarzania danych przez administratora lub podmiot przetwarzający.

Jak przebiega kontrola PUODO?

Urzędnik UODO może przeprowadzić kontrolę wskutek uzyskania informacji od osoby trzeciej o podejrzeniu istnienia nieprawidłowości u kontrolowanego, a także w następstwie wyznaczenia danego przedsiębiorcy na podstawie planu kontroli. Proces kontrolny w przypadku tego urzędu różni się od pozostałych instytucji tym, że kontrolę przeprowadzić może zarówno pracownik urzędu, jak również pracownik organu nadzorczego innego państwa UE, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność również na terenie tego państwa.

Zgodnie z RODO kontrola zostaje wszczęta na skutek zawiadomienia o przeprowadzeniu kontroli i może trwać nie dłużej niż 30 dni, licząc od dnia okazania kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia inspekcji. Przy czym do wskazanego terminu nie wlicza się terminów przewidzianych na zgłoszenie zastrzeżeń do protokołu kontroli lub podpisanie i doręczenie protokołu kontroli przez kontrolowanego.

Po przekazaniu protokołu kontroli przez urzędnika kontrolowany ma 7 dni na jego podpisanie bądź złożenie zastrzeżeń co do jego treści. Kontrolę kończy podpisanie przez kontrolowanego protokołu kontroli (bądź chwila złożenia oświadczenia o odmowie podpisania protokołu).

Kontrola sklepu internetowego – podsumowanie

Kontrola sklepu internetowego w zasadzie nie różni się od kontroli innych przedsiębiorstw. Tak jak i one, sklepy internetowe również podlegają pod kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy, Urzędu Celnego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Inspekcji Sanitarnej czy też Państwowej Straży Pożarnej.

Generalnie każdą firmę, czy to działającą stacjonarnie, czy online, obowiązują takie same zasady w kwestii wszczęcia, przeprowadzenia, jak i zakończenia kontroli. Jednakże jest kilka dziedzin działalności, na które sprzedający w sieci powinni zwrócić swoją uwagę w sposób szczególny, a są to m.in. przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji podatkowej czy obowiązku zakupu kasy fiskalnej. Bardzo ważne dla sklepu internetowego jest posiadanie umiejętnie skonstruowanych regulaminów oraz polityk prywatności. Przedsiębiorcy muszą również pamiętać, że z uwagi na charakter prowadzonej działalności powinni w każdym wypadku właściwie i zrozumiale przekazywać klientom informacje o ich prawach i obowiązkach, zarówno w zakresie praw konsumenckich, jak również ochrony danych osobowych.