Gmail jest jedną z najchętniej używanych platform e-mailowych na świecie. Dzięki swojej prostocie w obsłudze i przyjemnym dla oka interfejsie, jest używany zarówno przez użytkowników prywatnych oraz biznesowych. Skoro darmowy Gmail jest tak popularny i sprawdzony, to po co właściwie używać go w wersji płatnej, dostępnej w ramach Google Workspace?
Google Workspace z własną domeną w Gmailu
O ile w relacjach z rodziną i znajomymi, wysyłanie i otrzymywanie maili w ramach domeny @gmail.com nie wzbudza podejrzeń, ani nie wpływa w żaden sposób na negatywny wizerunek nadawcy, to w kontaktach biznesowych darmowa domena w adresie mailowym ujmuje z pozytywnie postrzeganego wizerunku danej firmy.
Niestety wśród wielu polskich firm wciąż można natknąć się na adresy w bezpłatnej domenie wprost sygnalizujące użytek biznesowy, np. biuro_firma24@gmail.com. Oprócz nieprofesjonalnego wyglądu takiego adresu należy wspomnieć o tym, czego nie widać. Poczta w ramach darmowej domeny zawiera często mniejsze zabezpieczenia i filtry antyspamowe.
Różni się również prawny aspekt administrowania danymi, ponieważ w darmowym Gmailu administratorem danych nie jest właściciel skrzynki, a sama firma Google. Gmail w Google Workspace daje komfort prawny związany z przetwarzaniem danych, ponieważ to klient jest administratorem danych i nie ma żadnych przeciwwskazań do wymiany dokumentacji zawierającej wrażliwe dane firmy, czy klientów.
Dzięki licencjom Google Workspace Twoja firma nadal będzie używać dobrze znanego i lubianego Gmaila we własnej domenie, a klienci bez problemu rozpoznają Twoją działalność w sieci. Zachowanie wszystkich zalet aplikacji Gmail z użyciem własnej domeny, to jeden z wielu argumentów do wykorzystania Google Workspace w swoim biznesie. Przykładowo biuro@firma24.pl będzie wyglądać profesjonalnie i zdecydowanie lepiej, niż biuro_firma24@gmail.com.
Dysk Google w ramach darmowego Gmaila
Przy intensywnym użytkowaniu Gmaila i Dysku Google, 15 GB może się szybko skończyć - zwłaszcza, jeśli przez skrzynkę przewija się zawierająca załączniki korespondencja z klientami i partnerami biznesowymi.
Jeśli Twój Gmail rośnie w oczach od liczby nagromadzonych wiadomości i plików, warto zainwestować w Google Workspace, który w podstawowym pakiecie oferuje 30 GB przestrzeni na użytkownika. Oznacza to, że jeśli zatrudniasz 10 osób, to w ramach zakupionych licencji każdy z nich otrzymuje 30 GB „dla siebie”. Gdybyś jednak potrzebował jeszcze większej przestrzeni dla współpracowników, wybierz licencje odpowiednie do swoich warunków i uzyskaj nawet do 5 TB na użytkownika.
Bezpieczeństwo w Google Workspace
Bezpłatny Gmail operuje podstawowymi filtrami i zabezpieczeniami poczty. W pakietach Google Workspace funkcje związane z bezpieczeństwem zostają znacznie rozszerzone. W centrum administracyjnym w precyzyjny sposób będziesz zarządzać kontami użytkowników, ich uprawnieniami, ustawieniami poszczególnych aplikacji, m. in. Gmail, Dysk Google, ale też Google Meet, Kalendarz itd. Określisz również globalne zasady i reguły dla całej organizacji.
Za pomocą Centrum Alertów wyświetlisz powiadomienia o problemach związanych z domeną, które mogą zagrażać bezpieczeństwu.
Prywatne skrzynki mailowe nie potrzebują takich narzędzi, ponieważ każdy indywidualny użytkownik funkcjonuje w obrębie przestrzeni, której nie dzieli z nikim innym. Inaczej wygląda to z firmami, których środowisko jest współdzielone przez wiele osób i wymogi związane z cyberbezpieczeństwem są na wyższym poziomie.
Czy inni użytkownicy Google Workspace widzą moje maile i pliki?
Odpowiedź jest precyzyjna - nie. Nawet administratorzy nie mają wglądu do treści maili, ani zawartości Dysku Google poszczególnych użytkowników. A to dlatego, że dane w Google Workspace są w pełni zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
Jedynym właściwym sposobem na zobaczenie plików przechowywanych na własnym koncie Google, jest ich udostępnienie innemu użytkownikowi za pomocą Gmaila, czy Dysku Google.
Bezpieczna praca zdalna z Google
Ze względu na specyfikę obecnych czasów, wiele firm przeszło na system pracy zdalnej lub hybrydowej. Czy w takim razie Google Workspace nada się, by w pełni zaspokoić potrzeby związane z pracą w domu?
Zaczynając od darmowego Gmaila. Jak wspomnieliśmy wyżej - jest to przede wszystkim poczta z symboliczną przestrzenią na wiadomości i pliki, która nie jest w stanie udźwignąć wymagań profesjonalnej firmy. Chodzi o wymagania związane z:
● zabezpieczeniem poczty, plików i samych kont pracowników,
● kontrolą techników IT nad prawidłowym działaniem środowiska Google,
● zapewnieniem profesjonalnego wizerunku firmy w sieci.
Oprócz bezpiecznej poczty Gmail we własnej domenie i przynajmniej 30 GB przestrzeni na dane, Google Workspace, to:
● sprawdzona platforma do spotkań online: Google Meet;
● wydajne narzędzia do pracy biurowej: Dokumenty, Arkusze, Prezentacje;
● aplikacja Kalendarza Google;
● możliwość tworzenia witryn internetowych: Google Sites;
● Grupy Dyskusyjne, Dyski Współdzielone i wiele innych aplikacji do pracy zdalnej.
Gdzie kupić licencje Google Workspace?
Jeśli masz swój biznes i lubisz korzystać ze środowiska Google, sprawdź dedykowane licencje dla firm Google Workspace Business Starter i uzyskaj Gmaila we własnej domenie o pojemności 30 GB oraz wiele innych aplikacji, przydatnych w pracy biurowej. Jeśli jednak okaże się, że 30 GB to za mało, bez problemu wykonasz upgrade do wyższego pakietu Google Workspace nawet do 5 TB na użytkownika.
Artykuł partnera, tekst zewnętrzny
