Poradnik Przedsiębiorcy

Wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS

Za okres choroby pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Utworzenie list płac z wykazaniem tych świadczeń czasami sprawia trudności w ustaleniu podstawy składek społecznych i składki zdrowotnej. Przeczytaj i dowiedz się, jak powinno obliczać się wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek?

Wynagrodzenie chorobowe za czas niezdolności do pracy przysługuje w danym roku kalendarzowym w wymiarze:

  • do 33 dni,
  • do 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia (krótszy 14-dniowy okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego stosujemy od roku następnego po 50. urodzinach pracownika).

Po przekroczeniu powyższych limitów pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy przez 182 lub 270 dni, jeśli choroba powstała w trakcie ciąży lub została spowodowana gruźlicą. Co istotne, wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, natomiast zasiłek chorobowy – zakład pracy, w przypadku gdy jest płatnikiem zasiłków. W przeciwnym razie zasiłek będzie wypłacany przez ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS

Przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywany w związku z zatrudnieniem jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy. Składek społecznych nie opłaca się od:

  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
  • zasiłków;
  • określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Wynika z tego, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków.

W przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stosuje się już takiego wyłączenia jak w przypadku składek społecznych i od wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną opłaca się składkę zdrowotną. Składki zdrowotnej nie należy jednak naliczać od wypłacanych zasiłków.

Przykład 1.

Pan Filip chorował od 19 lipca do 31 sierpnia. Podczas wyliczania wynagrodzenia za sierpień ustalono, że:

  • za 20 dni choroby (1–20 sierpnia) przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 1725,80 zł,
  • za 11 dni choroby przysługuje mu już zasiłek chorobowy w wysokości 949,19 zł.

W takiej sytuacji w sierpniu:

  • podstawa składek społecznych wynosi 0 zł,
  • podstawa składki zdrowotnej wynosi 1725,80 zł.

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek a podatek

Zarówno od wynagrodzenia, jak i zasiłku pobiera się zaliczki na podatek. Z kolei tzw. zryczałtowane koszty pracownicze (250 zł lub 300 zł) stosuje się przy poborze zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy, w tym wynagrodzenia za czas choroby. Nie stosuje się ich w przypadku zasiłku chorobowego.

Natomiast możliwość zastosowania 1/12 kwoty zmniejszającej podatek jest uzależniona wyłącznie od tego, czy pracodawca otrzymał w odpowiednim terminie PIT-2. Jeżeli pracownik go nie złożył, to obniża zaliczkę o tę kwotę w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku.

Jak wyliczyć składki i podatek z wynagrodzenia i zasiłku chorobowego?

W pierwszej kolejności pracodawca powinien wiedzieć, czy jest płatnikiem zasiłków, czy jest nim jednak ZUS. Jeżeli jest płatnikiem zasiłków, wówczas po otrzymaniu zwolnienia chorobowego wylicza wysokość wynagrodzenia za czas przepracowany, wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Po ich ustaleniu może przystąpić do określenia kwoty do wypłaty. Aby tego dokonać, powinien poprawnie określić:

  • podstawę składek społecznych;
  • podstawę składki zdrowotnej;
  • podstawę opodatkowania.

Przykład 2.

Pan Filip z przykładu 2. złożył u pracodawcy PIT-2 i korzysta z podwyższonych kosztów. W takiej sytuacji wyliczenia wynagrodzenia do wypłaty za sierpień będzie wyglądało następująco:

  • podstawa składek społecznych: 0 zł
  • podstawa składki zdrowotnej: 1725,80 zł
    • składka zdrowotna: 1725,80 zł x 9% = 155,32 zł
    • składka zdrowotna do odliczenia: 1725,80 zł x 7,75%% = 133,75 zł
  • podstawa opodatkowania: 1725,80 zł – 300 zł + 949,19 zł = 2374,99 zł, zaokrąglenie 2375 zł
    • zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego: 2375 x 17% – 43,76 zł – 133,75 = 226,14 zł, zaokrąglenie 226 zł
  • do wypłaty: 725,80 zł + 949,19 zł – 155,32 zł – 226 zł = 2293,67 zł.

Przykład 3.

Pani Anna we wrześniu chorowała, dlatego przysługuje jej:

  • wynagrodzenie chorobowe za okres 2 dni: 230,11 zł;
  • zasiłek chorobowy za okres 3 dni: 345,16 zł;
  • wynagrodzenie za czas przepracowany: 4166,67 zł.

Pani Anna złożyła u pracodawcy PIT-2 oraz korzysta ze zwykłych kosztów uzyskania przychodu (250 zł).

Wyliczanie wynagrodzenia do wypłaty będzie wyglądać następująco:

  • podstawa składek społecznych: 4166,67 zł
    • składka emerytalna: 4166,67 zł x 9,76% = 406,67 zł
    • składka rentowa: 4166,67 zł x 1,5% = 62,50 zł
    • składka chorobowa: 4166,67 zł x 2,45% = 102,08 zł
    • razem: 406,67 zł + 62,50 zł + 102,08 zł = 571,25 zł
  • podstawa składki zdrowotnej: 4166,67 zł + 230,11 zł = 4396,78 zł 
    • składka zdrowotna: 4396,78 zł x 9% = 395,71 zł
    • składka zdrowotna do odliczenia: 4396,78 zł x 7,75% = 340,75 zł
  • podstawa opodatkowania: 4396,78 zł + 230,11 zł + 345,16 zł – 571,25 zł – 250 zł = 4150,80 zł, zaokrąglenie 4151 zł
    • zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego: 4151 zł x 17% – 43,76 zł – 340,75 zł = 321,16 zł, zaokrąglenie 321 zł
  • do wypłaty: 4166,67 zł + 345,16 zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 395,71 zł – 321 zł = 3453,98 zł.

Przykład 4.

Pani Karolina chorowała cały miesiąc i za ten okres przysługiwał jej zasiłek w wysokości 3266,71 zł:

  • podstawa składek społecznych wynosi 0 zł
  • podstawa składki zdrowotnej wynosi 0 zł
  • podstawa opodatkowania wynosi 3266,71 zł, zaokrąglenie 3267 zł
    • zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego 3267 zł x 17% – 43,76 zł = 511,63 zł, zaokrąglenie 512 zł
  • do wypłaty: 3266,71 zł – 512 zł = 2754,71 zł.

Jeżeli przedsiębiorca nie jest płatnikiem zasiłków, wówczas gdy wpływa zwolnienie lekarskie, oblicza on jedynie wynagrodzenie za czas przepracowany i wynagrodzenie chorobowe. Natomiast zasiłek będzie wypłacał ZUS, dlatego przedsiębiorca przekazuje do ZUS-u zaświadczenie Z-3. W tym przypadku, aby poprawnie wyliczyć kwotę do wypłaty, po ustaleniu sum wynagrodzenia za czas przepracowany i wynagrodzenia chorobowego należy ustalić podstawę składek społecznych, podstawę składki zdrowotnej, podstawę opodatkowania. Jednak gdy nie występuje zasiłek, może to być prostsze.

Przykład 5.

Pan Jan chorował cały lipiec. Za 30 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 3451,60 zł, natomiast za 31 lipca zasiłek chorobowy, który wypłaca ZUS. Pan Jan złożył PIT-2 u pracodawcy i korzysta ze zwykłych kosztów. W tej sytuacji od pracodawcy otrzyma wynagrodzenie:

  • podstawa składek społecznych: 0 zł
  • podstawa składki zdrowotnej: 3451,60 zł
    • składka zdrowotna: 3451,60 zł x 9% = 310,64 zł
    • składka zdrowotna do odliczenia: 3451,60 zł x 7,75% = 267,50 zł
  • podstawa opodatkowania: 3451,60 zł – 250 zł = 3201,60 zł, zaokrąglenie 3202 zł
    • zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego: 3202 zł x 17% – 43,76 zł – 267,50 zł = 233,08 zł, zaokrąglenie 233 zł
  • do wypłaty: 3451,60 zł – 310,64 zł – 233 zł = 2907,96 zł

Co istotne, wypłatę zasiłku przejmuje tu ZUS. W tym celu pracodawca przekazuje do ZUS-u zaświadczenie Z-3.

Przykład 6.

Pani Joanna we wrześniu chorowała, dlatego przysługuje jej:

  • wynagrodzenie chorobowe za okres 2 dni: 230,11 zł
  • zasiłek chorobowy za okres 3 dni: 345,16 zł
  • wynagrodzenie za czas przepracowany: 4166,67 zł
  • zasiłek chorobowy za okres 3 dni będzie wypłacany przez ZUS, dlatego pracodawca złożył w ZUS-ie Z-3.

Pani Anna złożyła u pracodawcy PIT-2 oraz korzysta ze zwykłych kosztów uzyskania przychodu (250 zł).

Wyliczanie wynagrodzenie do wypłaty będzie wyglądać następująco:

  • podstawa składek społecznych: 4166,67 zł
    • składka emerytalna 4166,67 zł x 9,76% = 406,67 zł
    • składka rentowa 4166,67 zł x 1,5% = 62,50 zł
    • składka chorobowa 4166,67 zł x 2,45% = 102,08 zł
    • razem 406,67 zł + 62,50 zł + 102,08 zł = 571,25 zł
  • podstawa składki zdrowotnej wynosi 4166,67 zł + 230,11 zł = 4396,78 zł
    • składka zdrowotna: 4396,78 zł x 9% = 395,71 zł
    • składka zdrowotna do odliczenia: 4396,78 zł x 7,75% = 340,75 zł
  • podstawa opodatkowania 4396,78 zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 250 zł = 3805,64 zł, zaokrąglenie 3806 zł
    • zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego 3806 zł x 17% – 43,76 zł – 340,75 zł = 262,51, zaokrąglenie 263 zł
  • do wypłaty 4166,67 zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 395,71 zł – 263 zł = 3166,82 zł.

Podsumowując, rozliczając wynagrodzenie społeczne a składki ZUS, przy wyliczaniu kwoty do wypłaty w przypadku wynagrodzenia chorobowego należy pamiętać, że nie pobiera się od niego składak społecznych, ale należy obliczyć składkę zdrowotną. Natomiast jeśli chodzi o zasiłek, nie pobiera się składek społecznych i składki zdrowotnej.