Za okres choroby pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Utworzenie list płac z wykazaniem tych świadczeń czasami sprawia trudności w ustaleniu podstawy składek społecznych i składki zdrowotnej. Przeczytaj i dowiedz się, jak powinno obliczać się wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS.
Wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek?
Wynagrodzenie chorobowe za czas niezdolności do pracy przysługuje w danym roku kalendarzowym w wymiarze:
- do 33 dni,
- do 14 dni w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia (krótszy 14-dniowy okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego stosujemy od roku następnego po 50. urodzinach pracownika).
Za okres niezdolności do pracy lub niemożności wykonywania pracy z przyczyn określonych w art. 6 ust. 2 ustawy zasiłkowej, przypadający po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, zasiłek chorobowy przysługuje nie dłużej niż przez 91 dni. Nie dotyczy to niezdolności do pracy powstałej wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów oraz spowodowanej gruźlicą lub występującej w trakcie ciąży.
Wynagrodzenie chorobowe a składki ZUS
Przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymywany w związku z zatrudnieniem jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy. Składek społecznych nie opłaca się od:
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- zasiłków;
- określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Wynika z tego, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków.
W przypadku ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stosuje się już takiego wyłączenia jak w przypadku składek społecznych i od wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną opłaca się składkę zdrowotną. Składki zdrowotnej nie należy jednak naliczać od wypłacanych zasiłków.
Przykład 1.
Pan Filip chorował od 19 marca do 30 kwietnia. Podczas wyliczania wynagrodzenia za kwiecień ustalono, że:
- za 20 dni choroby (1–20 kwietnia) przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 2 262,40 zł,
- za 10 dni choroby przysługuje mu już zasiłek chorobowy w wysokości 1 131,20 zł.
W takiej sytuacji w sierpniu:
- podstawa składek społecznych wynosi 0 zł,
- podstawa składki zdrowotnej wynosi 2 262,40 zł.
Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek a podatek
Zarówno od wynagrodzenia, jak i zasiłku pobiera się zaliczki na podatek. Z kolei tzw. zryczałtowane koszty pracownicze (250 zł lub 300 zł) stosuje się przy poborze zaliczki na podatek dochodowy od przychodów ze stosunku pracy, w tym wynagrodzenia za czas choroby. Nie stosuje się ich w przypadku zasiłku chorobowego.
Natomiast możliwość zastosowania kwoty zmniejszającej podatek jest uzależniona wyłącznie od tego, czy pracodawca otrzymał PIT-2 od pracownika. Jeżeli pracownik złożył ten formularz, wówczas podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku powinna zostać uwzględniona kwota zgodna ze złożonym oświadczeniem. Od 2023 roku podatnik może złożyć oświadczenie o stosowanie całej, połowy lub 1/3 kwoty zmniejszającej podatek.
Oznacza to, że podatnik może wskazać w oświadczeniu składanym płatnikowi, czy ma on zmniejszać zaliczkę o kwotę stanowiącą:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł), czy
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek (150 zł), czy
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek (100 zł).
Warto również pamiętać, że wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek macierzyński mogą zostać objęte zwolnieniem z PIT. Dotyczy to osób uprawnionych do korzystania z takiej ulgi:
- dla młodych (do 26 roku życia),
- na powrót,
- dla pracujących emerytów,
- dla rodziców co najmniej czworga dzieci.
Pozostałe zasiłki (chorobowy czy opiekuńczy), zawsze podlegają opodatkowaniu.
Jak wyliczyć składki i podatek z wynagrodzenia i zasiłku chorobowego?
W pierwszej kolejności pracodawca powinien wiedzieć, czy jest płatnikiem zasiłków, czy jest nim jednak ZUS. Jeżeli jest płatnikiem zasiłków, wówczas po otrzymaniu zwolnienia chorobowego wylicza wysokość wynagrodzenia za czas przepracowany, wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Po ich ustaleniu może przystąpić do określenia kwoty do wypłaty. Aby tego dokonać, powinien poprawnie określić:
- podstawę składek społecznych;
- podstawę składki zdrowotnej;
- podstawę opodatkowania.
Przykład 2.
Pani Anna we lutym chorowała, dlatego przysługuje jej:
- wynagrodzenie chorobowe za okres 2 dni: 230,11 zł;
- zasiłek chorobowy za okres 3 dni: 345,16 zł;
- wynagrodzenie za czas przepracowany: 4 166,67 zł.
Pani Anna złożyła u pracodawcy PIT-2 oraz korzysta ze zwykłych kosztów uzyskania przychodu (250 zł). Złożony wniosek o nieprzeliczanie zaliczek na podatek.
Wyliczanie wynagrodzenia do wypłaty będzie wyglądać następująco:
- podstawa składek społecznych: 4 166,67 zł
- składka emerytalna: 4 166,67 zł x 9,76% = 406,67 zł
- składka rentowa: 4 166,67 zł x 1,5% = 62,50 zł
- składka chorobowa: 4 166,67 zł x 2,45% = 102,08 zł
- razem: 406,67 zł + 62,50 zł + 102,08 zł = 571,25 zł
- podstawa składki zdrowotnej: (4 166,67 zł - 571,25 zł) + 230,11 zł = 3 825,53 zł
- składka zdrowotna: 3 825,53 x 9% = 344,30 zł
- podstawa opodatkowania: 4 166,67 zł + 230,11 zł + 345,16 zł – 571,25 zł – 250,00 zł = 3 920,69 zł, zaokrąglenie 3 921,00 zł
- zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego: 3 921,00 zł x 12% – 300,00 zł = 170,52 zł, zaokrąglenie 171 zł
- do wypłaty: 4 166,67 zł + 345,16 zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 344,30 zł – 171,00 zł = 3 655,39 zł.
Przykład 3.
Pani Karolina chorowała cały miesiąc i za ten okres przysługiwał jej zasiłek w wysokości 3 393,60 zł:
- podstawa składek społecznych wynosi 0 zł
- podstawa składki zdrowotnej wynosi 0 zł
- podstawa opodatkowania wynosi 3 393,60 zł, zaokrąglenie 3 394,00 zł
- zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego 3 394 zł x 12% – 300 zł = 107,28 zł, zaokrąglenie 107 zł
- do wypłaty: 3 393,60 zł – 107,00 zł = 3 286,60 zł.
Jeżeli przedsiębiorca nie jest płatnikiem zasiłków, wówczas gdy wpływa zwolnienie lekarskie, oblicza on jedynie wynagrodzenie za czas przepracowany i wynagrodzenie chorobowe. Natomiast zasiłek będzie wypłacał ZUS, dlatego przedsiębiorca przekazuje do ZUS-u zaświadczenie Z-3. W tym przypadku, aby poprawnie wyliczyć kwotę do wypłaty, po ustaleniu sum wynagrodzenia za czas przepracowany i wynagrodzenia chorobowego należy ustalić podstawę składek społecznych, podstawę składki zdrowotnej, podstawę opodatkowania. Jednak gdy nie występuje zasiłek, może to być prostsze.
Przykład 4.
Pan Jan chorował cały maj. Za 30 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 3 451,60 zł, natomiast za 31 maja zasiłek chorobowy, który wypłaca ZUS. Pan Jan złożył PIT-2 u pracodawcy i korzysta ze zwykłych kosztów. W tej sytuacji od pracodawcy otrzyma wynagrodzenie:
- podstawa składek społecznych: 0 zł
- podstawa składki zdrowotnej: 3 451,60 zł
- składka zdrowotna: 3 451,60 zł x 9% = 310,64 zł
- podstawa opodatkowania: 3 451,60 zł – 250 zł = 3201,60 zł, zaokrąglenie 3 202,00 zł
- zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego: 3202 zł x 12% – 300,00 zł = 84,24 zł, zaokrągleniu 84,00 zł
- do wypłaty: 3 451,60 zł – 310,64 zł – 84,00 zł = 3 056,96 zł
Co istotne, wypłatę zasiłku przejmuje tu ZUS. W tym celu pracodawca przekazuje do ZUS-u zaświadczenie Z-3.
Przykład 5.
Pani Joanna we marcu chorowała, dlatego przysługuje jej:
- wynagrodzenie chorobowe za okres 2 dni: 230,11 zł
- wynagrodzenie za czas przepracowany: 4 166,67 zł
- zasiłek chorobowy za okres 3 dni będzie wypłacany przez ZUS, dlatego pracodawca złożył w ZUS-ie Z-3.
Pani Anna złożyła u pracodawcy PIT-2 oraz korzysta ze zwykłych kosztów uzyskania przychodu (250 zł).
Wyliczanie wynagrodzenie do wypłaty będzie wyglądać następująco:
- podstawa składek społecznych: 4 166,67 zł
- składka emerytalna 4 166,67 zł x 9,76% = 406,67 zł
- składka rentowa 4 166,67 zł x 1,5% = 62,50 zł
- składka chorobowa 4 166,67 zł x 2,45% = 102,08 zł
- razem 406,67 zł + 62,50 zł + 102,08 zł = 571,25 zł
- podstawa składki zdrowotnej wynosi (4 166,67 zł - 571,25 zł) + 230,11 zł = 3 825,53 zł
- składka zdrowotna: 3 825,53 zł x 9% = 344,30 zł
- podstawa opodatkowania 4 166,67zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 250,00 zł = 3 575,53 zł, zaokrąglenie 3 756,00 zł
- zaliczka na podatek przekazana do urzędu skarbowego 3756 zł x 12% – 300,00 = 129,12 zł zaokrąglenie 129,00 zł
- do wypłaty 4 166,67 zł + 230,11 zł – 571,25 zł – 344,30 zł – 129,00 zł = 3 352,23 zł.
Podsumowując, rozliczając wynagrodzenie społeczne a składki ZUS, przy wyliczaniu kwoty do wypłaty w przypadku wynagrodzenia chorobowego należy pamiętać, że nie pobiera się od niego składak społecznych, ale należy obliczyć składkę zdrowotną. Natomiast jeśli chodzi o zasiłek, nie pobiera się składek społecznych i składki zdrowotnej.
