Praktyka zarządzania czasem pracy w polskich przedsiębiorstwach od wielu lat obraca się wokół napięć pomiędzy potrzebą elastyczności a ochroną zdrowia i życia prywatnego pracownika. W realiach gospodarczych roku 2025, po pandemicznych turbulencjach i ekspansji pracy hybrydowej, coraz większe znaczenie zyskuje czas wolny za nadgodziny jako forma rekompensaty za pracę ponad normę. Kwestia ta ponownie znalazła się w centrum zainteresowania działów HR i księgowości, ponieważ wpływa nie tylko na wynagrodzenie pracownika, ale też na sposób planowania budżetu wynagrodzeń i równowagę między efektywnością a dobrostanem zatrudnionych.
Kontekst prawny i aktualny stan normatywny
Od kilku lat wprowadzono wiele nowych przepisów do Kodeksu pracy oraz nowelizowano dotychczasowe. Co istotne, ustawodawca nie naruszył w nim art. 151¹ i art. 151², czyli przepisów regulujących rekompensatę pracy nadliczbowej. Fundament pozostał zatem niezmienny: pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za każdą przepracowaną godzinę, a dodatek pieniężny lub czas wolny stanowią dodatkową formę gratyfikacji. Artykuł 151² § 1–3 różnicuje sposób udzielenia wolnego: na wniosek pracownika przysługuje dokładnie tyle samo godzin wolnych, ile wyniosło przekroczenie normy; z inicjatywy pracodawcy wolne jest o połowę dłuższe, ale jednocześnie obwarowane gwarancją nieobniżania pensji.
Jednocześnie od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje płaca minimalna w wysokości 4666 zł brutto miesięcznie (Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2024 roku). W przypadku pracowników o wynagrodzeniu oscylującym w okolicach minimum każdorazowo należy zbadać, czy potrącenie godzin odbieranego wolnego nie sprowadzi wypłaty poniżej ustawowego progu. Gdyby tak się stało, pracodawca ma obowiązek wyrównania pensji do minimalnej kwoty, co potwierdza stanowisko MRPiPS z 2 grudnia 2024 roku „w sprawie ochrony wynagrodzenia przy udzielaniu czasu wolnego za nadgodziny”.
Dwie alternatywne ścieżki rekompensaty: wynagrodzenie lub czas wolny
Konstrukcja art. 151¹ § 1 kp, uzupełniona § 3, wskazuje dwa równorzędne sposoby zrekompensowania nadgodzin. Pierwszym – klasycznym – jest wypłata normalnego wynagrodzenia powiększonego o dodatek 50 proc. lub 100 proc., którego wysokość zależy od tego, czy nadgodzina przypada w nocy, w niedzielę lub święto. Drugim – preferowanym w wielu firmach optymalizujących koszty – jest udzielenie czasu wolnego. W literaturze i praktyce HR podkreśla się, że to rozwiązanie wspiera employer branding, bo buduje obraz organizacji dbającej o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a przy okazji ogranicza koszty bezpośrednie.
Znaczenie inicjatywy i współczynnik 1:1 lub 1:1,5
O kształcie wynagrodzenia w miesiącu odbioru nadgodzin decyduje przede wszystkim to, kto wystąpił z żądaniem wolnego. Jeżeli pracownik złoży wniosek, rachunek jest klarowny: w miesiącu wypracowania nadgodzin liczba płatnych godzin rośnie dokładnie o ich liczbę, a w miesiącu odbioru wynagrodzenie oblicza się tylko od faktycznie przepracowanych godzin, co skutkuje niższą wypłatą, o ile nie zadziała bariera minimalnej pensji. Zupełnie inny efekt osiągamy, gdy decyzja wychodzi od pracodawcy. W takim wypadku wymiar wolnego mnożymy przez 1,5, co skraca liczbę realnie przepracowanych godzin nawet o kilka dniówek, lecz pensja pozostaje na poziomie wynikającym z pełnego nominalnego wymiaru.
Ustalanie wynagrodzenia, gdy czas wolny za nadgodziny przypada w tym samym miesiącu
Najbardziej przejrzysta sytuacja występuje, gdy grafiki pozwalają odebrać wolne w miesiącu, w którym powstały nadgodziny. Wówczas ewidencja czasu pracy wykazuje, że przekroczenie normy i zwolnienie od pracy wzajemnie się kompensują; miesięczna suma godzin płatnych jest równa wymiarowi nominalnemu, a wynagrodzenie pozostaje na standardowym poziomie. Problem dodatku za nadgodziny nie istnieje, bo został on „skonsumowany” przez wolne. Kadrowa jedynie odnotowuje fakt w kartotece pracowniczej i w panelu systemu kadrowo‑płacowego, aby zachować pełną ścieżkę audytu.
Rozliczenia międzymiesięczne na wniosek pracownika
Zupełnie inaczej wygląda przepływ pieniędzy, gdy pracownik decyduje się odebrać wolne w kolejnym miesiącu. Jak już zostało wspomniane, jeśli o czas wolny w zamian za nadgodziny wnioskuje pracownik, stosunek godzin wolnych wynosi 1:1 w stosunku do nadgodzin. Jak zatem wpłynie to na wynagrodzenie pracownika?
Przykład 1.
Pan Marek jest programistą i otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce wynoszącej 7500 zł brutto. W lutym 2025 roku przepracował on 6 godzin nadliczbowych i postanowił odebrać je w marcu. Wymiar czasu pracy w lutym 2025 roku wynosił 160 godzin, co oznacza, że w sumie pan Marek w tym miesiącu przepracował 166 godzin (nie miał innych nieobecności).
Wynagrodzenie za nadgodziny w lutym:
7500 zł / 160 godz. = 46,88 zł
46,7 zł × 6 godz. = 281,28 zł
7500 zł + 281,28 zł = 7781,28 zł
Z kolei w marcu, którego wymiar to 168 godzin, programista przepracuje 162 godziny, a więc jego wynagrodzenie będzie wyglądało w następujący sposób:
7500 zł / 168 godz. = 44,64 zł
44,64 zł x 6 godz. = 267,84 zł
7500 zł - 267,84 zł = 7232,16 zł.
Rozliczenia międzymiesięczne z inicjatywy pracodawcy
Jeszcze bardziej złożona jest sytuacja, w której zwolnienie następuje bez wniosku pracownika.
Przykład 2.
Operator maszyn o wynagrodzeniu w stawce 5500 zł brutto w kwietniu 2025 roku wypracował 8 godzin nadliczbowych. Pracodawca wyszedł z inicjatywą oddania pracownikowi czasu wolnego w zamian za wypracowane nadgodziny, ale dopiero w kolejnym miesiącu. Oznacza to, że pracodawca przy ustalaniu czasu wolnego, powinien przyjąć przelicznik 1,5, czyli 8 godz. x 1,5 = 12 godzin.
W takiej sytuacji wynagrodzenie w kwietniu będzie wynosiło:
5500 zł / 168 godz. = 32,73 zł
32,73 zł × 8 godz. = 261,84 zł
5500 zł + 261,84 zł = 5761,84 zł
Z kolei maj przynosi 160 godzin nominalnych, ale pracownik przepracuje rzeczywiście 148 godzin. Pomimo tego wynagrodzenie będzie wynosiło pełne 5500 zł.
Zapamiętaj – najważniejsze zasady
- Za nadgodziny pracownikowi przysługuje rekompensata w postaci dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego.
- Wymiar rekompensaty w postaci czasu wolnego za nadgodziny zależy od tego, kto (pracownik czy pracodawca) wyszedł z inicjatywą odbioru czasu wolnego.
- Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu co wypracowanie nadgodzin nie wpływa na wysokość wynagrodzenia.
- Odbiór czasu wolnego w innym miejscu powoduje zwiększenie wynagrodzenia w miesiącu wypracowania nadgodzin i zmniejszeniem wynagrodzenia w miesiącu odbioru czasu wolnego.
- Pomniejszenie wynagrodzenia w miesiącu odbioru nadgodzin nie może powodować wypłaty wynagrodzenia poniżej płacy minimalnej obowiązującej w danym roku.
Wpływ systemów kadrowo‑płacowych i automatyzacji
Rok 2025 to eksplozja narzędzi SaaS do ewidencji czasu pracy, które w czasie rzeczywistym synchronizują się z czytnikami RCP, aplikacjami mobilnymi i systemami ERP. Rozwiązania klasy wFirma, Kadromierz czy moduły SAP SuccessFactors automatycznie przeliczają współczynnik 1:1 lub 1:1,5, pilnują terminu końca okresu rozliczeniowego i generują alerty, gdy planowane wolne grozi zejściem poniżej minimalnego wynagrodzenia. Algorytmy wykrywają też nadmierne kumulowanie nadgodzin oraz sugerują optymalny termin wolnego z uwzględnieniem sezonowości produkcji. Coraz częstsze wykorzystywanie technologii AI w systemach kadrowych, pozwala na jeszcze efektywniejsze planowanie czasu pracy w zakładzie pracy wraz z przestrzeganiem przepisów prawa pracy oraz optymalizacją kosztów dla pracodawcy.
Obowiązki ewidencyjne i konsekwencje kontroli PIP
Art. 94 pkt 9a kp wymaga, aby ewidencja czasu pracy odzwierciedlała rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Kontrolerzy PIP w sprawozdaniu za I kwartał 2025 roku podkreślili, że ponad jedna czwarta naruszeń dotyczyła właśnie błędnego wykazywania wolnego udzielonego z inicjatywy pracodawcy. Najczęstszym problemem okazało się nieuwzględnianie współczynnika 1,5, co prowadziło do zaniżenia liczby wolnych godzin i zawyżenia średniego dobowego obciążenia pracą. Inspektorzy, powołując się na art. 281 § 1 pkt 5 kp, stosują kary od 1000 do 30 000 zł, a przy recydywie kierują sprawy do sądu.
Podsumowanie
Prawidłowe ustalenie wynagrodzenia za pracę w miesiącu korzystania z czasu wolnego za nadgodziny wymaga nie tylko lektury art. 151¹ i 151² kp, lecz także rozumienia ich praktycznych konsekwencji finansowych. Absolutną podstawą jest rozróżnienie inicjatywy udzielania czasu wolnego za nadgodziny i prawidłowego ustalania wynagrodzenia zarówno w miesiącu wypracowania nadgodzin, jak i w miesiącu odbierania czasu wolnego. Brak znajomości przepisów i umiejętnego ich stosowania mogą narazić zakład pracy na kary grzywny nadkładane przez Państwowa Inspekcję Pracy. Dlatego też tak istotne jest, aby korzystać z najlepszych dostępnych programów, które pomogą unikać łamania przepisów.
