W myśl art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W poniższym artykule przedstawiamy z jest rozliczana delegacja pracownika i dieta krajowa.
Dieta krajowa
Za okresy podróży służbowej wliczane do czasu pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Ponadto pracownikom odbywającym podróż służbową na terenie kraju należy się:
- dieta,
- zwrot kosztów przejazdów,
- zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
- zwrot kosztów noclegów,
- opłaty parkingowe,
- inne udokumentowane wydatki.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określa wysokość diet krajowych z uwzględnieniem czasu trwania podróży.
Dieta krajowa - jak obliczyć?
Dieta krajowa w czasie podróży jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Dieta krajowa uzależniona jest od czasu trwania podróży.
Ważne! Doba jest liczona w ciągu 24 godzin, płynących od momentu rozpoczęcia podróży służbowej. |
Poniższa tabela obrazuje, jaka dieta przysługuje pracownikowi, jeżeli jego podróż trwa krócej niż dobę.
Podróż trwa krócej niż dobę | mniej niż 8 godzin | dieta nie przysługuje |
od 8 do 12 godzin | przysługuje 50% diety | |
ponad 12 godzin | przysługuje cała dieta |
Przykład 1.
Pan Filip został wysłany przez swojego pracodawcę w podróż krajową. Podróż rozpoczął w poniedziałek o godz. 9.00 i powrócił tego samego dnia o godz. 15.00. Panu Filipowi nie przysługuje dieta krajowa, ponieważ delegacja trwała 6 godzin, czyli mniej niż 8 godzin.
Jeżeli pan Filip skończyłby swoją podróż krajową o godzinie 20.00 tego samego dnia i podróż trwałaby 11 godzin, przysługiwałaby 50% diety, ponieważ jego delegacja mieściła się w przedziale 8-12 godzin.
Gdyby pan Filip z delegacji powrócił następnego dnia o godz 8.00, otrzymałby całą dietę w wysokości 30 zł, ponieważ delegacja wynosiła ponad 12 godzin.
Podróż trwa dłużej niż dobę
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta krajowa w pełnej wysokości.
Podróż trwa dłużej niż dobę | do 8 godzin | przysługuje 50% diety |
ponad 8 godzin diety | przysługuje cała dieta |
Przykład 2.
Pan Kajetan został wysłany w podróż krajową. Wyjechał we wtorek o godz. 8.00, a wrócił w środę o godzinie 12.00. W związku z tym podróż pana Kajetana trwała dłużej niż dobę. Za pierwszą dobę od 8.00 we wtorek do 8.00 w środę otrzymuje całą dietę w wysokości 30 zł, a kolejną rozpoczętą od 8.00 do 12.00 - 50% diety. Łącznie otrzymał 45 zł.
Ważne! Pracodawca nie może ustalić diety niższej, niż przewidują przepisy. |
Zmniejszenie diety krajowej
Kwotę diety krajowej należy zmniejszyć:
o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której pracownikowi przysługuje wyżywienie. W takim przypadku za każdy posiłek dietę krajową pomniejsza się o kwoty przedstawione w tabeli:
Śniadanie | 25% diety | 7,50 zł |
Obiad | 50% diety | 15 zł |
Kolacja | 25% diety | 7,50 zł |
Przykład 3
Pan Kacper został wysłany w delegację do odległej miejscowości w celu przeprowadzenia szkolenia w oddziale firmy, w której pracuje. Pan Kacper wyruszył w czwartek o godzinie 10.00, a wrócił następnego dnia o godzinie 18.00. Miał zapewnione bezpłatnie obiad, kolacje i śniadanie.
Panu Kacprowi przysługiwałaby 2 diety krajowe, czyli 60 zł. W związku z tym, że miał zapewnione bezpłatne wyżywienie, dietę należy pomniejszyć o:
15 zł za obiad
7,50 zł za kolację
7,50 zł za śniadanie
Za odbytą delegację pan Kacper otrzyma 30 zł.
Nocleg w hotelu a dieta krajowa
Za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów po przedstawieniu rachunku. Koszt noclegu za jedną dobę hotelową nie może być wyższy niż dwudziestokrotność stawki diety krajowej. Tylko w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu potwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Ryczałt za nocleg w hotelu a dieta krajowa
Jeżeli pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożył rachunku, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety krajowej, czyli 45 zł. Należy pamiętać, że ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00.
Ważne! Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje, gdy pracownik podróżuje w nocy lub gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. |
Komunikacja miejscowa - 20% diety krajowej
Pracownikowi przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety krajowej, czyli 6 zł. Ryczałt przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej, nie należy się natomiast pracownikom, którzy nie ponoszą kosztów dojazdów lub gdy pracodawca pokryje koszty na wniosek pracownika na podstawie przedstawionych dokumentów.
