ZFŚS 2025 a podatek dochodowy – regulacje prawne

Przedsiębiorcy zobowiązani ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) są obowiązani do gospodarowania środkami ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym również podatkowymi. Przeczytaj artykuł i sprawdź jak wygląda kwestia ZFŚS 2025 a podatku dochodowego.

Czym jest ZFŚS?

Rzecz dotyczy pracodawców:

• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS,
• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia urlopowego zdecydowali się na utworzenie ZFŚS,
• prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

Do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uprawnieni są:

• pracownicy danego zakładu pracy oraz ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy wraz ze swoimi rodzinami,
• inne osoby uprawnione przez pracodawcę do korzystania z funduszu.

Pracodawca przeznacza określone środki odpowiednio do statusu materialnego danego pracownika.

Rodzaje świadczeń socjalnych 2025

Z zakładowego fundusz świadczeń socjalnych mogą być finansowane :

• różne formy wypoczynku dla pracowników i ich dzieci,
• działalność kulturalno-oświatową (np. zakup biletów na koncerty, do kina, teatru,),
• działalność sportowo-rekreacyjną (np. karnety na basen, siłownię),
• opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach,
• pomoc materialna – rzeczowej lub finansowej (np. zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci),
• zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS 2025) a podatek dochodowy

Świadczenia wypłacane ze środków ZFŚS podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub są z niego zwolnione - w zależności od rodzaju świadczenia.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwana dalej: updof) zwalnia od podatku dochodowego od 1 stycznia 2018 r. następujące rodzaje świadczeń wypłacanych w związku z finansowaniem działalności ZFŚS:

• świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy są zwolnione z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4500 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof) - do 30.06.2022 r. była to kwota 3000 zł, zatem została ona podniesiona,

Stawka podatku dla pracownika po przekroczeniu kwoty 1000 zł wynosi 12%. Zaliczkę na podatek dochodowy odprowadza się do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Przykład 1.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w styczniu 2025 r. pomoc z ZFŚS w formie zapomogi socjalnej w kwocie 800,00 zł, a w październiku otrzymał pomoc finansową w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym w kwocie 200,00 zł. Łącznie kwota pomocy wynosi 1 000,00 zł. Zatem cała kwota jest zwolniona z opodatkowania.

Przykład 2.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w lipcu lutym 2025 r. z ZFŚS dofinansowanie do wczasów w kwocie 700 zł (kwota nie przekracza kwoty zwolnionej od podatku). W maj 2025 r. otrzymał bon w kwocie 200 zł (bon podlega opodatkowaniu w całości, ponieważ jest wyłączony ze zwolnienia). A zatem pan Jan Kowalski zapłaci 24,00 zł podatku dochodowego (200,00 zł x 12% = 24,00 zł). Zaliczka zostanie odprowadzona w terminie do 20 czerwca.

Innym popularnym rodzajem pomocy z ZFŚS są tzw. wczasy pod gruszą które podlegają zwolnieniu do kwoty 4500 zł dla emeryta lub rencisty, a dla pracowników do kwoty 1000 zł są:

• zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – są zwolnione z opodatkowania w całości niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof)
• świadczenia otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (art. 21 ust. 1 pkt 67a updof) – są zwolnione z opodatkowania niezależnie od ich wysokości,
• dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność
• w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 - finansowane z ZFŚS są wolne od podatku niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 78 updof).

Wymóg wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie jest spełniony, gdy podmiot ma umocowanie formalno-prawne do organizacji wypoczynku. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Ministra Finansów 4 grudnia 2013 r., rr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13, można znaleźć wypowiedź, że: (...) warunek ten jest spełniony, gdy organizacją wypoczynku zajmuje się uprawniony do tego podmiot, którym w szczególności może być biuro podróży, pensjonat, gospodarstwo agroturystyczne, jak również szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.). Dla zastosowania omawianego zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku. Mianowicie musi ona przybrać postać wczasów, kolonii, obozów lub zimowisk, bądź musi być związana z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem tzw. ‘wczasy pod gruszą’, wizyta u rodziny, czy ‘wypady’ organizowane na własną rękę.

Jak widać, świadczeniobiorca może korzystać w danym roku podatkowym z różnych tytułów zwolnień, w zależności od rodzaju świadczenia. Należy jednak pilnować limitów przekazywanych świadczeń, aby w odpowiednim momencie opodatkować wypłacane świadczenia. Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy dany rodzaj świadczenia jest opodatkowany czy nie, można skorzystać z pomocy ekspertów Krajowej Informacji Podatkowej czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18:00. Infolinia: z tel. stacjonarnych: 801 055 055, z tel. kom.: (22) 330 0330, z zagranicy.: +48 22 330 0330