Poradnik Przedsiębiorcy

ZFŚS a podatek dochodowy – nowe regulacje prawne

Przedsiębiorcy zobowiązani ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) są obowiązani do gospodarowania środkami ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym również podatkowymi.

Rzecz dotyczy pracodawców:

  • zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

  • zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS,

  • zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia urlopowego zdecydowali się na utworzenie ZFŚS,

  • prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) a podatek dochodowy

Świadczenia wypłacane ze środków ZFŚS podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub są z niego zwolnione - w zależności od rodzaju świadczenia.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwana dalej: updof) zwalnia od podatku dochodowego od 1 stycznia 2018 r. następujące rodzaje świadczeń wypłacanych w związku z finansowaniem działalności ZFŚS:

  • świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy są zwolnione z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof) - do 31.12.2017 r. była to kwota 2280 zł, zatem została ona nieco podniesiona,

Ważne!

Stawka podatku dla emeryta lub rencisty po przekroczeniu kwoty 3000 zł wynosi 10% (art. 30 ust. 1 pkt 4).

  • otrzymane przez pracownika w związku z finansowaniem działalności ZFŚS rzeczowe lub pieniężne świadczenia sfinansowane w całości ze środków ZFŚS są wolne od podatku dochodowego łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł (do 31.12.2017 r. była to kwota 380 zł, zatem odnotowujemy dużą zmianę na korzyść świadczeniobiorców),

Zwolnienie nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (które otrzymał pracownik). Są one opodatkowane w całości jeśli dotyczą pracowników i ich rodzin (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Stawka podatku dla pracownika po przekroczeniu kwoty 1000 zł wynosi 18%

Zaliczkę na podatek dochodowy odprowadza się do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Przykład 1.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w maju 2018 r. pomoc z ZFŚS w formie zapomogi socjalnej w kwocie 800 zł, a w październiku otrzymał pomoc finansową w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym w kwocie 300 zł. Łącznie kwota pomocy wynosi 1100 zł. Zatem opodatkowaniu podlega kwota 100 zł wg stawki 18% (udzielona pomoc w kwocie 1100 zł minus 1000 zł kwota zwolniona od opodatkowania = 100 zł do opodatkowania). Pan Jan Kowalski zapłaci 18 zł podatku dochodowego, a zaliczka z tego tytułu zostanie odprowadzona do urzędu skarbowego w terminie do 20 listopada za październik.

Przykład 2.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w lipcu 2018 r. z ZFŚS dofinansowanie do wczasów w kwocie 700 zł (kwota nie przekracza kwoty zwolnionej od podatku). W listopadzie 2018 r. otrzymał bon w kwocie 200 zł (bon podlega opodatkowaniu w całości, ponieważ jest wyłączony ze zwolnienia). A zatem pan Jan Kowalski zapłaci 36 zł podatku dochodowego (200 zł * 18% = 36 zł). Zaliczka zostanie odprowadzona w terminie do 20 grudnia.

Ważne!
Warto zwrócić uwagę na to, że jeśli zakład pracy przyzna bony (np. na święta) pracownikowi, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 uopdf będą one w całości opodatkowane, natomiast jeśli bon otrzyma emeryt, to jest on zwolniony z opodatkowania do kwoty 3000 zł rocznie (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof).

Innym popularnym rodzajem pomocy z ZFŚS są tzw. wczasy pod gruszą, które podlegają zwolnieniu do kwoty 3000 zł dla emeryta lub rencisty, a dla pracowników do kwoty 1000 zł.

  • zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – są zwolnione z opodatkowania w całości niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof) – do 31.12.2017 r. wolna od podatku była kwota 2280 zł, zatem tutaj mamy również dużą zmianę,

  • świadczenia otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (art. 21 ust. 1 pkt 67a updof) – są zwolnione z opodatkowania niezależnie od ich wysokości,

  • dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność

  • w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 - finansowane z ZFŚS są wolne od podatku niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 78 updof).

Wymóg wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie jest spełniony, gdy podmiot ma umocowanie formalno-prawne do organizacji wypoczynku. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Ministra Finansów 4 grudnia 2013 r., rr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13, można znaleźć wypowiedź, że: (...) warunek ten jest spełniony, gdy organizacją wypoczynku zajmuje się uprawniony do tego podmiot, którym w szczególności może być biuro podróży, pensjonat, gospodarstwo agroturystyczne, jak również szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.). Dla zastosowania omawianego zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku. Mianowicie musi ona przybrać postać wczasów, kolonii, obozów lub zimowisk, bądź musi być związana z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem tzw. ‘wczasy pod gruszą’, wizyta u rodziny, czy ‘wypady’ organizowane na własną rękę.

Przykład 3.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w czerwcu 2018 r. dofinansowanie do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie w kwocie 800 zł, w lipcu otrzymał kwotę 1200 zł dla swojego 12-letniego dziecka tytułem dopłaty do wypoczynku w formie kolonii zorganizowanego przez biuro podróży, we wrześniu w związku z zalaniem jego mieszkania otrzymał zapomogę losową w kwocie 4000 zł, a w grudniu paczkę okolicznościową dla dziecka o wartości 300 zł. Pan Jan zapłaci podatek dochodowy za grudzień od 100 zł, tj. 18 zł (wypoczynek we własnym zakresie w kwocie 800 zł + paczka okolicznościowa w kwocie 300 zł = 1100 zł. Kwota wolna od podatku z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof to 1000 zł, zatem od nadwyżki należy zapłacić podatek i w tym przypadku nadwyżkę stanowi kwota 100 zł. Pozostałe kwoty są zwolnione od opodatkowania. Kolonia dziecka jest zwolniona z art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, a zapomoga losowa z art. 21 ust. 1 pkt 26 updof).

Jak widać, świadczeniobiorca może korzystać w danym roku podatkowym z różnych tytułów zwolnień, w zależności od rodzaju świadczenia. Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy dany rodzaj świadczenia jest opodatkowany czy nie, można skorzystać z pomocy ekspertów Krajowej Informacji Podatkowej czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18:00. Infolinia: z tel. stacjonarnych: 801 055 055, z tel. kom.: (22) 330 0330, z zagranicy.: +48 22 330 0330