ZFŚS a podatek dochodowy – regulacje prawne

Przedsiębiorcy zobowiązani ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) są obowiązani do gospodarowania środkami ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym również podatkowymi.

Czym jest ZFŚS?

Rzecz dotyczy pracodawców:

• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS,
• zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia urlopowego zdecydowali się na utworzenie ZFŚS,
• prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

Do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uprawnieni są:

• pracownicy danego zakładu pracy oraz ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy wraz ze swoimi rodzinami,
• inne osoby uprawnione przez pracodawcę do korzystania z funduszu.

Pracodawca przeznacza określone środki odpowiednio do statusu materialnego danego pracownika.

Pracodawca dokonuje odpisy na fundusz, naliczane na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5%. Podstawę wymiaru stanowi krajowe przeciętne wynagrodzenie miesięczne w poprzednim roku, bądź w jego drugim półroczu, w zależności, które okaże się wyższe. Pracodawca może zwiększyć wysokość odpisu podstawowego o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na: każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej.

Rodzaje świadczeń socjalnych

Z zakładowego fundusz świadczeń socjalnych mogą być finansowane :

• różne formy wypoczynku dla pracowników i ich dzieci,
• działalność kulturalno-oświatową (np. zakup biletów na koncerty, do kina, teatru,),
• działalność sportowo-rekreacyjną (np. karnety na basen, siłownię),
• opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach,
• pomoc materialna – rzeczowej lub finansowej (np. zapomogi, pomoc w razie zdarzeń losowych, bony towarowe, paczki dla dzieci),
• zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) a podatek dochodowy

Świadczenia wypłacane ze środków ZFŚS podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub są z niego zwolnione - w zależności od rodzaju świadczenia.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwana dalej: updof) zwalnia od podatku dochodowego od 1 stycznia 2018 r. następujące rodzaje świadczeń wypłacanych w związku z finansowaniem działalności ZFŚS:

• świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy są zwolnione z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł (art. 21 ust. 1 pkt 38 updof) - do 31.12.2017 r. była to kwota 2280 zł, zatem została ona nieco podniesiona,

Na podstawie art. 4 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. z 2020r., poz. 568) został podwyższony limit kwoty wolnej od podatku dla pracowników korzystających z rzeczowych lub pieniężnych świadczeń z ZFŚS. 

W ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.13) ) po art. 52j dodaje się art. 52k–52u. Z tego Art. 52l podnosi limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 – w 2020 r. i 2021 r., a także 2022r. do 2 000 zł.

Zwolnienie nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi (które otrzymał pracownik). Są one opodatkowane w całości jeśli dotyczą pracowników i ich rodzin (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Stawka podatku dla pracownika po przekroczeniu kwoty 2000 zł wynosi 12%. Zaliczkę na podatek dochodowy odprowadza się do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia podlegającego opodatkowaniu.

Przykład 1.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w maju 2023 r. pomoc z ZFŚS w formie zapomogi socjalnej w kwocie 800,00 zł, a w październiku otrzymał pomoc finansową w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie zimowym w kwocie 300,00 zł. Łącznie kwota pomocy wynosi 1 100,00 zł. Zatem cała kwota jest zwolniona z opodatkowania.

Przykład 2.

Pracownik Jan Kowalski otrzymał w lipcu 2022 r. z ZFŚS dofinansowanie do wczasów w kwocie 700 zł (kwota nie przekracza kwoty zwolnionej od podatku). W listopadzie 2022 r. otrzymał bon w kwocie 200 zł (bon podlega opodatkowaniu w całości, ponieważ jest wyłączony ze zwolnienia). A zatem pan Jan Kowalski zapłaci 24,00 zł podatku dochodowego (200,00 zł * 12% = 24,00 zł). Zaliczka zostanie odprowadzona w terminie do 20 grudnia.

Innym popularnym rodzajem pomocy z ZFŚS są tzw. wczasy pod gruszą, które podlegają zwolnieniu do kwoty 3000 zł dla emeryta lub rencisty, a dla pracowników do kwoty 1000 zł.

• zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – są zwolnione z opodatkowania w całości niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 26 updof)
• świadczenia otrzymane z ZFŚS, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach (art. 21 ust. 1 pkt 67a updof) – są zwolnione z opodatkowania niezależnie od ich wysokości,
• dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność
• w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18 - finansowane z ZFŚS są wolne od podatku niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 78 updof).

Wymóg wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie jest spełniony, gdy podmiot ma umocowanie formalno-prawne do organizacji wypoczynku. W interpretacji indywidualnej wydanej przez Ministra Finansów 4 grudnia 2013 r., rr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13, można znaleźć wypowiedź, że: (...) warunek ten jest spełniony, gdy organizacją wypoczynku zajmuje się uprawniony do tego podmiot, którym w szczególności może być biuro podróży, pensjonat, gospodarstwo agroturystyczne, jak również szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w § 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. nr 12, poz. 67 ze zm.). Dla zastosowania omawianego zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku. Mianowicie musi ona przybrać postać wczasów, kolonii, obozów lub zimowisk, bądź musi być związana z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych lub leczniczo-opiekuńczych. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem tzw. ‘wczasy pod gruszą’, wizyta u rodziny, czy ‘wypady’ organizowane na własną rękę.

Jak widać, świadczeniobiorca może korzystać w danym roku podatkowym z różnych tytułów zwolnień, w zależności od rodzaju świadczenia. Należy jednak pilnować limitów przekazywanych świadczeń, aby w odpowiednim momencie opodatkować wypłacane świadczenia. Jeśli pracodawca ma wątpliwości, czy dany rodzaj świadczenia jest opodatkowany czy nie, można skorzystać z pomocy ekspertów Krajowej Informacji Podatkowej czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 18:00. Infolinia: z tel. stacjonarnych: 801 055 055, z tel. kom.: (22) 330 0330, z zagranicy.: +48 22 330 0330