Dodatek za rozłąkę – czy pobiera się od niego składki i podatek?

Wykonywanie obowiązków zawodowych i rozdzielenie z najbliższymi jest rekompensowane – pracodawca wypłaca wówczas dodatek za rozłąkę. Świadczenie to jest dodatkowym przychodem pracownika. Jak przedstawia się w tym wypadku kwestia opodatkowania i oskładkowania, wyjaśniamy w treści tego artykułu. 

Dodatek za rozłąkę – kiedy przysługuje?

Dodatek za rozłąkę to świadczenie, które otrzyma pracownik wykonujący czasowo na polecenie pracodawcy pracę w innym miejscu niż określone w umowie o pracę.

Jednocześnie dodatek za rozłąkę jest świadczeniem, które w odniesieniu do pracowników może przysługiwać na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych. Wcześniej regulowało go Zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 roku w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych, które zostało uchylone 2 lutego 1996 roku.

Dodatek za rozłąkę będzie przysługiwał, kiedy dochodzi do czasowego przeniesienia pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone zostało w umowie o pracę. 

Jeśli pracownik w umowie o pracę ma wskazanych kilka miejsc pracy, nie sposób mówić o czasowym przeniesieniu go do świadczenia pracy poza stałe miejsce jego zatrudnienia i taki dodatek nie przysługuje. 

Są jednak pewne wyjątki, a mianowicie obowiązkowo dodatek służbowy przyznany jest: 

1. urzędnikowi przesiedlającemu się wraz z rodziną, któremu urząd nie zapewnił samodzielnego lokalu mieszkalnego, a jedynie pomieszczenie zastępcze do zamieszkania bez rodziny, do czasu wynajmu lub zapewnienia samodzielnego lokalu mieszkalnego i za każdy dzień rozłąki wynosi on 95% stawki diety określonej w przepisach w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

2. żołnierzowi zawodowemu pozostającemu w związku małżeńskim i mającemu z tym małżonkiem wspólny adres zamieszkania albo zameldowania na pobyt stały, albo niepozostającemu w związku małżeńskim, lecz mającemu dziecko pozostające na jego utrzymaniu i wspólny adres zamieszkania albo zameldowania na pobyt stały z tym dzieckiem, który w miejscu pełnienia służby lub miejscowości pobliskiej w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 22 czerwca 1995 roku o zakwaterowaniu Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej korzysta z zakwaterowania zbiorowego lub któremu przydzielono miejsce w internacie lub kwaterze internatowej, bez prawa zamieszkiwania z członkami rodziny i przysługuje w formie ryczałtu w wysokości 18-krotności stawki diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

3. funkcjonariuszowi ABW w służbie stałej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu otrzymania lokalu mieszkalnego, zgodnie z przysługującymi mu normami mieszkalnymi, umożliwiającego zamieszkanie z członkami rodziny i funkcjonariuszowi ABW w służbie przygotowawczej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu przydzielenia tymczasowej kwatery lub innego pomieszczenia mieszkalnego, umożliwiających zamieszkanie z członkami rodziny i przysługuje za każdy dzień rozłąki w wysokości 95% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

4. funkcjonariuszowi Służby Wywiadu Wojskowego w służbie stałej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu otrzymania lokalu mieszkalnego, zgodnie z przysługującymi mu normami mieszkalnymi, umożliwiającego zamieszkanie z członkami rodziny i funkcjonariuszowi Służby Wywiadu Wojskowego w służbie przygotowawczej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu przydzielenia tymczasowej kwatery lub innego pomieszczenia mieszkalnego, umożliwiających zamieszkanie z członkami rodziny i przysługuje za każdy dzień rozłąki w wysokości 95% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju;

5. funkcjonariuszowi Służby Kontrwywiadu Wojskowego w służbie stałej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu otrzymania lokalu mieszkalnego, zgodnie z przysługującymi mu normami mieszkalnymi, umożliwiającego zamieszkanie z członkami rodziny i funkcjonariuszowi Służby Kontrwywiadu Wojskowego w służbie przygotowawczej przeniesionemu z urzędu do pełnienia służby w innej miejscowości, do czasu przydzielenia tymczasowej kwatery lub innego pomieszczenia mieszkalnego, umożliwiających zamieszkanie z członkami rodziny i przysługuje za każdy dzień rozłąki w wysokości 95% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Dodatek za rozłąkę a podstawa wymiaru składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne zgodnie z zapisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych. 

Przychody ze stosunku pracy to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalent, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Potwierdził to ZUS w interpretacji z 27 czerwca 2024 roku (DI/100000/43/489/2024), gdzie wskazano, że dodatek za rozłąkę jest świadczeniem, którego nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jeśli mieści się w limicie. Wypłata przez pracodawcę dodatku za rozłąkę do wysokości diety należnej pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Gdyby jednak kwota dodatku była wyższa, wówczas nadwyżka ponad określony limit stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. 

Dodatek za rozłąkę a opodatkowanie

Jeśli chodzi o kwestie podatkowe w przypadku dodatku za rozłąkę, to podobnie jak ma to miejsce w przypadku podstawy wymiaru składek, przepisy prawa podatkowego wyłączają go spod opodatkowania na pewnych warunkach. 

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju jest wolny od podatku. 

Przykład 1. 

Pani Danuta jest uprawniona do dodatku za rozłąkę, który jej pracodawca określił na poziomie 40 zł za dzień. Dodatek ten wprowadzany jest w zakładowym układzie zbiorowym obowiązującym u pracodawcy. Czy taki dodatek będzie opodatkowany i uwzględniany w podstawie wymiaru składek ? Z uwagi na to, że przewidziana wysokość dodatku za rozłąkę jest niższa niż 45 zł, dodatek ten nie będzie podlegał opodatkowaniu i nie będzie wliczany w podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Przykład 2. 

Czy w przypadku pani Diany, która jest uprawniona do dodatku za rozłąkę na mocy regulaminu pracy w wysokości 60 zł za dzień, zaistnieje konieczność jego opodatkowania i uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne? Z uwagi na to, że dodatek, jaki przewidział pracodawca, przekracza 45 zł, czyli kwotę w zakresie, w którym przepisy prawa regulujące wyliczenie podstawy wymiaru składek przewidują zwolnienie, w tej sytuacji nadwyżka będzie uwzględniana w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Co do opodatkowania – cała kwota będzie podlegała opodatkowaniu.

Podsumowanie

Podsumowując, dodatek za rozłąkę o wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, jest wolny, nie jest uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie i wolny od opodatkowania, gdy został przewidziany w układzie zbiorowym pracy lub gdy wynika z odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku zwolnień nadwyżka ponad kwotę zwolnienia jest opodatkowana i uwzględniania w podstawie wymiaru składek.