Dodatek za rozłąkę jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym pracownikom, którzy na polecenie pracodawcy wykonują czasowo pracę w innym miejscu niż określone w umowie o pracę. Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi właśnie te niedogodności, wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Zapis o wypłacaniu takiego dodatku powinien znaleźć się w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym. Jeżeli w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego ani obowiązku tworzenia regulaminu pracy, informacja o wypłacaniu dodatku za rozłąkę powinna znaleźć się w umowie o pracę.
Jaka jest różnica pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem?
Jeżeli pracodawca zleca pracownikowi zadanie służbowe do wykonania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, mówi się o podróży służbowej (art. 77 par. 1 kp). Wówczas pracownik ma prawo do diet i zwrotu kosztów na pokrycie dojazdu i zakwaterowania. Natomiast oddelegowanie ma miejsce w sytuacji, gdy na mocy porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego w umowie o pracę zmienione zostało miejsce wykonywania pracy. Co ważne, zmiana ta musi obowiązywać przez ściśle określony czas, nie na stałe.
Na jakiej podstawie wypłacany jest dodatek za rozłąkę?
Obowiązkowo dodatek za rozłąkę jest wypłacany:
- żołnierzom zawodowym na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny (Dz. U. 2022 poz. 655). Dodatek za rozłąkę został ustalony w formie ryczałtu miesięcznego w wysokości 18-krotności diety, jaka jest wypłacana pracownikom państwowej i samorządowej jednostki budżetowej z tytułu podróży służbowej;
- funkcjonariuszom Służby Wywiadu Wojskowego na podstawie rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Służby Wywiadu Wojskowego za podróże służbowe, przeniesienia lub delegowania (Dz. U. nr 174, poz. 1280 ze zm.);
- funkcjonariuszom Służby Kontrwywiadu Wojskowego na podstawie rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Służby Kontrwywiadu Wojskowego za podróże służbowe, przeniesienia lub delegowania (Dz. U. nr 174, poz. 1279 ze zm.);
- funkcjonariuszom Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie świadczeń przysługujących funkcjonariuszom Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego za podróże służbowe, przeniesienia lub delegowania (Dz.U. 2003 nr 67 poz. 622);
- urzędnikom państwowym na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wysokości i warunków wypłacania świadczeń urzędnikom państwowym przeniesionym do pracy w innej miejscowości (Dz.U. 2002 nr 66 poz. 597) w wysokości 95% kwoty, która przysługuje za dietę z tytułu podróży służbowej;
- innym pracownikom zatrudnionym w zakładach pracy, w których obowiązek wypłaty dodatku za rozłąkę został wprowadzony w układzie zbiorowym pracy, czyli w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkami zawodowymi.
Dobrowolnie może go wypłacać każdy inny pracodawca. Może też ustalić dowolne jego kwoty, a także reguły wypłacania. Taki dodatek nie będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Kiedy obowiązuje zwolnienie z podatku dodatku za rozłąkę?
Dodatek za rozłąkę korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego. Jak mówi art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2020.0.1426 t.j.) wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Potwierdzenie tego faktu znajduje się Interpretacji Indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (ITPB2/415-748/11/MM):
Z brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika wprost, że zwolnieniu podlegają tylko i wyłącznie dodatki za rozłąkę przysługujące na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw oraz układów zbiorowych pracy. Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że dodatki za rozłąkę przyznawane na innej podstawie niż wskazane w cytowanym przepisie nie są objęte przedmiotowym zwolnieniem.
Dodatek za rozłąkę wprowadzony w regulaminie pracy nie stanowi podstawy do zwolnienia go z opodatkowania podatkiem dochodowym, gdyż regulamin pracy nie jest wymieniony w ustawie jako akt prawny, który upoważniałby do takiego zwolnienia.
Przykład 1.
Firma budowlana oddelegowała na 6 miesięcy 2 pracowników do wykonania robót budowlanych na terenie innego miasta. Zapis o wprowadzeniu dodatku za rozłąkę w wysokości 38 zł dziennie został zawarty w Regulaminie Pracy, a także na mocy porozumienia zmieniającego został zmieniony zapis w umowie o pracę dotyczący miejsca świadczenia pracy. Jako że regulamin pracy nie jest wymieniony jako podstawa prawna do zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego, pracodawca będzie musiał naliczyć podatek dochodowy w wysokości 12% od wypłaconej kwoty dodatku.
Jakie są warunki przyznawania dodatku za rozłąkę?
Dodatek za rozłąkę przysługuje za każdy dzień oddelegowania pracownika poza miejsce pracy określone w umowie o pracę. Dodatek ten nie przysługuje za :
- dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- okres pobytu w szpitalu, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie,
- okres urlopu wypoczynkowego oraz bezpłatnego,
- dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów,
- okres niezdolności do pracy wskutek choroby, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości czasowego przeniesienia.
Dodatek za rozłąkę a koszty uzyskania przychodów pracownika
Należy pamiętać, że pracownik, który otrzymuje dodatek za rozłąkę, nie ma prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Podwyższone koszty uzyskania w wysokości 300 zł miesięcznie należą się w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Nie ma znaczenia w tym przypadku fakt, że dodatek za rozłąkę podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Dodatek za rozłąkę a składki ZUS
W swojej interpretacji indywidualnej, znak: DI/100000/43/481/2014, ZUS wyjaśnia, że aby nie płacić składek za dodatek za rozłąkę, konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to, które zwyczajowo następuje w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą, musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). W sytuacji natomiast, gdy w umowie o pracę zawartej z pracownikiem wskazano jako miejsce świadczenia przez niego pracy alternatywnie kilka miejscowości, bądź też miejsc, w których pracodawca prowadzi swoje inwestycje (…) nie sposób mówić o czasowym przeniesieniu pracownika do świadczenia pracy poza stałe miejsce jego zatrudnienia. (…).
Natomiast w interpretacji indywidualnej, znak: DI/100000/451/1308/2013, czytamy: (…) w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom oddelegowanym do wykonywania pracy w innej miejscowości dodatek za rozłąkę mający na celu zrekompensowanie faktu czasowego przebywania pracownika poza miejscowością zamieszkania z powodu świadczenia przez niego pracy poza siedzibą pracodawcy i zakładu głównego, to wartość tego dodatku (w wysokości nieprzekraczającej diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…) w sytuacji, gdy przedsiębiorca wypłaca dodatek za rozłąkę w stałej miesięcznej kwocie wyliczonej, jako iloczyn średniej ilości dni pobytu pracownika w miejscowości czasowego przeniesienia i dziennej diety należnej pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określonej w przepisach (…), to tak ustalony dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale (…) jedynie do kwoty nieprzekraczającej wysokości diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej (…). Nadwyżka poza określony limit stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…).
Dodatek za rozłąkę – podsumowanie
Podsumowując, dodatek za rozłąkę przysługuje głównie żołnierzom, funkcjonariuszom oraz urzędnikom państwowym. Jednakże pracodawca prywatny może go również wprowadzić w swojej firmie. Wtedy składnik ten podlega opodatkowaniu, natomiast z oskładkowania jest zwolniony pod warunkiem, że jego wysokość nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej a pracowni został czasowo oddelegowany do wykonywania pracy w innym miejscu niż wskazane zostało to w umowie.
