Wyliczenie wynagrodzenia kierowców międzynarodowych przy uwzględnieniu wirtualnych diet

W 2022 roku nastąpiła istotna zmiana dotycząca wynagrodzenia kierowców międzynarodowych. Od tego momentu nie ma już diet zagranicznych, a na listach płac pracodawcy uwzględniają różne świadczenia niepodlegające oskładkowaniu i opodatkowaniu, które określono nazwą diety wirtualne. 

Zwolnienie spod oskładkowania diet wirtualnych

Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców stanowi, że kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. W jego przypadku stosuje się w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przepisy dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. 

Ważne, aby pamiętać, że wyżej wymienione składniki podlegają proporcjonalnemu obniżeniu w wypadku, gdy czas pobytu kierowcy wykonującego międzynarodowe przewozy drogowe za granicą jest krótszy niż 12 godzin, do: 

1. 1/3 w przypadku pobytu do 8 godzin; 
2. 1/2 w przypadku pobytu ponad 8 do 12 godzin.
   Zobacz też:

   • Nowelizacja Kodeksu pracy to nowe obowiązki pracodawców wobec kierowców zawodowych
   • Kontrolne badania lekarskie i testy psychologiczne dla kierowcy powracającego ze zwolnienia lekarskiego
   • Odpowiedzialność za pasażera pojazdu - kiedy odpowiada kierowca?

Co istotne, do dni pobytu za granicą nie zalicza się: 

1. dni urlopu wypoczynkowego, 
2. okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby, 
3. okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Zwolnienie spod opodatkowania diet wirtualnych

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznym przewiduje, że wolne od podatku dochodowego są przychody ze stosunku pracy oraz umowy zlecenia otrzymane przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie tego stosunku lub tej umowy, w wysokości stanowiącej równowartość 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą, oraz zwrot kosztów: 

• noclegu; 
• podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na którego rzecz kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy;
• niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na którego rzecz kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę;
• korzystania z urządzeń sanitarnych określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Przykładowe wyliczenia

Jak widać, zarówno w przypadku opodatkowania, jak i oskładkowania określone przychody są wyłączone z uwzględniania ich odpowiednio w podstawie opodatkowania lub podstawie wymiaru składek. Jedyna różnica to wysokość przychodu, która w danym przypadku wyłączona jest spod opodatkowania lub oskładkowania. 

Przykład 1. 

Jak będzie przedstawiało się wynagrodzenie kierowcy, który przez 12 dni przebywał za granicą, kurs euro wynagrodzenia ustalono na poziomie 4,30 zł, natomiast jego podstawowe wynagrodzenie wynosi 10 000 zł?

Wynagrodzenie zwolnione z opodatkowania: 12 × 20 euro = 240 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie 240 euro × 4,30 zł = 1032 zł.

Wynagrodzenie zwolnione ze składek na ZUS: 12 × 60 euro = 720 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie 720 euro × 4,30 zł = 3096 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne to kwota nie niższa niż 7 824 zł; 10 000 zł - 3096 zł = 6904 zł, zatem tutaj zastosowanie znajdzie minimalna podstawa wymiaru składek 7824 zł.

Składki na ubezpieczenie społeczne to podstawa wymiaru składek pomnożona przez 13,71%, zatem 7824 zł × 13,71% = 1072,67 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne to podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne minus wysokość składki na ubezpieczenie społeczne, czyli 7824 zł - 1072,67 zł = 6751,33 zł.

Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi tyle, co podstawa wymiaru składki na to ubezpieczenie pomnożona przez 9%. Oznacza to, że 6751,33 zł × 9% = 607,61 zł.

Koszty uzyskania przychodu przyjęte zostały na poziomie 300 zł.

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych wyliczana jest w ten sposób, że od wynagrodzenia za pracę odejmowana jest część wynagrodzenia zwolniona z opodatkowania, następnie odejmowana są koszty uzyskania przychodu i kwota składek na ubezpieczenie społeczne: 10 000 zł - 1032 zł - 300 zł - 1072,67 zł = 7595,33 zł, czyli po zaokrągleniu 7595 zł.

Zaliczka na podatek dochodowy obliczana jest w ten sposób, że podstawa opodatkowania jest mnożona razy 12% i odejmowane są koszty uzyskania przychodu, a otrzymana kwota zaokrąglana do pełnych złotych, zatem 7595 zł × 12% - 300 zł = 611,40 zł, czyli 611 zł.

Wynagrodzenie do wypłaty wynosi kwota wynagrodzenia brutto minus składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i zaliczka na podatek dochodowy: 10 000 zł- 1072,67 zł - 607,61 zł - 611 zł = 7708,72 zł.

Przykład 2. 

Jak będzie przedstawiało się wynagrodzenie kierowcy, który przez 12 dni przebywał za granicą, kurs euro ustalenia wynagrodzenia ustalono na poziomie 4,30 zł, a jego podstawowe wynagrodzenie wynosi 20 000 zł?

Wynagrodzenie zwolnione z opodatkowania: 12 × 20 euro = 240 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie: 240 euro × 4,30 zł = 1032 zł.

Wynagrodzenie zwolnione ze składek na ZUS: 12 × 60 euro = 720 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie: 720 euro × 4,30 zł = 3096 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne to kwota nie niższa niż 7 824 zł; 20 000 zł - 3096 zł = 16 904 zł.

Składki na ubezpieczenie społeczne to podstawa wymiaru składek pomnożona przez 13,71%, zatem 16 904 zł × 13,71% = 2317,53 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne to podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne minus wysokość składki na ubezpieczenie społeczne, czyli 16 904 zł - 2317,53 zł = 14 586,47 zł.

Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi tyle, co podstawa wymiaru składki na to ubezpieczenie pomnożona przez 9%. Oznacza to, że 14 586,47 zł × 9% = 1312,78 zł.

Koszty uzyskania przychodu przyjęte zostały na poziomie 300 zł.

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych wyliczana jest w ten sposób, że od wynagrodzenia za pracę odejmowana jest część wynagrodzenia zwolniona z opodatkowania, następnie odejmowana są koszty uzyskania przychodu i kwota składek na ubezpieczenie społeczne: 20 000 zł - 1032 zł - 300 zł - 2317,53 zł = 16 350,47 zł, czyli po zaokrągleniu 16350 zł

Zaliczka na podatek dochodowy obliczana jest w ten sposób, że podstawa opodatkowania jest mnożona razy 12% i odejmowane są koszty uzyskania przychodu, a otrzymana kwota zaokrąglana do pełnych złotych, zatem 16 350 zł × 12% - 300 zł = 1662 zł.

Wynagrodzenie do wypłaty wynosi kwota wynagrodzenia brutto minus składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i zaliczka na podatek dochodowy. 20 000 zł - 2317,53 zł -  1312,78 zł - 1662 zł = 14 707,69 zł.

Przykład 3. 

Jak będzie przedstawiało się wynagrodzenie kierowcy, który przez 4 dni przebywał po 11 godzin każdego dnia za granicą, kurs euro wynagrodzenia ustalono na poziomie 4,30 zł, a jego podstawowe wynagrodzenie wynosi 20 000 zł?

W tym przypadku kwota diety zwolniona spod opodatkowania i oskładkowania będzie obniżona o połowę. 

Wynagrodzenie zwolnione z opodatkowania: 4 × 10 euro = 40 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie 40 euro × 4,30 zł = 172 zł.

Wynagrodzenie zwolnione ze składek na ZUS: 4 × 30 euro = 120 euro, co w przeliczeniu na złotówki wynosić będzie 120 euro × 4,30 zł = 516 zł.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne to kwota nie niższa niż 7 824 zł; 20 000 zł - 516 zł = 19 484 zł.

Składki na ubezpieczenie społeczne to podstawa wymiaru składek pomnożona przez 13,71%, zatem 19 484 zł × 13,71% = 2671,25 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne to podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne minus wysokość składki na ubezpieczenie społeczne, czyli 19 484 zł - 2671,25 zł = 16812,75 zł.

Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi tyle, co podstawa wymiaru składki na to ubezpieczenie pomnożona przez 9%. Oznacza to, że 16 812,75 zł × 9% = 1513,14 zł.

Koszty uzyskania przychodu przyjęte zostały na poziomie 300 zł.

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych wyliczana jest w ten sposób, że od wynagrodzenia za pracę odejmowana jest część wynagrodzenia zwolniona z opodatkowania, następnie odejmowana są koszty uzyskania przychodu i kwota składek na ubezpieczenie społeczne: 20 000 zł - 172 zł - 300 zł - 2671,25 zł = 16 856,75 zł, czyli po zaokrągleniu 16 857 zł.

Zaliczka na podatek dochodowy obliczana jest w ten sposób, że podstawa opodatkowania jest mnożona razy 12% i odejmowane są koszty uzyskania przychodu, a otrzymana kwota zaokrąglana do pełnych złotych, zatem 16 857 zł × 12% - 300 zł = 1722,84 zł, czyli 1723 zł.

Wynagrodzenie do wypłaty wynosi kwota wynagrodzenia brutto minus składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i zaliczka na podatek dochodowy: 20 000 zł - 2671,25 zł - 1513,14 zł - 1723 zł = 14 092,61 zł.

Wyliczenie wynagrodzenia kierowców międzynarodowych - podsumowanie

Podsumowując, w przypadku kierowców pracujących w transporcie międzynarodowych po zmianach, jakie wprowadzono w sierpniu 2023 roku, podstawa opodatkowania zawsze jest mniejsza od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Powyżej przedstawione zostały przykłady, jak wyliczać wynagrodzenie kierowcy w takich przypadkach.