Krajowy Fundusz Szkoleniowy jako kluczowe wsparcie dla pracodawców

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (dalej: KFS lub Fundusz) stanowi narzędzie rynku pracy wydzielone w ramach Funduszu Pracy (FP). Ma on na celu realizację zadań polegających m.in. na dofinansowaniu kształcenia ustawicznego osób pracujących. Obecnie zasady funkcjonowania wspomnianego Funduszu regulują nowe przepisy – jakie rozwiązania przewidziano w tych regulacjach? Wyjaśniamy te kwestie poniżej.

Podstawa prawna funkcjonowania oraz cele pomocy jaką oferuje Krajowy Fundusz Szkoleniowy 

Krajowy Fundusz Szkoleniowy jest podmiotem działającym na podstawie Ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (dalej: ustawa).

Środki KFS przeznacza się na wspomaganie podmiotów inwestujących w kształcenie ustawiczne osób pracujących. 

Podmioty uprawnione do korzystania z pomocy ze środków KFS oraz wyłączenia

Jak wynika z art. 125 ust. 8 ustawy, ze środków KFS mogą korzystać podmioty, które w ciągu co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku o przyznanie środków Funduszu opłacały składki na FP lub są zwolnione z ich opłacania z mocy prawa.

Jednocześnie ze środków KFS nie mogą korzystać: 

• publiczne służby zatrudnienia, z wyłączeniem środków przeznaczonych na działanie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy oraz wojewódzkiego urzędu pracy w zakresie promocji oraz badań i analiz KFS,
• podmioty, które mają zaległości podatkowe lub zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, a także pozostają pod zarządem komisarycznym, znajdują się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego albo naruszyły w sposób rażący jakąkolwiek umowę o przyznanie środków KFS zawartą ze starostą rozpatrującym wniosek o przyznanie środków w ciągu 3 lat poprzedzających dzień złożenia tego wniosku,
• podmioty, które mają zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników lub na ubezpieczenie zdrowotne,
• podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz korzystania z dotacji, subwencji lub innych form pomocy finansowanej ze środków publicznych, przez okres, na który sąd orzekł zakaz.

Koszty objęte finansowaniem z KFS i koszty niepodlegające finansowaniu w ramach Funduszu 

Ze środków KFS mogą być finansowane koszty związane z kształceniem ustawicznym:

• pracowników;
• pracodawców;
• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą;
• osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

 Jeśli chodzi o rodzaje kosztów, to w ramach środków KFS mogą być finansowane koszty związane z kształceniem ustawicznym – wskazane w art. 125 ust. 11 ustawy – obejmujące należności:

• dla instytucji realizującej szkolenia wskazane przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy na kształcenie ustawiczne,
• dla instytucji potwierdzającej nabytą wiedzę i umiejętności lub wydającej dokumenty potwierdzające nabycie wiedzy i umiejętności,
• dla instytucji realizującej studia podyplomowe,
• dla instytucji realizującej badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu,
• z tytułu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem, ponoszone przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy.

Środki KFS nie mogą natomiast zostać przeznaczone na opłacenie kosztów kształcenia ustawicznego, które: 

• zostało sfinansowane z innych środków publicznych; 
• pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów; 
• obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie.

Kryteria uwzględniane przez starostę przy rozpatrywaniu wniosku podmiotu ubiegającego się o pomoc z KFS

Wnioski w sprawie przyznania pomocy z Funduszu w formie finansowania określonych kosztów podlegają rozpatrzeniu przez starostę. 

Przy rozpatrywaniu wniosku podmiotu ubiegającego się o finansowanie działań ze środków KFS starosta uwzględnia: 

• zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok,
• zgodność wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy,
• koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy a wysokość środków i tryb złożenia wniosku o finansowanie

Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy – na wniosek podmiotu ubiegającego się o pomoc – starosta może przyznać na podstawie umowy środki KFS na finansowanie kosztów określonych w art. 125 ust. 11 ustawy w wysokości do 70% tych kosztów, jednak nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym, dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego. 

W przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo zatrudniających w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób starosta może przyznać na podstawie umowy środki KFS na finansowanie kosztów wskazanych w art. 125 ust. 11 ustawy – w wysokości do 90% tych kosztów, jednak nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym dla wskazanego we wniosku uczestnika kształcenia ustawicznego (ar. 126 ust. 2 ustawy). 

Wysokość środków Funduszu dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty: 

1. 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów niezatrudniających pracowników albo które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy nie więcej niż 9 osób; 
2. 8-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 9 osób, jednak niewięcej niż 49 osób; 
3. 12-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 49 osób, jednak niewięcej niż 249 osób; 
4. 14-krotności przeciętnego wynagrodzenia – w przypadku podmiotów, które zatrudniają w dniu złożenia wniosku o środki KFS w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy więcej niż 249 osób. 

Obowiązki podmiotu korzystającego z finansowania udzielonego w ramach KFS

Jak wynika z art. 127 ust. 1 ustawy, podmiot, który zawarł umowę w sprawie finansowania określonych kosztów z KFS: 

1. utrzymuje zatrudnienie osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez co najmniej 3 miesiące od dnia ukończenia przez nią kształcenia, z wyjątkiem: 
• rozwiązania przez tę osobę umowy o pracę, 
• rozwiązania z tą osobą umowy o pracę na podstawie art. 52 albo art. 53 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, 
• wygaśnięcia stosunku pracy, 
• otrzymania na tę osobę finansowania w przypadku, o którym mowa w art. 217 ustawy (dotyczy to finansowania przyznanego w ramach postępowania dotyczącego zwolnienia monitorowanego); 
2. nie zawiesza albo nie zaprzestaje prowadzenia dotychczasowej działalności gospodarczej przez 3 miesiące od dnia ukończenia kształcenia, w przypadku gdy z finansowania kształcenia ustawicznego skorzystał pracodawca lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, chyba że powodem będzie ogłoszenie przez niego upadłości; 
3. zatrudnia, zawiera umowę lub umowy cywilnoprawne dotyczące świadczenia usług przez co najmniej 3 miesiące od dnia ukończenia kształcenia z osobą, która skorzystała z finansowanego kształcenia ustawicznego – z osobą wskazaną w art. 125 ust. 10 pkt 4 ustawy (chodzi w tym przypadku o osobę objętą kształceniem ustawicznym świadczącą usługi na podstawie umów cywilnoprawnych).

W przypadku niedotrzymania ww. warunków podmiot nie otrzyma finansowania z KFS w ciągu roku od dnia ukończenia finansowanego kształcenia. 

Starosta, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pozyskuje dane niezbędne do ustalenia, czy podmiot spełnił warunki ustawowe do korzystania z pomocy w ramach Funduszu lub dokonuje ustaleń na podstawie dokumentów pozyskanych od podmiotu. 

Podmiot wybiera realizatora działań finansowanych z udziałem środków KFS, z uwzględnieniem zasady konkurencyjności, równego traktowania i przejrzystości. 

Instytucją realizującą szkolenie finansowane ze środków KFS jest realizator wpisany do rejestru podmiotów, które zapewniają należyte świadczenie usług doradczych i szkoleniowych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 Ustawy z 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w zakresie świadczenia usług szkoleniowych. 

W przypadku finansowania pracownikowi ze środków KFS kosztów kształcenia ustawicznego przepisy działu czwartego rozdziału III Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy stosuje się odpowiednio. Dotyczy to zatem regulacji w zakresie kwalifikacji zawodowych pracowników, przewidujących m.in. urlop szkoleniowy dla pracownika i możliwość przyznania mu dodatkowych świadczeń. 

Przekazanie podmiotowi płatności z KFS oraz okoliczności uzasadniające zwrot środków z Funduszu

Płatność ze środków KFS jest dokonywana przelewem na rachunek płatniczy podmiotu, który zawarł umowę o przyznanie środków z Funduszu, w terminie określonym w umowie. 

Podmiot, który zawarł umowę o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS, zwraca na wyodrębniony rachunek bankowy powiatowego urzędu pracy albo samorządu powiatu środki Funduszu w przypadku gdy: 

1. osoba, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie bez uzasadnionej przyczyny: 
• nie podejmie lub nie ukończy tego kształcenia, 
• nie przystąpi do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności, 
• nie przystąpi do badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu; 
2. środki KFS zostały wydatkowane niezgodnie z umową; 
3. niedotrzymane zostały zobowiązania ustawowe do korzystania z pomocy z KFS określone w art. 127 ust. 1 ustawy. 

W powyższych okolicznościach podmiot – w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty – zwraca środki KFS w wysokości odpowiadającej kwocie środków wydatkowanych: 

1. na kształcenie ustawiczne osoby: 
• o której wyżej mowa w pkt 1, 
• wobec której nie dotrzymano zobowiązań określonych w art. 127 ust. 1 ustawy, 
2. niezgodnie z umową 

– wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od tych kwot od dnia ich wypłaty.

Możliwość przeprowadzenia kontroli przez starostę

Starosta może przeprowadzać kontrolę w zakresie przestrzegania postanowień umowy zawartej z podmiotem ubiegającym się o pomoc z Funduszu, wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem, właściwego dokumentowania wykorzystania środków, wywiązywania się ze zobowiązań, o których mowa w art. 127 ust. 1 ustawy, oraz kontrolę finansowanych działań w trakcie i miejscu ich przeprowadzania. 

Przykład 1.

Starosta przeprowadza kontrolę u pracodawcy, z którym zawarto umowę o przyznanie środków z KFS. W związku z czynnościami kontrolnymi starosta może pozyskiwać z rejestru PESEL za pośrednictwem systemu teleinformatycznego określone dane w zakresie wynikającym z art. 132 ust. 2 ustawy. Dotyczy to m.in. danych osób niezarejestrowanych, korzystających z form pomocy udzielanych przez publiczne służby zatrudnienia lub podmioty realizujące pomoc w imieniu publicznych służb zatrudnienia. Działania te mają na celu weryfikację warunków zawarcia umowy o pomoc finansową ze środków Funduszu. 

Przepisy wykonawcze dotyczące wnioskowania o finansowanie z KFS

Sposób i tryb przyznawania środków z KFS szczegółowo określają przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 25 listopada 2025 roku w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego.

 Do wniosku o przyznanie środków z Funduszu należy dołączyć:

• kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej podmiotu, z uwzględnieniem sposobu reprezentacji wnioskodawcy – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile dokument ten nie jest dostępny w publicznych rejestrach lub na stronie internetowej podmiotu, 
• program kształcenia ustawicznego zawierający nazwę kształcenia, liczbę godzin przypadającą na jednego uczestnika, cele kształcenia, plan nauczania i formę zaliczenia lub efekty uczenia się, których opanowanie będzie sprawdzane w procesie potwierdzania nabytej wiedzy i umiejętności, a w przypadku programu studiów podyplomowych – określający dodatkowo efekty uczenia się zgodnie z art. 160 ust. 2 Ustawy z 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce,
• wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie kształcenia ustawicznego, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile wzór takiego dokumentu nie jest określony w przepisach powszechnie obowiązujących, 
• zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 Ustawy z 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 Ustawy z 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, 
• informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a Ustawy z 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej – w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 Ustawy z 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

Wniosek może być rozpatrzony pozytywnie w całości albo w części.

Następnie starosta informuje wnioskodawcę o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i wysokości przyznanego finansowania (informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku w części zawiera uzasadnienie). 

W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia wniosku o finansowanie działań ze środków Funduszu starosta zawiera umowę z wnioskodawcą ubiegającym się o finansowanie działań ze środków KFS. 

Umowa powinna zawierać informacje określone w § 6 ust. 3 wskazanego rozporządzenia.

Podsumowanie

Pomoc przyznana w ramach środków KFS jest przeznaczona na utrzymanie zatrudnienia i rozwój potencjału osób pracujących przez dostosowanie ich wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji do wymagań zmieniającej się gospodarki. Ze środków Funduszu można pokryć m.in. koszty związane z kształceniem ustawicznym pracowników, pracodawców i osoby świadczące usługi na podstawie umów prawa cywilnego. Wysokość środków Funduszu dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym zależy od liczby zatrudnianych osób. Postępowanie w zakresie przyznawania środków z KFS szczegółowo określają przepisy wykonawcze (rozporządzenie).