Pracodawca wysyłający pracownika w podróż służbową musi się liczyć z tym, że będzie zobowiązany do pokrycia wydatków, jakich pracownik dokona w trakcie jej trwania. Miedzy innymi diety w podróży służbowej pokrywane są ze środków pracodawcy. Wydatki te będzie mógł zaliczyć w koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że podróż była ściśle związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jak liczyć czas trwania podróży?
Diety w podróży służbowej liczone jest na podstawie rzeczywistego czasu trwania podróży, czyli od momentu jej rozpoczęcia do zakończenia. Czas liczony w sposób ciągły.
Zarówno w delegacji krajowej, jak i zagranicznej czas jej trwania należy liczyć nieprzerwanie. Różnicę będzie stanowić tylko moment rozpoczęcia i zakończenia podróży, a wynika to z rodzaju środka transportu, jakim pracownik ją odbędzie.
Podróż zagraniczna
W sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową zagraniczną środkiem komunikacji lądowej (czyli samochód, pociąg lub autobus), to moment rozpoczęcia tej podróży liczony będzie od czasu przekroczenia granicy Polski w drodze do docelowego kraju. Zakończenie podróży zagranicznej nastąpi w momencie przekroczenia granicy naszego kraju w drodze powrotnej.
Jeżeli podroż odbywana jest statkiem, promem bądź samolotem, to rozpoczęcie podróży zagranicznej następuje w momencie wyjścia statku z ostatniego portu lub startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju. Zakończenie nastąpi odpowiednio w chwili wejścia do pierwszego portu lub lądowania na pierwszym lotnisku na terenie Polski w drodze powrotnej.
Czas podróży służbowej powinien być liczony w sposób ciągły, co oznacza nie uwzględnianie w nim pory dziennej lub nocnej czy godziny zmiany daty itp., a doba to 24 godziny niezależnie od godziny, w której ten okres się zaczyna. Rozliczając podróż służbową, należy pamiętać, że doba podróży służbowej jest oderwana od dób astronomicznych i liczy się ją odrębnie na potrzeby dokonania wyliczeń świadczeń z jej tytułu. Takie stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98)
Diety w podróży służbowej
Sposób obliczenia diety w podróży służbowej krajowej wygląda następująco:
1) gdy podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety;
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) w sytuacji gdy podróż trwa dłużej niż dobę, należy liczyć za każdą dobę dietę w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą:
- do 8 godzin - 50% diety;
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Do końca 2022 roku dieta wynosiła 38 zł, natomiast od 1 stycznia 2023 roku wynosi ona 45 zł. Kwota diety ulega zmniejszeniu, jeżeli pracownik otrzymał bezpłatnie wyżywienie, przyjmując:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
Jeżeli pracownik odbywa podróż służbową zagraniczną, to za każdą dobę należy rozliczyć dietę w pełnej wysokości, a za niepełną dobę:
- do 8 godzin - 1/3 diety;
- od 8 do 12 godzin - 50% diety;
- ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.
Wysokość diety w podróży służbowej zagranicznej uzależniona jest od kraju docelowego.
Przykład 1.
W dniu 24 października 2023 roku pracodawca wysłał w podróż służbową dwóch pracowników z Wrocławia do Warszawy. Pracownicy wyjechali z firmy o godzinie 9.00. Jeden z nich wrócił do Wrocławia na drugi dzień, o godzinie 12.00 był w firmie. Drugi musiał pozostać w Warszawie do 26 marca, do firmy wrócił tego dnia o godzinie 16.00. Pracownicy mieli zapewnione wyżywienie.
Pierwszy pracownik - rozliczeniu podlega dieta w pełnej wysokości, koszty wyżywienia zostały rozliczone na podstawie faktury za usługę hotelowa i gastronomiczną.
Drugi pracownik - rozliczeniu podlegają dwie i pół diety (dwie pełne doby plus 7 godzin).
Podsumowując, pracodawca, który wysyła pracownika w podróż służbową, jest zobowiązany do wypłacenia diety. Natomiast jej wysokość zależy od czasu, który pracownik spędzi w delegacji.
