Zbiorczy elektroniczny raport bankowy – czy jest podstawą zapisu w KPiR?

Przedsiębiorcy często ponoszą koszty w postaci prowizji bankowych, a ich dokumentacja przybiera formę wydruku. Kluczowe staje się pytanie, czy zbiorczy elektroniczny raport bankowy jest wystarczającym dowodem księgowym, który uprawnia do ujęcia tych wydatków w KPiR i tym samym obniżenia podstawy opodatkowania.

Prowizja bankowa jako koszt podatkowy

W myśl ogólnej zasady dotyczącej kosztów uzyskania przychodów wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W powołanym wyżej przepisie ustawodawca nie wymienia enumeratywnie, jakie konkretne wydatki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Wskazuje jedynie, że aby określony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu:

• musi pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• nie może być wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 ustawy).

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, można zatem przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Ponadto wydatek taki musi być udokumentowany prawidłowo oraz w sposób niebudzący wątpliwości.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

W świetle powyższego koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego utrzymywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej mogą być co do zasady zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Są to koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami spółki. Wskazać jednakże należy, że kosztem podatkowym mogą być wyłącznie prowizje od transakcji związanych z działalnością gospodarczą.

Rozstrzygając kwestię momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ww. wydatków, należy wskazać, że stosownie do treści art. 22 ust. 6b ww. ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, w przypadku podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zbiorczy elektroniczny raport bankowy jako podstawa zapisu w KPiR

Wyciąg bankowy może być sporządzany za okresy dzienne, kilkudniowe lub miesięczne. Mogą być do niego załączone dokumenty źródłowe lub ich specyfikacja (dokładny opis) będzie uwzględniona w treści wyciągu bankowego. Wyciąg bankowy zawiera następujące informacje:

1. nazwę właściciela rachunku;
2. numer rachunku bankowego;
3. kolejny numer wyciągu bankowego;
4. datę sporządzenia;
5. okres, którego dotyczy;
6. stan początkowy środków na rachunku;
7. stan końcowy środków na rachunku;
8. sumę obciążeń i uznań rachunku.

Tak sporządzony wyciąg stanowi wiarygodny dowód z punktu widzenia podatku dochodowego. Dotyczy to zwłaszcza kosztów uzyskania przychodów. Wyciąg bankowy należy traktować jako „inny dowód opłat”. Jeżeli dowód odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie, brak jakiegoś elementu – podpisu, stempla – nie może stanowić o zakwestionowaniu dowodu dla celów podatkowych. Trzeba jednak pamiętać, że warunkiem jest rzetelność dowodu księgowego – musi on być dowodem faktycznego zdarzenia.

Wydatki poniesione przez podatnika mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, że podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem oraz że wydatek (należycie opisany) poniesiono i był on niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Innymi słowy, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów ustalenia dochodu wszelkich kosztów, konieczne jest, aby wykazał (a więc udokumentował) ich bezpośredni (lub pośredni) wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Obowiązek udowodnienia związku wydatku z przychodem spoczywa na podatniku, gdyż to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci obniżenia swego zobowiązania podatkowego. 

Mając powyższe na uwadze, przesyłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, spełniające wskazane wyżej warunki, dokumentujące poniesienie opłat bankowych, mogą być uznane za dowód księgowy i stanowić podstawę do księgowania prowizji pobranych przez bank, odsetek od udzielonych kredytów i obliczania różnic kursowych itp.

Wyciąg bankowy jest dowodem zewnętrznym wystawianym przez bank dla potwierdzenia operacji związanych z wpływem i rozchodem środków pieniężnych na rachunku bankowym jednostki (jest wystawiany przez bank, z którego usług korzysta jednostka). Korzystanie z usług bankowych przez internet umożliwia podatnikowi wydrukowanie wyciągu bankowego we własnym zakresie. Jednak w takim przypadku nadal stroną sporządzającą wyciąg jest bank. Zatem bez względu na to, czy wydruku wyciągu dokonuje bank, czy podatnik – taki wyciąg jest także podstawą do ewidencjonowania.

W myśl § 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 6-9. 

W myśl § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia podstawą zapisu są inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy;
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
3. przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych;
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie zaś z § 7 pkt 2 ww. rozporządzenia za dowody księgowe uznaje się również dowody opłat pocztowych i bankowych.

W tym miejscu warto dodać, że powszechnie uznaje się, że pomimo tego, że wygenerowany raport bankowy nie zawiera podpisu, to jednak uznaje się, że spełnia on wymogi dowodu księgowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. 

Art. 7 ust. 1 ustawy Prawa bankowego przewiduje składanie oświadczenia woli za pomocą elektronicznych nośników informacji. Przytoczony przepis stanowi podstawę do stosowania w praktyce bankowej dokumentów elektronicznych, które na gruncie prawa podatkowego należy uznać – na równi z oświadczeniem utrwalonym za pomocą pisma na nośniku tradycyjnym (papierze). Przepis ten ma zastosowanie nawet wtedy, gdy ustawa zastrzegła dla danej czynności formę pisemną (art. 7 ust. 3 ustawy Prawo bankowe). 

Reasumując, należy podkreślić, że wydatki poniesione przez podatnika na prowizje bankowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej. Podstawą księgowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może być zbiorczy elektroniczny raport bankowy.