W ostatnich latach problematyka wynagrodzenia kierowców międzynarodowych stała się przedmiotem licznych analiz i debat zarówno w środowisku prawnym, jak i praktyków rynku transportowego. W kontekście rosnących kosztów prowadzenia działalności oraz konieczności dostosowywania warunków zatrudnienia do międzynarodowych standardów coraz większą uwagę przykłada się do składników wynagrodzenia, które wpływają na obciążenia finansowe pracodawców i jednocześnie kształtują rzeczywiste wynagrodzenie kierowców międzynarodowych. Dyskusję budzi w szczególności zagadnienie sanitariatów, czyli dodatków wypłacanych w ramach wynagrodzenia, które mają na celu rekompensatę specyficznych warunków pracy w transporcie międzynarodowym. W niniejszym opracowaniu postaramy się przybliżyć zarówno teoretyczne, jak i praktyczne aspekty oskładkowania sanitariatów, analizując przy tym aktualne interpretacje prawne oraz realne implikacje dla pracowników i pracodawców.
Kontekst międzynarodowy i specyfika wynagrodzenia kierowców
Transport międzynarodowy to branża, która wymaga nie tylko ogromnej odpowiedzialności, ale także elastyczności w zakresie organizacji czasu pracy, zarządzania zmęczeniem oraz radzenia sobie z nieprzewidywalnymi warunkami na drogach. Kierowcy międzynarodowi nierzadko podejmują wyzwania wynikające z odmiennych warunków klimatycznych, barier językowych czy różnic kulturowych, co bezpośrednio przekłada się na konieczność stosowania różnorodnych rozwiązań płacowych. Wynagrodzenie, jakie otrzymują kierowcy, nie jest jedynie prostą sumą podstawy płacowej i premii za nadgodziny czy dodatek za dyżury – w jego skład wchodzą również dodatki uzależnione od specyfiki wykonywanych zadań, wśród których sanitariaty zajmują szczególne miejsce. Z punktu widzenia ekonomii pracy odpowiednie rozdzielenie składników wynagrodzenia może wpływać nie tylko na obciążenia podatkowe i składkowe, ale także na motywację i efektywność pracowników. Dlatego tak ważne jest, aby zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mieli jasność co do sposobu oskładkowania poszczególnych składników wynagrodzenia.
Wynagrodzenie kierowców międzynarodowych - podstawy prawne
System prawny w Polsce, regulujący kwestie wynagrodzeń oraz oskładkowania poszczególnych składników, opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych. Do najważniejszych z nich należy przede wszystkim Kodeks pracy, który definiuje zasady ustalania wynagrodzenia za pracę oraz ochrony praw pracowniczych. Istotne są także przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które określają, jakie składniki wynagrodzenia podlegają oskładkowaniu i w jaki sposób należy obliczać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W interpretacjach dotyczących wynagrodzeń kierowców międzynarodowych nie sposób pominąć również szeregu rozporządzeń wydanych przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, które precyzują kwestie związane z dodatkami za pracę w trudnych warunkach oraz specyficznymi strefami działania przedsiębiorstw transportowych – jest to m.in. Ustawa z 26 stycznia 2022 roku o zmianie ustawy o transporcie drogowym i ustawy o czasie pracy kierowców. Zmieniające się warunki rynkowe, dynamiczny rozwój technologii monitorujących przebieg trasy oraz rosnące oczekiwania zarówno kierowców, jak i pracodawców wpływają na konieczność bieżącej aktualizacji interpretacji prawnych. W efekcie kluczowym zagadnieniem staje się pytanie o sposób traktowania dodatków, takich jak sanitariaty, które – w obliczu licznych sporów interpretacyjnych – mogą znacząco wpływać na ustalenie podstawy oskładkowania.
Czym są „sanitariaty” i dlaczego budzą kontrowersje?
Sanitariaty, określane potocznie jako dodatki sanitarno-higieniczne, stanowią część wynagrodzenia kierowców międzynarodowych, mającą na celu rekompensatę kosztów oraz niedogodności wynikających z pracy w warunkach wymagających szczególnej dbałości o higienę i bezpieczeństwo. Choć nazewnictwo to może budzić pewne kontrowersje, sedno problemu polega na tym, że kwoty te – wypłacane jako element wynagrodzenia – bywają traktowane zarówno jako zwrot poniesionych kosztów, jak i realna część wynagrodzenia za pracę. Ta dwoistość interpretacyjna powoduje, że pojawiają się liczne pytania o to, czy sanitariaty powinny być włączane do podstawy oskładkowania, czyli do obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce firmy transportowe często stosują różne rozwiązania, które mają na celu optymalizację kosztów wynikających z obowiązkowych opłat, co z kolei prowadzi do sporów interpretacyjnych zarówno na poziomie przedsiębiorstw, jak i organów kontrolnych.
Wpływ sanitariatów na ustalenie podstawy oskładkowania
Decyzja o włączeniu sanitariatów do podstawy oskładkowania ma daleko idące konsekwencje zarówno dla pracodawców, jak i dla samych kierowców. Z perspektywy pracodawcy wliczanie tych dodatków do wynagrodzenia podlegającego składkom może oznaczać znaczący wzrost kosztów zatrudnienia, co w konsekwencji wpływa na politykę płacową firmy oraz jej konkurencyjność na rynku. Z kolei dla kierowców, którzy często argumentują, że sanitariaty stanowią jedynie rekompensatę za poniesione koszty związane z utrzymaniem odpowiednich warunków pracy, włączenie ich do podstawy oskładkowania oznacza zmniejszenie realnej kwoty wypłacanego wynagrodzenia netto. Obowiązujące przepisy jasno określają, że składniki wynagrodzenia, które są traktowane jako koszty poniesione przez pracownika, mogą w określonych warunkach być wyłączone z podstawy oskładkowania. Niemniej jednak, w praktyce granica między dodatkami zwracającymi koszty a składnikami wynagrodzenia często bywa rozmyta, co prowadzi do licznych sporów interpretacyjnych. W miarę jak branża transportowa rozwija się dynamicznie, a międzynarodowy charakter przewozów wymusza stosowanie rozwiązań dedykowanych, pojawia się konieczność bardziej precyzyjnego uregulowania kwestii sanitariatów. Kluczowe znaczenie mają tu zarówno interpretacje organów kontrolnych, jak i orzecznictwo sądów pracy, które w ostatnich latach dostarczyło cennych wskazówek dotyczących właściwej kwalifikacji tych składników wynagrodzenia.
Aktualne interpretacje prawne oraz orzecznictwo
Ostatnie interpretacje wydawane przez organy administracji publicznej oraz wyroki sądów pracy potwierdzają, że nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na pytanie o oskładkowanie sanitariatów. W praktyce zdarza się, że sądy orzekają, że dodatki mające na celu rekompensatę rzeczywistych wydatków pracownika nie powinny podlegać składkom na ubezpieczenia społeczne, o ile warunki ich wypłaty są ściśle określone i jednoznacznie wyodrębnione od standardowego wynagrodzenia. W wielu przypadkach kluczowym elementem rozstrzygającym o charakterze sanitariatów jest ich charakter powtarzalności oraz stałość w systemie wynagrodzeń.
W ostatnim czasie pojawiła się ważna interpretacja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie oskładkowania sanitariatów. Mowa o interpretacji ZUS-u w Lublinie z 9 stycznia 2025 roku (DI/200000/43/1099/2024). Przedmiotem interpretacji była sprawa pracodawcy, który zatrudnia kierowców międzynarodowych i wypłaca im zwrot za sanitariaty. Przedsiębiorca wskazał, że ponieważ pracownik zarabia poniżej przeciętnego wynagrodzenia, dodatek za sanitariaty będzie wchodził do podstawy oskładkowania. Przedsiębiorca powołał się wprost na art. 26g Ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców: „W przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, nie wchodzą:
[…]
d) korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe”.
Przedsiębiorca wskazał, że dopóki wynagrodzenie kierowcy nie będzie przekraczało przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia (8673,00 zł w 2025 roku), dodatek za sanitariaty będzie wliczany do podstawy oskładkowania. Zakład zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy, a ponadto wyjaśnił:
„Zatem w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, a których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne nie wchodzą należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów, w tym korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należy odjąć nie tylko składniki wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wykazane w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, ale również kwoty świadczeń wskazanych w ustawie o czasie pracy kierowców (w tym wskazane koszty korzystania z sanitariatów). Dopiero wynik tego działania porównuje się do kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, rozumianego jako przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy. W przypadku gdy wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, do kierowcy nie ma zastosowania wyłączenie z podstawy wymiaru składek kwoty 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą”.
Wyjaśnijmy zatem powyższe stanowisko na przykładach i sprawdźmy, co ono oznacza w praktyce.
Przykład 1.
Kierowca międzynarodowy w lutym 2025 roku przebywał 9 dni za granicą. Wynagrodzenie, które otrzymał za luty, wynosi:
wynagrodzenie zasadnicze: 6500,00 zł
premia 450,00 zł
sanitariaty: 320,00 zł
Razem: 6500,00 zł + 450,00 zł + 320,00 zł = 7270,00 zł
Porównanie przychodu do kwoty granicznej (przeciętne prognozowane wynagrodzenie): 7270,00 zł < 8673,00 zł
Przychód pracownika jest niższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2025 roku, (8673,00 zł), dlatego też podstawę składek ZUS będzie stanowiła kwota 7270 zł, czyli suma wszystkich składników wynagrodzenia.
Należy pamiętać, że jeśli przychód kierowcy międzynarodowego nie przekracza kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, to nie stosuje się „wirtualnych diet” służących do obniżenia podstawy oskładkowania.
Przykład 2.
W marcu 2025 roku kierowca przebywał 7 dni poza granicami Polski. Jego wynagrodzenie wynosiło:
wynagrodzenie zasadnicze: 8000,00 zł,
premia regulaminowa: 680,00 zł
sanitariaty 500,00 zł
Razem 8000,00 + 680,00 + 500,00 = 9180,00 zł
W związku z tym, że przychód 9180,00 zł jest wyższy od kwoty granicznej, odejmujemy od przychodu składniki nieoskładkowane, czyli w tym przypadku sanitariaty:
9180,00 zł – 500,00 zł = 8680,00 zł
8680,00 zł > 8673,00 zł
Przychód pracownika do oskładkowania wynosi 8680,00 zł, czyli jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie 8673,00 zł. W związku z tym należy odjąć kwotę wirtualnej diety:
Wirtualna dieta:
przyjęty kurs euro: 4,45 zł
7 dni × 60,00 euro – 420,00 euro
420,00 euro × 4,45 zł = 1869,00 zł
8680,00 zł – 1869,00 zł = 6811,00 zł
6811,00 zł < 8673,00 zł
Podstawę składek ZUS stanowi kwota 8673 zł, ponieważ kwota przychodu z uwzględnieniem diet wirtualnych jest niższa niż kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.
Przykład 3.
Kierowca międzynarodowy z dłuższym stażem pracy przebywał za granicą 3 dni. Składniki jego wynagrodzenia wynoszą:
wynagrodzenie zasadnicze: 9800,00 zł
premia uznaniowa 300,00 zł
sanitariaty: 350,00 zł
Razem: 9800,00 + 300,00 zł + 350,00 zł = 10 450 zł
Porównanie przychodu z kwotą graniczną: 10 450,00 zł > 8673,00 zł
Odjęcie składników nieoskładkowanych: 10 450,00 zł – 350,00 zł = 10 100,00 zł
Drugie porównanie z kwotą graniczną: 10 100,00 zł > 8673,00 zł
Przychód pracownika do oskładkowania wynosi 10 100,00 zł, czyli jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie 8673,00 zł. W związku z tym należy odjąć kwotę wirtualnej diety:
Wirtualna dieta:
przyjęty kurs euro 4,45 zł
3 dni × 60,00 euro – 180,00 euro
180,00 euro × 4,45 zł = 801,00 zł
10 100,00 zł – 801,00 zł = 9299,00 zł
9299,00 zł > 8673,00 zł
Podstawa składek ZUS wynosi 9299 zł, ponieważ po odjęciu sanitariatów oraz diet wirtualnych podstawa ta nadal jest wyższa niż kwota graniczna (8673 zł).
Jak pokazują przykłady, wskazanie wprost, czy dodatki sanitarne wchodzą do podstawy oskładkowania, czy nie, nie jest i nie może być jednoznaczne. Wynika to z zależności oraz regulacji dotyczących ustalania podstawy składek ZUS w przypadku wynagrodzeń kierowców międzynarodowych.
Znaczenie właściwego ustalenia podstawy oskładkowania
Dokładne określenie podstawy oskładkowania wynagrodzenia stanowi kluczowy element systemu ubezpieczeń społecznych. Błędne wyodrębnienie składników wynagrodzenia, takich jak sanitariaty, może prowadzić do niezamierzonych konsekwencji zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla przedsiębiorstw transportowych niewłaściwe rozliczenie dodatków skutkuje wzrostem kosztów zatrudnienia, co w warunkach rosnącej konkurencji na rynku może wpłynąć negatywnie na stabilność finansową firmy. Z kolei kierowcy, którzy otrzymują wynagrodzenie zawierające błędnie oskładkowane składniki, mogą zauważyć różnice pomiędzy kwotą brutto a netto, co wpływa na ich codzienne decyzje finansowe oraz motywację do pracy. Zatem właściwe ustalenie podstawy oskładkowania jest nie tylko kwestią formalno-prawną, ale również strategicznym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w branży transportowej. W efekcie zarówno organy nadzoru, jak i przedsiębiorstwa dążą do stworzenia systemu, który umożliwi transparentne i sprawiedliwe rozliczenie wynagrodzeń, minimalizując ryzyko sporów interpretacyjnych oraz niepewności co do obowiązkowych składek.
Podsumowanie
W świetle przedstawionych rozważań można wyciągnąć wniosek, że właściwe ustalenie podstawy oskładkowania wynagrodzenia kierowców międzynarodowych, a w szczególności sposób traktowania sanitariatów, stanowi kluczowy element efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w branży transportowej. Transparentność w rozliczaniu wynagrodzenia, precyzyjne określenie charakteru wypłacanych dodatków oraz ścisłe przestrzeganie aktualnych interpretacji prawnych to fundament, na którym opiera się stabilność finansowa przedsiębiorstw oraz satysfakcja pracowników. W obliczu dynamicznych zmian legislacyjnych zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą być świadomi, że stały dialog z ekspertami prawnymi i doradcami podatkowymi jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania systemu wynagradzania.
