Dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. trzynastka, jest elementem wynagrodzenia przysługującym corocznie pracownikom sfery budżetowej. Prawo do niego oraz jego wysokość zależą w indywidualnych przypadkach od długości przepracowanego okresu w roku, za który „trzynastka” ma zostać wypłacona.
Cel i charakter prawny „trzynastki”
Celem dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest zapewnienie pracownikom specjalnej gratyfikacji za efektywnie i nienagannie świadczoną pracę. „Trzynastka” jest traktowana w doktrynie prawa pracy jako specyficzna premia.
Prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego powstaje ex lege (z mocy prawa), po spełnieniu przez pracownika wymienionych w ustawie przesłanek, do których zaliczają się:
status pracownika jednostki sfery budżetowej,
efektywnie przepracowany okres warunkujący nabycie prawa do „trzynastki”
(wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 21 lutego 2006 roku, K 1/05).
Kto może nabyć prawo do „trzynastki”?
Krąg osób, którym może być wypłacana „trzynastka”, stanowią pracownicy:
państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy;
zatrudnieni w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych;
samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych;
biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.
Wyłączone z tego kręgu są:
osoby, o których mowa w art. 2 Ustawy z dnia 31 lipca 1981 roku o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe;
żołnierze oraz funkcjonariusze Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Celno-Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Więziennej oraz Służby Ochrony Państwa
(art. 1 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej – dalej: ustawa).
Wymóg przepracowania co najmniej 6 miesięcy
Nabycie prawa do „trzynastki” jest uzależnione od długości okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku kalendarzowym. Okresy przepracowane należy rozumieć jako okresy faktycznie (efektywnie) przepracowane (wyrok Sądu Najwyższego z 18 października 2011 roku, I PK 263/10). W rezultacie, decydujące znaczenie – z punktu widzenia uzyskania prawa do „trzynastki” – ma nie tyle fakt pozostawania w stosunku pracy, ile rzeczywiste świadczenie pracy przez daną osobę (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 9 lipca 2012 roku, P 59/11).
Zaznaczyć przy tym należy, że za czas faktycznie przepracowany uznaje się również okresy urlopu wypoczynkowego oraz inne okresy nieświadczenia pracy, które w myśl przepisów prawa podlegają zaliczeniu do czasu pracy – np. obligatoryjne przerwy w pracy („śniadaniowe”) czy też czas odbywania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 134, art. 2373 § 3 kp).
Pracownik nabywa prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego:
w pełnej wysokości – po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego;
w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego – po przepracowaniu u danego pracodawcy niepełnego całego roku kalendarzowego, pod warunkiem że przepracowany okres wynosi co najmniej 6 miesięcy (art. 2 ust. 1 i 2 ustawy).
Aby nabyć prawo do „trzynastki”, nie jest wymagana ciągłość – między okresami zatrudnienia mogą występować przerwy (jednak tylko u tego samego pracodawcy). Wówczas należy stosować art. 114 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w przypadku, gdy termin jest oznaczony w miesiącach lub latach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc należy liczyć za 30 dni, a rok za 365 dni.
Kiedy przepracowanie 6 miesięcy nie jest konieczne?
Przepracowanie co najmniej 6 miesięcy warunkujących nabycie prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach:
nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (szkoły wyższej);
zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;
powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo skierowania do odbycia służby zastępczej;
rozwiązania stosunku pracy w związku z: przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub świadczenie rehabilitacyjne, przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem, likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;
podjęcia zatrudnienia: w wyniku przeniesienia służbowego, na podstawie powołania lub wyboru, w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy, w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją, po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;
korzystania z: urlopu wychowawczego, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu opiekuńczego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego przez nauczyciela lub nauczyciela akademickiego, urlopu rodzicielskiego;
wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.
W tych przypadkach wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy (art. 2 ust. 3, art. 4 ust. 2 ustawy).
Przedstawiony wyżej katalog sytuacji, w których warunek przepracowania co najmniej 6 miesięcy dla nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie jest wymagany, można podzielić na dwie zasadnicze kategorie przypadków: takie, w których pracownik nie przepracował 6 miesięcy z uwagi na to, że jego stosunek pracy trwał krócej oraz te, w których mimo pozostawania w zatrudnieniu dłużej niż 6 miesięcy pracownik faktycznie wykonywał pracę w krótszym okresie.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne – jak nieobecności wpływają na jego wysokość?
Dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy (art. 4 ust. 1 ustawy).
Jak wskazano już wyżej, w przypadkach, w których do nabycia prawa do „trzynastki” nie jest wymagane przepracowanie całego roku kalendarzowego, wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego ustala się proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Oznacza to, że im dłużej trwają nieobecności w pracy, tym do niższej kwoty „trzynastki” pracownik nabywa prawo.
Przykład 1.
Pracownik urzędu gminy przepracował efektywnie cały rok 2024. Wynagrodzenie za pracę otrzymane przez niego w ciągu wspomnianego roku wyniosło 110 000 zł. W związku z tym, za 2024 rok przysługuje mu „trzynastka” w wysokości 9350 zł zgodnie z obliczeniem: 110 000 zł × 8,5% = 9350 zł.
Przykład 2.
Okres przepracowany przez pracownika w 2024 roku wyniósł 8 miesięcy. Jego wynagrodzenie składało się wyłącznie z płacy zasadniczej w wysokości 6500 zł i dodatku za wieloletnią racę w kwocie 1170 zł (stawki miesięczne). „Trzynastka” przysługująca pracownikowi za 2024 rok wyniosła zatem 5215,60 zł, co wynika z obliczenia: (6500 zł + 1170 zł) × 8 × 8,5% = 5215,60 zł.
Przykład 3.
W 2024 roku pracownica korzystała z urlopu wychowawczego (za którego czas nie przysługuje wynagrodzenie). Faktycznie przepracowała w tym roku 27 dni, za co otrzymała wynagrodzenie w wysokości 6640 zł. Ze względu na charakter jej nieobecności w pracy (urlop wychowawczy) nabyła prawo do „trzynastki” za 2024 rok pomimo nieprzepracowania 6 miesięcy. Wysokość tego świadczenia wyniesie w omawianym przypadku 564,40 zł zgodnie z obliczeniem: 6640 zł × 8,5% = 564,40 zł.
Należy pamiętać, że w podstawie „trzynastki” nie uwzględnia się wynagrodzenia, do którego pracownik zachowuje prawo za czas nieobecności w pracy. Znajdują tu odpowiednie zastosowanie przepisy § 11 i § 12 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Przykład 4.
Wynagrodzenie pełnoetatowego pracownika samorządowego, ustalone w stałych miesięcznych wysokościach składa się z płacy zasadniczej w kwocie 5700 zł i dodatku za wieloletnią pracę w wysokości 570 zł (10% płacy zasadniczej). W sierpniu 2024 roku przez 4 dni pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby. Za czas tej nieobecności przysługiwało wynagrodzenie (na podstawie art. 92 Kodeksu pracy) oraz wspomniany dodatek (na podstawie § 7 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych). Za sierpień 2024 roku wypłacono pracownikowi z tytułu wynagrodzenia zasadniczego za przepracowaną część miesiąca 4940 zł zgodnie z obliczeniem:
5700 zł / 30 dni = 190 zł;
190 zł × 4 dni = 760 zł;
5700 zł - 760 zł = 4940 zł.
Dodatek za wieloletnią pracę wypłacono pracownikowi w pełnej wysokości (tak, jakby przepracował cały miesiąc). W związku z tym należy dokonać proporcjonalnego pomniejszenia tego dodatku, do kwoty 494 zł:
570 zł / 30 dni = 19 zł;
19 zł × 4 dni = 76 zł;
570 zł - 76 zł = 494 zł.
Wobec powyższego w podstawie „trzynastki” za 2024 rok należy ująć kwotę 5434 zł (4940 zł + 494 zł).
Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych 3 miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Natomiast pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, „trzynastkę” wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 5 ust. 2 i 3 ustawy).
Podsumowując, długie nieobecności w pracy w danym roku kalendarzowym mogą spowodować utratę prawa do „trzynastki” za ten rok. Wpływają również na obniżenie podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwagi na to, że podstawą tą jest wynagrodzenie za pracę otrzymane przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, a za okresy nieświadczenia pracy wynagrodzenie co do zasady nie przysługuje. W podstawie „trzynastki” nie uwzględnia się ponadto wynagrodzenia wypłaconego za czas niewykonywania pracy (w przypadkach, gdy przepisy przewidują prawo do takiego wynagrodzenia).
