Zmiana pracy to często ekscytujący moment. W przypadku osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności wiąże się ona z dodatkowymi wyzwaniami prawnymi, szczególnie w kontekście dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Pracownicy z niepełnosprawnościami na mocy Ustawy z 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa) nabywają prawo do dodatkowych 10 dni wolnych w roku. W sytuacji, w której następuje rozwiązanie umowy z dotychczasowym pracodawcą i natychmiastowe rozpoczęcie pracy u innego, kluczowe staje się prawidłowe rozliczenie urlopu, w tym tego dodatkowego. W artykule wyjaśniamy jak prawidłowo rozliczyć dodatkowy urlop dla niepełnosprawnych przy zmianie pracodawcy.
Dodatkowy urlop dla niepełnosprawnych pracowników
Zgodnie z przepisami Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) wymiar urlopu wynosi:
20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Dodatkowo przepisy ustawy przyznają osobie ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.
Dodatkowy urlop nie przysługuje osobie z niepełnosprawnością uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów.
Jeżeli wymiar dodatkowego urlopu dla osoby z niepełnosprawnością na podstawie odrębnych przepisów jest krótszy niż 10 dni roboczych, zamiast niego przysługuje jej urlop dodatkowy określony w ustawie.
Informacje o urlopie dodatkowym w świadectwie pracy
W świadectwie pracy muszą znaleźć się informacje, takie jak:
okres lub okresy zatrudnienia;
wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
rodzaj wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, lub pełnionych funkcji;
tryb i podstawa prawna rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony, która dokonała wypowiedzenia;
okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
zwolnienia od pracy w związku z siłą wyższą wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystany w tym roku;
urlop opiekuńczy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
wykorzystany urlop bezpłatny i podstawa prawna jego udzielenia;
wykorzystany urlop ojcowski;
wykorzystany urlop rodzicielski i podstawa prawna jego udzielenia;
wykorzystany urlop wychowawczy i podstawa prawna jego udzielenia;
okres ochronny w okresie urlopu wychowawczego, kiedy pracownik korzystał z obniżenia wymiaru czasu pracy do dnia powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, nie dłużej jednak niż przez łączny okres 12 miesięcy;
zwolnienia od pracy przewidziane w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
wykorzystany dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy;
okresy nieskładkowe przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
zajęcie wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach na żądanie pracownika.
Nabycie prawa do dodatkowego urlopu
Pracownik po raz pierwszy nabywa prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego po roku pracy, liczonego od następnego dnia po wydaniu orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Przykład 1.
Pani Grażyna 25 października 2024 roku otrzymała orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Do 30 czerwca 2025 roku pracowała w jednej firmie, a następnie od 1 lipca podjęła pracę u innego pracodawcy.
Kiedy nabędzie prawo do dodatkowego urlopu dla osób z niepełnosprawnością?
Jeśli pani Grażyna będzie do 25 października 2025 roku pracowała u nowego pracodawcy, z tym dniem nabędzie prawo do dodatkowego urlopu.
W kolejnych latach osoba z niepełnosprawnością nabywa dodatkowy urlop w pełnym wymiarze 1 stycznia.
Niewykorzystany urlop dodatkowy
Pracownik z niepełnosprawnością posiadający prawo do dodatkowego urlopu nie traci dni wolnych, jeśli ich nie wykorzysta. Urlop dodatkowy zgodnie z art. 168 kp przechodzi na kolejny rok.
Przykład 2.
Pan Emil 28 grudnia 2025 roku nabył prawo do dodatkowych 10 dni urlopu przysługujących mu jako osobie z niepełnosprawnością w stopniu umiarkowanym. Nie miał jednak możliwości wykorzystania dni wolnych do końca 2025 roku. Co w tej sytuacji z jego urlopem? Pan Emil musi wykorzystać 10 dni dodatkowego urlopu do 30 września 2026 roku.
Rozwiązanie stosunku pracy a rozliczenie urlopu dodatkowego
Kiedy w danym roku zostaje rozwiązany stosunek pracy z pracownikiem z niepełnosprawnością uprawnionym do dodatkowego urlopu, stosuje się zasady dotyczące urlopu proporcjonalnego wynikające z art. 1551 kp.
W takiej sytuacji pracownik ma prawo do urlopu u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w roku ustania stosunku pracy, o ile wcześniej pracownik nie wykorzystał urlopu w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
W takim przypadku pracownik z niepełnosprawnością, podejmując zatrudnienie u nowego pracodawcy, nabywa prawo do dodatkowego urlopu w wymiarze proporcjonalnym:
do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego – jeśli umowa obejmuje czas dłuższy niż do końca roku,
do okresu faktycznego zatrudnienia w danym roku – jeśli zatrudnienie trwa krócej niż do końca roku.
Jeśli pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze niż przysługujący u kolejnego pracodawcy, przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze.
Przykład 3.
Pani Halina pracuje w firmie ABC od stycznia 2025 roku do końca października 2025 roku w pełnym wymiarze czasu pracy. Ma prawo do 10 dni urlopu dodatkowego. Wykorzystała już 3 dni.
Ile dni urlopu jej pozostało?
1/12 × 10 = 0,83 – wymiar urlopu dodatkowego za jeden miesiąc
10 × 0,83 = 8,30 – wymiar urlopu za 10 miesięcy, zgodnie z zasadami wynikającymi z kp wymiar ten zaokrągla się w górę, czyli będzie to 9 dni.
Pani Halina powinna wykorzystać u obecnego pracodawcy przed zakończeniem zatrudnienia 6 dni urlopu dodatkowego.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop dodatkowy
Dodatkowy urlop przysługujący niepełnosprawnym ze znacznym i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności jest normalnie płatny i powinien być udzielony w naturze.
Przykład 4.
Czy pani Halina z Przykładu 3 utraci prawo do dodatkowego urlopu, jeśli nie zdąży go wykorzystać przed zakończeniem zatrudnienia? Nie, w takiej sytuacji dotychczasowy pracodawca musi wypłacić jej ekwiwalent za niewykorzystany urlop, obliczany według ogólnych zasad.
Od lutego 2025 roku współczynnik urlopowy ustalany na potrzeby wyliczania ekwiwalentu za urlop wynosi 20,75 dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.
Przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop bierze się pod uwagę przeciętne wynagrodzenie pracownika obejmujące zarówno składniki stałe, jak i zmienne. W obliczeniach uwzględnia się wynagrodzenie zasadnicze oraz inne dodatki przysługujące pracownikowi, przy czym składniki zmienne są brane pod uwagę w przeciętnej wysokości z odpowiedniego okresu poprzedzającego nabycie prawa do ekwiwalentu.
Podstawę wynagrodzenia należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu w danym roku. Następnie wyliczoną kwotę dzieli się przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika. Otrzymaną w ten sposób kwotę mnoży się przez liczbę godzin urlopu, jaki powinien ten pracownik wykorzystać.
Przykład 5.
Jaki ekwiwalent otrzyma Pani Halina za 6 dni niewykorzystanego urlopu dodatkowego, przyjmując, że jej wynagrodzenie było stałe i wynosiło 5000 zł?
5000 zł : 20,75 = 240,96 zł
240,96 : 7 = 34,42 zł – wysokość stawki ekwiwalentu za godzinę urlopu.
34,42 × 7 × 6 = 1445,64 zł – wysokość ekwiwalentu pani Haliny.
Podsumowanie - dodatkowy urlop dla niepełnosprawnych a zmiana pracy.
Podsumowując, w przypadku dodatkowego urlopu obowiązują te same zasady jak te dotyczące urlopu wypoczynkowego. Za niewykorzystany urlop dodatkowy przysługuje pracownikowi ekwiwalent. Wymiar urlopu dodatkowego, który został wykorzystany, wpisuje się do świadectwa pracy.
