Proporcjonalne naliczenie urlopu dodatkowego

Uprawnienie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przewidziane w Ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – dalej „ustawa” – jest jednym z rozwiązań służących łagodzeniu uciążliwości związanych z wykonywaniem pracy przez osoby, które ze względu na stan zdrowia wymagają zapewnienia im możliwości regeneracji sił w większym zakresie niż pozostali pracownicy. Poniżej omówiono w jakiej sytuacji może być konieczne proporcjonalne naliczenie urlopu dodatkowego pracownika niepełnosprawnego jest możliwe.

Dodatkowy urlop wypoczynkowy

Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Urlop ten nie przysługuje jednak osobie uprawnionej do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów. Jeżeli wymiar urlopu dodatkowego przysługującego na podstawie odrębnych przepisów jest niższy niż 10 dni roboczych, zamiast tego urlopu pracownik ma prawo do wskazanego wyżej 10-dniowego urlopu dodatkowego z tytułu zaliczenia do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności (art. 19 ustawy).

Jak wynika z powyższego, prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikom zaliczonym do:

znacznego stopnia niepełnosprawności – czyli osobom z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolnym do pracy albo zdolnym do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej i wymagającej, w celu pełnienia ról społecznych, stałej lub długotrwałej opieki i pomocy innych osób w związku z niezdolnością do samodzielnej egzystencji, tj. naruszeniem sprawności organizmu w stopniu uniemożliwiającym zaspokajanie bez pomocy innych osób podstawowych potrzeb życiowych, za które uważa się przede wszystkim samoobsługę, poruszanie się i komunikację;
umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – czyli osobom z naruszoną sprawnością organizmu, niezdolnym do pracy albo zdolnym do pracy jedynie w warunkach pracy chronionej lub wymagającym czasowej, albo częściowej pomocy innych osób w celu pełnienia ról społecznych (art. 4 ust. 1, 2 i 4 ustawy).

Uregulowania dotyczące dodatkowego urlopu wypoczynkowego pracownika z niepełnosprawnością nie naruszają w niczym zasad ustalonych w Kodeksie pracy (art. 152 i nast.), określających prawo do urlopu wypoczynkowego w ogólności.

Zobacz też:

Kiedy upływa rok od zaliczenia do stopnia niepełnosprawności?

O niepełnosprawności orzekają:

powiatowe zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności, powoływane przez starostów – jako I instancja;
wojewódzkie zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności, powoływane przez wojewodów – jako II instancja (art. 6a ust. 1 i 4 ustawy).

Zaliczenie do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności następuje z dniem wydania orzeczenia o niepełnosprawności. W związku z tym okres roku, po którego upływie pracownik nabywa po raz pierwszy prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, należy liczyć od daty wydania orzeczenia – również wtedy, gdy pracodawca nie został poinformowany o jego wydaniu. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2005 roku (II PK 339/04), nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa uprawnieniu do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może – w konkretnych okolicznościach – oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonywania zobowiązania do terminowego udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy (art. 161 kp). Jednak brak winy pracodawcy w tym zakresie nie unicestwia samego prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

Nie jest wymagane, aby przepracowanie jednego roku liczonego od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności miało miejsce u jednego pracodawcy ani aby okres ten był nieprzerwany. Znajduje tu zastosowanie zasada wyrażona w art. 154¹ kp, że do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu wypoczynkowego i wymiar tego urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy; w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Nabycie prawa do pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego najczęściej następuje w ciągu roku kalendarzowego (rzadko ma to miejsce 1 stycznia). Powstaje zatem pytanie, czy w przypadku nabycia prawa do dodatkowego urlopu w ciągu roku kalendarzowego urlop ten przysługuje pracownikowi w pełnym wymiarze, czy w proporcjonalnym.

Proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 155¹ § 1 kp w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:

proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Przy ustalaniu proporcjonalnego wymiaru urlopu wypoczynkowego, kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru rocznego (art. 155^2a, art. 155³ kp).

Należy zauważyć, że już w samym kp opisano przypadek, do którego zasada proporcjonalności, uregulowana art. 155¹ § 1 kp, nie znajduje zastosowania. Jest nim nabycie przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego uzupełniającego, do czego dochodzi wówczas, gdy pracownik wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze (art. 158 kp). W wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z 23 lutego 2018 roku (VIII Pa 294/17) stwierdzono: „[…] urlop uzupełniający przysługuje za dany rok w maksymalnym, a nie zredukowanym wymiarze. Jeżeli np. pracownik nabył z dniem 1 lipca prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego, to wykorzystuje 6 dni, a nie 3 (z uwagi na to, że prawo do urlopu uzupełniającego nabył dopiero w drugim półroczu). Jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu w zwiększonym wymiarze, nie wykorzystawszy jeszcze urlopu, do którego już uprzednio miał prawo w danym roku kalendarzowym, to przysługuje mu wówczas jeden urlop w podwyższonym wymiarze”.

Urlop dodatkowy jak urlop uzupełniający

Przy ustalaniu przysługującego pracownikowi wymiaru dodatkowego urlopu wypoczynkowego należy stosować zasady dotyczące urlopu uzupełniającego, czyli art. 158 kp. Tak więc bez względu na to, kiedy w danym roku kalendarzowym pracownik nabywa prawo do urlopu dodatkowego, urlop ten ma wymiar 10 dni roboczych.

Potwierdzono to w piśmie z 27 kwietnia 2011 roku Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „[…] odnosząc się do możliwości udzielania w wymiarze proporcjonalnym urlopu dodatkowego, gdy pracownik nabędzie prawo do niego w trakcie roku kalendarzowego, wyjaśniamy, że pierwszy dodatkowy urlop wypoczynkowy osoba niepełnosprawna nabywa w całości (czyli w wymiarze 10 dni roboczych). Nawet jeżeli uzyska do niego prawo np. dopiero w grudniu danego roku. Wynika to zarówno z brzmienia art. 19 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, jak i z faktu, że nabycie pierwszego urlopu dodatkowego w trakcie roku traktowane jest jako urlop uzupełniający (a więc urlop ten nie podlega obniżeniu proporcjonalnie do okresu, w którym pracownik nie miał do niego prawa). Warto także nadmienić, że urlop w wymiarze proporcjonalnym może być stosowany jedynie w przypadkach ściśle określonych w art. 155¹ k.p. (ustanie stosunku pracy) oraz art. 155² k.p. (np. po trwającym co najmniej miesiąc okresie urlopu bezpłatnego lub wychowawczego)”.

Przykład 1.

Pracownik został zaliczony do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności na podstawie orzeczenia wydanego 18 listopada 2024 roku. Przez cały rok, licząc od tego dnia, pracownik pozostawał w zatrudnieniu, w ramach stosunku pracy. W związku z tym 18 listopada 2025 roku on nabył prawo do pierwszego dodatkowego urlopu wypoczynkowego (za 2025 rok), w wymiarze 10 dni. Prawo do kolejnego dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni nabędzie 1 stycznia 2026 roku (patrz art. 153 § 2 kp).

Wymiar urlopu w przypadku nieprzepracowania pełnego roku

Jak zasygnalizowano w wyżej cytowanych wyjaśnieniach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, przepis art. 155¹ kp dotyczący udzielania urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym znajduje zastosowanie w przypadku ustania stosunku pracy. Wtedy ustala się wymiary proporcjonalne zarówno dla „zwykłego”, jak i dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

W piśmie Biura Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych z 25 maja 2017 roku (BON-I.52313.51.2017.AK) wskazano, że zgodnie z przepisem § 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectw pracy należy oddzielnie wykazywać wykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu (pkt 6 i 16 tego przepisu). Ponadto we wzorze świadectwa pracy, stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia, wyszczególniono odrębnie wykazanie wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego. W konsekwencji trzeba odrębnie ustalać wymiary urlopu „zwykłego” i dodatkowego.

Przykład 2.

Pracownik z ponad 10-letnim stażem pracy, zaliczony do znacznego stopnia niepełnosprawności, z nabytym prawem do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, po kilku latach zatrudnienia u danego pracodawcy rozwiązał umowę o pracę 30 września 2025 roku. W związku z tym miał on prawo wykorzystać u wspomnianego pracodawcy „zwykły” urlop wypoczynkowy za 2025 rok w wymiarze proporcjonalnym wynoszącym 20 dni, zgodnie z obliczeniem:

26 dni × 9/12 = 19,5 dnia ≈ 20 dni.

Natomiast dodatkowy urlop wypoczynkowy za omawiany okres przysługiwał pracownikowi w wymiarze proporcjonalnym 8 dni, co wynika z obliczenia:

10 dni × 9/12 = 7,5 dnia ≈ 8 dni.