Powszechnie obowiązujące normy czasu pracy, czyli 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, mogą zostać skrócone na mocy decyzji pracodawcy. Taka zmiana wpływa na wiele uprawnień pracowniczych, dlatego kluczowe staje się prawidłowe udzielanie urlopu wypoczynkowego przy skróconych normach czasu pracy. Jak udzielać urlop wypoczynkowy przy skróconych normach czasu pracy i o czym należy pamiętać?
Ogólne zasady udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych
Zasady udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych są zawarte w Ustawie z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp). Dodatkowo w odrębnych ustawach można znaleźć modyfikacje przepisów kodeksowych, które dotyczą niektórych grup, np. pracowników medycznych lub osób z niepełnosprawnością.
Ponadto pracodawca może stosować własne zasady udzielania urlopów wypoczynkowych, które wynikają z innych norm czasu pracy w danym zakładzie. Jak wynika z uzasadnienia do wyroku Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2023 roku (sygn. akt II USKP 185/21), skrócenie norm czasu pracy powinno mieć swoją podstawę prawną np. w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub innych aktach prawa zakładowego. Co jednak istotne, takie zasady nie mogą być mniej korzystne dla pracownika, niż przewiduje to kp.
Biorąc pod uwagę sposoby udzielania urlopów wypoczynkowych, należy wskazać, iż przepisy kp przewidują dwa podstawowe założenia, zgodnie z którymi:
urlopu wypoczynkowego udziela się na dni robocze zgodnie z rozkładem czasu pracy (indywidualnym harmonogramem) obowiązującym danego pracownika,
udzielenie urlopu następuje w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w konkretnym dniu – tym samym godzinowy wymiar urlopu odpowiada dobowej liczbie godzin, jakie pracownik miał do przepracowania zgodnie z rozkładem czasu pracy.
W przypadku udzielania urlopów niezwykle istotna jest jednolita miara dnia urlopu w wymiarze godzinowym. Oznacza to, że podczas udzielania urlopu zgodnie z harmonogramem na dni pracy w wymiarze godzinowym 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, o czym stanowi art. 1542 § 2 kp.
Przy udzielaniu urlopu zgodnie z § 1, jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Co istotne, miara dnia urlopu w wymiarze 8 godzin jest powszechnie stosowana i odnosi się także do pracowników zatrudnionych m.in. w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w ramach systemu równoważnych norm czasu pracy.
Zasada udzielania urlopu wypoczynkowego w wymiarze godzinowym oznacza, że podstawowy wymiar urlopu wynosi zatem:
160 godzin w przypadku prawa do 20-dniowego urlopu,
208 godzin w przypadku 26-dniowego urlopu.
Skrócenie norm czasu pracy a wymiar godzinowy urlopu wypoczynkowego
Skrócenie norm czasu pracy wpływa nie tylko na obniżenie ogólnej puli godzin do przepracowania przez pracownika, ale dotyczy także godzinowego wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Przykład 1.
Po audycie firma ABC przeprowadza poważniejszą reorganizację w poszczególnych działach. Niektóre zmiany związane z wdrażaniem nowych procesów produkcyjnych wymuszają zrezygnowanie z innych procedur, przez co zespoły pracownicze w poszczególnych komórkach mają mniej zadań do wykonania. W związku z tym pracodawca chce skrócić czas pracy do 35 godzin tygodniowo i 7 godzin na dobę w drodze porozumienia zbiorowego. Po zmianie polegającej na skróceniu norm czasu pracy firma ABC musi odpowiednio zweryfikować liczbę godzin urlopu wypoczynkowego.
Jeżeli norma czasu pracy została obniżona do przeciętnie 35 godzin tygodniowo i 7 godzin na dobę, to wymiar urlopu wypoczynkowego należy skorygować do:
140 godzin, jeśli gdy pracownik jest uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego,
182 godzin, jeśli pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Przykład 2.
1 października w przedsiębiorstwie XYZ zostały wprowadzone obniżone normy czasu pracy (7 godzin dziennie w przeciętnie 35-godzinnym tygodniu pracy). Pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego do końca września wykorzystał 14 dni. Z tego tytułu pracodawca odjął z jego ogólnej puli urlopowej 112 godzin, a pracownikowi pozostało 12 dni urlopu. W listopadzie pracownik złożył wniosek o 5 dni urlopu. Gdyby pracodawca udzielił zgody na dni wolne przed październikiem, pracownikowi należałoby odjąć 40 godzin urlopu. Jeżeli pracownik zwrócił się o urlop wypoczynkowy we wspomnianym wymiarze już po skróceniu norm czasu pracy, z ogólnego wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi należy odjąć 35 godzin.
Ustanowienie skróconych norm czasu pracy a uprawnienia w zakresie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej
Wprowadzenie skróconych norm czasu pracy wpływa także na niektóre inne uprawnienia pracowników, które przewidują rozliczanie czasu pracy w wymiarze godzinowym – dotyczy to zatem zwolnienia z powodu siły wyższej.
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym tego typu zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.
Pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę na tego typu zwolnienie. Wniosek o nie pracownik musi zgłosić najpóźniej w tym samym dniu, w którym nie może pracować z różnych przyczyn losowych.
W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej udzielane w wymiarze godzinowym ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
Przepis § 1 w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.
Przykład 3.
W zakładzie pracy przeprowadzono reorganizację, wskutek której wprowadzono m.in. skrócone normy czasu pracy (7 godzin na dobę). Pracownikowi, który będzie chciał skorzystać ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, udzielanego w wymiarze godzinowym, uprawnienie to będzie przysługiwać w łącznym wymiarze 14 godzin.
Zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem a skrócona norma czasu pracy
Choć zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem nie jest w dosłownym sensie urlopem, trzeba wspomnieć o uprawnieniach pracowniczych z uwagi na konieczność przeliczenia czasu zwolnienia w razie skrócenia norm czasu pracy.
Tak samo jak w przypadku udzielania zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej – w przypadku zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem, jeżeli pracodawca podjął decyzję o skróceniu norm czasu pracy, należy dokonać przeliczenia wymiaru tego zwolnienia udzielanego w wymiarze godzinowym.
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Przywołany przepis kp ma bowiem zastosowanie – w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym – odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.
Urlop wypoczynkowy przy skróconych normach czasu pracy. Podsumowanie
Skrócona norma czasu pracy może wynikać z odrębnych ustaw. Ponadto skrócenie tych norm powinno mieć swoją podstawę prawną, np. w zakładowym układzie zbiorowym pracy lub innych aktach prawa zakładowego. Po zmianie polegającej na skróceniu norm czasu pracy należy odpowiednio skorygować liczbę godzin urlopu wypoczynkowego. Taka korekta będzie również niezbędna przy zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej oraz zwolnieniu z tytułu opieki nad dzieckiem do 14 lat.
