Wymóg określonej prezencji w miejscu pracy, egzekwowany poprzez firmowy dress code, jest powszechną praktyką biznesową. Jednak granica między budowaniem profesjonalnego wizerunku a naruszeniem praw pracowniczych bywa cienka. Kwestia dress code a dyskryminacja w pracy budzi liczne wątpliwości, które należy analizować przez pryzmat obowiązujących przepisów prawa pracy, aby uniknąć zarzutów o nierówne traktowanie.
Ustalenie dress code
Regulamin pracy to obowiązujący u pracodawcy dokument, który określają prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy.
Elementy regulaminu pracy zgodnie z art. 1041 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) to w szczególności:
- organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
- pora nocna;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Pracodawca ma obowiązek opracować regulamin pracy w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli nie dojdzie do tego w ustalonym przez strony terminie, a także jeżeli w danym przedsiębiorstwie nie ma zakładowej organizacji związkowej, regulamin pracy ustala pracodawca. Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Każdy nowo zatrudniony pracownik musi zostać zapoznany przez pracodawcę z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy.
Przepisy kp przewidują możliwość fakultatywnego wprowadzenia regulaminu pracy dla pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, chyba że w zakresie zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Wprowadzenie regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego od 20 do 50 pracowników nastąpi w przypadku, gdy zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego wprowadzenie, chyba że w zakresie zasad organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Równe traktowanie a dyskryminacja
Zasada równego traktowania wynikająca z kp oznacza, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, co dotyczy przede wszystkim równego traktowania mężczyzn i kobiet w zatrudnieniu.
Zakaz dyskryminacji wynikający z kp oznacza, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, z przyczyn wymienionych powyżej.
Rodzaje dyskryminacji
Wyróżnia się dwa typy dyskryminacji:
pośrednią,
bezpośrednią.
Dyskryminacja bezpośrednia to sytuacja, w której pracownik z co najmniej jednej przyczyny – takiej jak płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – był, jest lub mógłby być traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inne osoby.
Dyskryminacja pośrednia występuje, gdy na skutek pozornie neutralnych postanowień, zastosowanych kryteriów lub podjętych działań pojawiają się (lub mogą się pojawić) niekorzystne dysproporcje lub szczególnie niekorzystne sytuacje dotyczące nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy, warunków zatrudnienia, awansów oraz dostępu do szkoleń mających na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych w odniesieniu do wszystkich lub znacznej liczby pracowników wyróżnionych ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, a także zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, chyba że dane postanowienie, kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione w kontekście zgodnego z prawem celu, który ma być osiągnięty, a środki do jego realizacji są odpowiednie i konieczne.
Działania, które można uznać za dyskryminację, obejmują także zachęcanie innej osoby do łamania zasady równego traktowania w zatrudnieniu, nakazywanie jej naruszenia tej zasady, a także molestowanie, które jest niepożądanym zachowaniem naruszającym godność pracownika i tworzącym atmosferę zastraszającą, wrogą, poniżającą, upokarzającą lub uwłaczającą.
Kodeks pracy precyzuje definicję dyskryminacji ze względu na płeć. Do tego rodzaju sytuacji dochodzi w przypadku niepożądanego zachowania o charakterze seksualnym lub odnoszącego się do płci pracownika, które narusza jego godność. W szczególności chodzi o stworzenie atmosfery zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej, w której mogą występować elementy fizyczne, werbalne lub pozawerbalne.
Wyłączenia naruszenia zasady równego traktowania
Naruszenie zasady równego traktowania polega na różnicowaniu przez pracodawcę sytuacji pracownika z co najmniej jednej przyczyny, czego skutkiem jest w szczególności:
odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku pracy,
niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia albo pominięcie przy awansowaniu lub przyznawaniu innych świadczeń związanych z pracą,
pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe
– chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.
Za działania, które nie naruszają zasady równego traktowania, o ile są proporcjonalne do osiągnięcia zgodnego z prawem celu różnicowania sytuacji pracownika, uznaje się działania polegające na:
niezatrudnianiu pracownika z co najmniej jednej przyczyny, takiej jak płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, jeżeli rodzaj pracy lub warunki jej wykonywania powodują, że wyżej wymienione przepisy stanowią rzeczywisty i decydujący wymóg zawodowy stawiany pracownikowi;
wypowiedzeniu pracownikowi warunków zatrudnienia w zakresie wymiaru czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami niedotyczącymi pracowników bez powoływania się na inną przyczynę, w tym na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
stosowaniu środków, które różnicują sytuację prawną pracownika, ze względu na ochronę rodzicielstwa lub niepełnosprawność;
stosowaniu kryterium stażu pracy przy ustalaniu warunków zatrudniania i zwalniania pracowników, zasad wynagradzania i awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co uzasadnia odmienne traktowanie pracowników ze względu na wiek.
Działania podejmowane przez określony czas, mające na celu wyrównanie szans dla wszystkich lub znacznej liczby pracowników, którzy wyróżniają się ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, rodzaj zatrudnienia (na czas określony lub nieokreślony) oraz wymiar czasu pracy (pełny lub niepełny), poprzez redukcję rzeczywistych nierówności na korzyść tych pracowników, nie będą uznawane za naruszenie zasady równego traktowania.
Podobnie ograniczanie przez kościoły, związki wyznaniowe i organizacje, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie, dostępu do zatrudnienia ze względu na religię, wyznanie lub światopogląd, jeżeli rodzaj lub charakter wykonywania działalności przez nie powoduje, że religia, wyznanie lub światopogląd są rzeczywistym i decydującym wymaganiem zawodowym stawianym pracownikowi, proporcjonalnym do osiągnięcia zgodnego z prawem celu zróżnicowania sytuacji tej osoby. Nie będzie uznane w tym przypadku za naruszenie zasady równego traktowania wymaganie przez kościoły, inne związki wyznaniowe i organizacje, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie, od osób zatrudnionych w tych podmiotach działania w dobrej wierze i lojalności wobec etyki kościoła, innego związku wyznaniowego i organizacji, których etyka opiera się na religii, wyznaniu lub światopoglądzie.
Dress code a dyskryminacja
W orzecznictwie Sądu Najwyższego dotyczącym dress code’u i dyskryminacji, a dokładnie w wyroku Sądu Najwyższego z 25 lutego 2025 roku (sygn. III PSKP 21/24) wskazano, że: pracodawca nie ma pełnej swobody w określaniu stroju pracownika. Granicami ingerencji w wygląd pracownika są przede wszystkim: obowiązek poszanowania jego dóbr osobistych (art. 111 kp) oraz przestrzeganie zasady równego traktowania i zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu (art. 183b § 1 kp). Wśród dóbr osobistych kluczowych z perspektywy wprowadzenia zaleceń co do stroju w miejscu pracy należy wymienić zdrowie (zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – art. 94 pkt 4 i art. 207 § 2 kp), godność pracownika, swobodę sumienia oraz prywatność (swobodę ekspresji).
Przykład 1.
W firmie Jana Kowalskiego pracownicy mają prezentować się schludnie, przy czym dla kobiet przewidziano szczególne wymagania, tj. obowiązek noszenia szpilek. Czy w tym wypadku można mówić o dyskryminacji? W takiej sytuacji są podstawy, aby rozważać kwestie dyskryminacji, ponieważ pracodawca tylko kobietom narzuca określony rodzaj obuwia. Jeśli chodzi o renomę firmy, to dla zachowania równości mogłoby zostać wskazane, że pracownicy muszą nosić eleganckie obuwie. Wskazać należy, że eleganckie buty na płaskiej podeszwie również nie obniżają profesjonalizmu, a przy tym nie ingerują w sferę prywatności i nie narażają zdrowia pracownic.
Wykazanie dyskryminacji w zakresie dress code
W sprawach sądowych dotyczących odszkodowania za dyskryminację w zatrudnieniu pracownik ma obowiązek przedstawić przed sądem dowody, które mogą sugerować istnienie bezpośredniej lub pośredniej dyskryminacji. W takim przypadku na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, aby wykazać, że różnicowanie sytuacji pracowników opierało się na obiektywnych przesłankach.
Pracownik jako powód powinien jedynie wskazać fakty, które uprawdopodobniają wystąpienie dyskryminacji, a także kryterium, które mogło stanowić podstawę bezzasadnego zróżnicowania sytuacji pracowników, a pracodawca jako pozwany powinien udowodnić, że kierował się obiektywnymi względami.
Podsumowanie
Podsumowując, ustalając zasady dotyczące dress code’u, pracodawcy powinni wykazać dużą uważność. Wprowadzone regulacje nie powinny dyskryminować, ponieważ niesie to za sobą określone konsekwencje prawne.
