Poradnik Przedsiębiorcy

Benchmarking i outsourcing - rola firm zewnętrznych w biznesie

W poprzednich artykułach opisaliśmy już metody zarządzania dotyczące obszaru produkcji oraz roli człowieka w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Czy firmy zewnętrzne mogą również wpłynąć na rozwój i proces zarządzania firmą? Mogą i to w bardzo dużym stopniu. W tym celu wykorzystuje się między innymi dwie popularne metody zarządzania przedsiębiorstwem, a mianowicie benchmarking i outsourcing. Z artykułu dowiesz się, jakie zalety przynosi wprowadzenie ich w proces zarządzania firmą i na co powinno się uważać.

Benchmarking - bierz przykład od najlepszych

Prowadzenie firmy i odnoszenie sukcesów nie jest prostą sprawą ze względu na dużą konkurencyjność i stale zmieniające się otoczenie. Przedsiębiorstwa muszą sprostać takim zjawiskom jak globalizacja, skrócony cykl życia produktu, alianse strategiczne, nowe standardy jakości czy wysoki poziom innowacji technologicznych.

 Aby przetrwać w takich warunkach, organizacje są zmuszone do szybkiego reagowania na potrzeby klienta i rynku. W tym celu wykorzystuje się metodę zarządzania, jaką jest benchmarking. Koncepcja ta polega na porównywaniu procesów oraz metod stosowanych przez własne przedsiębiorstwo, z tymi które są stosowane w firmach uznawanych za najlepsze w danej dziedzinie. Benchmarking to najbardziej kompleksowa metoda zarządzania pozwalająca na uzyskanie informacji z otoczenia oraz ich odpowiednie wykorzystanie. Główną ideą benchmarkingu jest prosta zasada, iż lepiej skorzystać z doświadczeń tych, którzy odnoszą sukcesy, niż szukać rozwiązań na własną rękę, ponosząc przy tym wysokie nakłady pieniężne i czasowe.

Rodzaje i zalety Benchmarkingu

Benchmarking oprócz porównywania się z najlepszymi firmami pozwala określić, czy procesy i funkcje realizowane przez firmę powinny być udoskonalone. Można to stwierdzić przez obserwację przedsiębiorstw o tym samym profilu, wykonujących takie same działania, które osiągają lepsze wyniki. Wymaga to przeprowadzenia analizy czynników wpływających na sukcesy tych firm, dzięki którym można zainicjować procesy doskonalenia. Celem benchmarkingu jest osiągnięcie najlepszej pozycji w swojej dziedzinie, udoskonalenie umiejętności zarządczych czy osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Z celów benchmarkingu wynikają jego rodzaje. Najczęściej spotykany podział, uwzględniający zalety różnych rodzajów benchmarkingu, to:

Rodzaj benchmarkingu

Charakterystyka

Zalety

Wewnętrzny

Porównywanie przeprowadza się wewnątrz przedsiębiorstwa. Poszukuje się najlepszych metod, umiejętności, procesów w zespołach czy wydziałach własnej firmy w celu wdrożenia ich w słabszych obszarach.

  • łatwy dostęp do informacji i danych,

  • możliwość lepszego poznania własnych procesów,

  • niski koszt i czas realizacji.

Konkurencyjny

Porównywanie się z firmami konkurencyjnymi. Metoda ta skupia się na tworzeniu nowej wiedzy poprzez obserwację metod i technik stosowanych przez przedsiębiorstwa z tej samej branży.

  • pozyskiwanie istotnych danych strategicznych,

  • możliwość określenia własnej pozycji na rynku,

  • inspiruje proces uczenia się.

Funkcjonalny

Porównywanie organizacji z firmami z innych branż, z tym że porównywane są tylko wybrane obszary, takie jak komunikacja wewnętrzna czy organizacja transportu.

  • możliwość znalezienia innowacyjnych rozwiązań spoza branży,

  • łatwiejszy dostęp do informacji (porównywanie u firm niekonkurencyjnych).

 

Z przeprowadzonej analizy typów benchmarkingu możemy wywnioskować, że porównywanie odbywa się na trzech poziomach: wewnątrz firmy, z firmami konkurencyjnymi oraz z tymi spoza branży. Warto stosować wszystkie 3 rodzaje benchmarkingu i wyłapywać najlepsze działania i procesy wewnątrz własnej organizacji oraz stosować wiedzę i doświadczenie zdobyte w firmach zewnętrznych.

Outsourcing - czym jest i jak go wykorzystać biznesie?

Tak jak benchmarking daje nam możliwość czerpania korzyści z obserwacji pomysłów i praktyk firm zewnętrznych, tak outsourcing umożliwia korzystanie z usług innych przedsiębiorstw. Sama nazwa metody outsourcingu wskazuje nam, na czym ona polega. Jest to połączenie 3 angielskich słów outside-resource-using, czyli korzystanie z zewnętrznych źródeł. Polega to na przekazaniu zadań, projektów, procesów do realizacji przez firmy zewnętrzne. Warto zauważyć, że istotą outsourcingu nie są pojedyncze zlecone zadania, a długoterminowa współpraca. Od specyfiki naszej organizacji zależy, jakie zadania możemy przekazać do realizacji firmom zewnętrznym. Najczęściej można zauważyć współpracę w obszarach takich jak: księgowość i rachunkowość, logistyka i transport, audyt wewnętrzny, marketing czy zaopatrzenie.

Wady i zalety stosowania outsourcingu

Firmy decydują się na takie metody zarządzania ze względu na zmniejszenie kosztów, wysoką jakość wykonywanych usług firm zewnętrznych w konkretnej dziedzinie, pozyskanie zasobów, które nie znajdują się w zasięgu firmy czy też umożliwienie koncentracji na podstawowych celach działalności. Należy jednak uważać przy wyborze firmy świadczącej usługi outsourcingowe. Jeżeli natrafimy na przedsiębiorstwo, które nie jest odpowiednio przygotowane i nie posiada odpowiedniego doświadczenia, możemy narazić swoją organizację na utratę wizerunku, a tym samym klientów, czy też na straty finansowe. Dlatego też niezwykle ważne jest właściwe wybranie firmy outsourcingowej, której będziemy mogli powierzyć nasze zlecenia.

Nie tylko konkretne przedsiębiorstwo może czerpać korzyści z koncepcji outsourcingu, jest to również duża szansa dla gospodarki. Wykorzystanie outsourcingu międzynarodowego i transferu miejsc pracy do naszego kraju, w szczególności w takich dziedzinach jak usługi informatyczne czy księgowo-finansowe, daje wiele możliwości dla polskich dostawców outsourcingowych. Pozyskanie stałych zleceń obsługi zewnętrznej może być istotnym impulsem do rozwoju wielu polskich przedsiębiorstw, co może przyczynić się do łagodzenia bezrobocia, a w efekcie do rozwoju gospodarki.

Artykuły z cyklu
„Zarządzanie przedsiębiorstwem - jak robią to najwięksi giganci biznesu?”