Może zdarzyć się sytuacja, w której przedsiębiorca nabywa towar lub usługę od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną. Taki wydatek, aby był kosztem firmowym, musi być właściwie udokumentowany. W związku z tym pojawia się pytanie, czy można ubiegać się o dokument sprzedaży w działalności nierejestrowanej?
Działalność nierejestrowana w obrocie gospodarczym
Działalność nierejestrowana posiada wszystkie atrybuty działalności gospodarczej. Jest to bowiem działalność prowadzona w sposób ciągły, zorganizowany, zarobkowy oraz we własnym imieniu. Jednakże z uwagi na jej niewielki zakres ustawodawca zdecydował się na wykluczenie jej z pojęcia działalności gospodarczej.
Jak czytamy w art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Jeżeli na problematykę popatrzymy od strony nabywcy towarów lub usług od podmiotu prowadzącego działalność nierejestrowaną, to naturalnie wydatek poniesiony z tego tytułu będzie mógł stanowić koszt podatkowy w działalności gospodarczej, ale pod warunkiem jego prawidłowego udokumentowania. Jak możemy przeczytać w par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie KPiR, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Podobnie kwestia prezentuje się, jeżeli chodzi o podmioty prowadzące pełną księgowość. Otóż w art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości możemy przeczytać, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej – zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.
Dokument sprzedaży w działalności nierejestrowanej - faktura VAT
Fakt, że w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców działalność nierejestrowana nie jest tożsama z działalnością gospodarczą, nie oznacza, że zasada ta będzie miała przełożenie w sferze innych gałęzi prawa.
Warto zauważyć, że ustawa VAT zawiera własną – autonomiczną – definicję działalności gospodarczej. Otóż w art. 15 ust. 2 ustawy VAT wskazano, że działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Działalność nierejestrowana wpisuje się w zakres powyższej definicji, co prowadzi do wniosku, że podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną jest podatnikiem podatku VAT. Oczywiście nie musi to automatycznie oznaczać konieczności rozliczania podatku należnego VAT, ponieważ większość podmiotów będzie mogła skorzystać ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1 ustawy VAT. Przypomnijmy, że zgodnie z tym przepisem zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł.
W tym miejscu rodzi się pytanie o kwestię dokumentowania przez podatnika zwolnionego od VAT wykonanych czynności fakturą. Po pierwsze zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku. Natomiast po drugie, w myśl art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy VAT, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Ponadto warto podkreślić, że nie ma przeszkód prawnych, aby podatnik zwolniony dobrowolnie wystawił fakturę VAT.
Zgodnie z art. 106e ustawy VAT jednym z obowiązkowych elementów faktury jest NIP. Trzeba jednak wskazać, że podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną co do zasady nie ma obowiązku jego posiadania (z zastrzeżeniem przypadków, gdy podmiot jest zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej, wtedy poprzez formularz NIP-7 powinien uzyskać NIP). Co jednak istotne, zgodnie z par. 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ustawy VAT powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.
W konsekwencji faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT nie musi zawierać jego NIP-u.
Działalność nierejestrowana a rachunek
Kolejnym dokumentem, który może zostać wystawiony przez podatnika prowadzącego działalność nierejestrowaną, jest rachunek. Zgodnie z art. 87 par. 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Zgodnie zaś z art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej przez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców. Z tak ukształtowanej definicji jednoznacznie wynika, że działalność nierejestrowana mieści się w zakresie art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej, a zatem podmiot prowadzący tego rodzaju działalność może wystawić rachunek.
Podatnicy wymienieni w par. 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają go nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 87 par. 3 i par. 4 Ordynacji podatkowej).
Z powyższych przepisów wynika, że obowiązek wystawienia rachunku powstaje na żądanie nabywcy i tylko w sytuacji, gdy sprzedawca towarów lub usług nie jest zobowiązany do wystawienia faktury. To oznacza, że jeżeli przedsiębiorca nabywa towar lub usługę od podmiotu zwolnionego z VAT, może wybrać, czy chce otrzymać fakturę, czy też rachunek.
Przykład 1.
Pan Tomasz zakupił towar od podatnika prowadzącego działalność gospodarczą. Nie otrzymał żadnego dokumentu potwierdzającego nabycie towaru. W jaki sposób powinien postąpić?
Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, to pan Tomasz w terminie 3 miesięcy może żądać albo wystawienia faktury, albo wystawienia rachunku. Jeśli natomiast sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT, to obowiązkowo powinien wystawić fakturę VAT w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru (art. 106i ust. 1 ustawy VAT). W takim wypadku pan Tomasz nie może domagać się rachunku, ponieważ sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę.
Reasumując powyższe, należy stwierdzić, że nie ma prawnych przeszkód, aby zakup od podmiotu prowadzącego działalność nierejestrowaną ująć w księgach podatkowych jako koszt uzyskania przychodów. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że taki sprzedawca nie ma ustawowego obowiązku dokumentowania sprzedaży, w związku z czym należy wystąpić z odpowiednim żądaniem wystawienia faktury lub rachunku.
