Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników wie, jak kluczowe jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dwa fundamentalne dokumenty, które odgrywają w tym procesie szczególną rolę, to świadectwo pracy oraz informacja o warunkach zatrudnienia. Choć pozornie służą różnym celom, ich treść jest ze sobą ściśle powiązana, a błędy lub zaniechania w jednym mogą prowadzić do poważnych konsekwencji w drugim. Szczególnym wyzwaniem, z którym mierzą się działy kadr, jest sytuacja, w której nowo zatrudniony pracownik dostarcza świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia z opóźnieniem, już po otrzymaniu informacji o warunkach zatrudnienia. Problem ten nabiera szczególnego znaczenia w kontekście wymiaru urlopu wypoczynkowego, którego ustalenie zależy od udokumentowanego stażu pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 kwietnia 2023 roku zaostrzyła obowiązki pracodawców, wprowadzając rygorystyczne terminy na to działanie, aby aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia odbywała się niezwłocznie. Jak w świetle nowych przepisów pracodawca powinien zareagować na „doniesione” świadectwo pracy? Błyskawiczna aktualizacja dokumentacji to nie tylko formalność, ale przede wszystkim sposób na uniknięcie dotkliwych kar finansowych, sięgających nawet 30 000 zł.
Nowe realia po zmianach w kp
Nowelizacja kp, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, była odpowiedzią na potrzebę implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy. Celem tych zmian było zwiększenie transparentności stosunków pracy i zapewnienie pracownikom pełniejszej wiedzy o przysługujących im prawach. Jednym z kluczowych instrumentów, który został w tym celu gruntownie przebudowany, jest informacja o warunkach zatrudnienia (IWZ). Jej zakres został znacząco rozszerzony, a na pracodawców nałożono obowiązek nie tylko jej szybkiego wydania (w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy), ale również bezzwłocznej aktualizacji w przypadku zmiany jakiegokolwiek z jej elementów. Zmiana ta, choć propracownicza, stanowi dla wielu przedsiębiorców realne wyzwanie organizacyjne, wymagające wdrożenia nowych, bardziej dynamicznych procedur.
W tym kontekście problematyka późniejszego dostarczenia przez pracownika dokumentów potwierdzających staż pracy, takich jak świadectwo pracy, staje się dla przedsiębiorcy realnym wyzwaniem. Z jednej strony świadectwo pracy jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego nowy pracodawca ustala wymiar urlopu wypoczynkowego. Z drugiej informacja o warunkach zatrudnienia musi precyzyjnie ten wymiar określać. Gdy pracownik donosi świadectwo pracy, które zwiększa jego łączny staż pracy powyżej progu 10 lat, jego wymiar urlopu wzrasta z 20 do 26 dni w skali roku. Taka zmiana, wynikająca z dostarczenia jednego dokumentu, uruchamia całą lawinę obowiązków po stronie pracodawcy. Musi on nie tylko na nowo przeliczyć uprawnienia pracownika, ale również natychmiastowo zaktualizować kluczowy dokument, jakim jest IWZ. Rodzi to szereg praktycznych pytań: w jakim dokładnie terminie należy to zrobić? Jaką formę powinna mieć aktualizacja? I co najważniejsze, jaka odpowiedzialność grozi za zignorowanie tego obowiązku?
Świadectwo pracy – skarbnica wiedzy o urlopie
Zgodnie z art. 97 kp pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument ten nie jest jedynie formalnym potwierdzeniem zatrudnienia, ale stanowi kluczowe źródło informacji dla kolejnych pracodawców, organów rentowych czy urzędów pracy. Szczegółowy zakres danych, jakie muszą się w nim znaleźć, określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, którego wzór został zaktualizowany 23 maja 2023 roku. Jedną z najważniejszych informacji zawartych w świadectwie pracy jest ta dotycząca urlopu wypoczynkowego. W ustępie 6 punkcie 2 wzoru świadectwa pracodawca musi precyzyjnie wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Podawanie wartości również w godzinach jest szczególnie istotne w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu, dla których urlop rozliczany jest godzinowo.
Informacja ta ma fundamentalne znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Pozwala mu na prawidłowe ustalenie wymiaru urlopu proporcjonalnego, do którego pracownik nabywa prawo w nowym miejscu pracy. Zasada proporcjonalności, określona w kp, ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których pracownik w jednym roku kalendarzowym wykorzystałby więcej urlopu, niż mu przysługuje, lub zostałby pozbawiony części należnych mu dni wolnych. Dlatego tak istotne jest, aby dane w świadectwie były precyzyjne i odzwierciedlały faktyczny stan wykorzystania urlopu w naturze. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do sporów, a pracownik ma prawo w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W przypadku negatywnej odpowiedzi pracownikowi przysługuje kolejne 14 dni na skierowanie sprawy do sądu pracy.
Informacja o warunkach zatrudnienia – nowy, rozszerzony obowiązek pracodawcy
Nowelizacja z 2023 roku całkowicie zmieniła rangę i zakres informacji o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 § 3 kp pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej o kilkunastu różnych elementach jego zatrudnienia. Musi to zrobić w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, a nie jak wcześniej – od dnia zawarcia umowy. Wśród tych informacji kluczowe miejsce zajmują te dotyczące urlopów. Pracodawca musi jasno określić wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego. Jeżeli precyzyjne wskazanie wymiaru nie jest możliwe w momencie sporządzania informacji (co jest sytuacją rzadką w przypadku urlopu wypoczynkowego, ale możliwą przy innych rodzajach urlopów), pracodawca musi przedstawić zasady jego ustalania i przyznawania.
Jednak najważniejszą zmianą, która bezpośrednio rzutuje na problem „doniesionego” świadectwa pracy, jest wprowadzenie obowiązku aktualizacji IWZ. Zgodnie z przepisami (art. 29 § 33 kp) pracodawca musi poinformować pracownika o każdej zmianie warunków zatrudnienia objętych informacją, i to w trybie natychmiastowym. Aktualizacja musi nastąpić niezwłocznie, jednak nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może czekać z aktualizacją do końca miesiąca czy do momentu sporządzania aneksu do umowy. Musi działać od razu, gdy tylko zmiana nastąpi. To właśnie ten przepis staje się kluczowy w momencie, gdy pracownik dostarcza dokumenty wpływające na jego uprawnienia. To diametralna zmiana w stosunku do stanu prawnego sprzed nowelizacji, kiedy na aktualizację pracodawca miał aż miesiąc. Wielu przedsiębiorców przyzwyczaiło się do tego buforu czasowego. Obecnie termin „niezwłocznie” należy interpretować dosłownie – jako działanie bez zbędnej, nieuzasadnionej zwłoki, najlepiej w tym samym lub następnym dniu roboczym. Ten rygor wymaga od firm porzucenia starych nawyków i wdrożenia znacznie większej dyscypliny organizacyjnej.
Doniesione świadectwo pracy w praktyce – studium przypadku
Aby w pełni zrozumieć mechanizm, jakim powinien kierować się przedsiębiorca, przeanalizujmy praktyczny przykład, który ilustruje całą procedurę.
Przykład 1.
Firma X zatrudnia pana Jana na podstawie umowy o pracę od 1 lutego 2025 roku. W momencie zatrudnienia mężczyzna przedstawił świadectwa pracy dokumentujące łączny okres zatrudnienia wynoszący 8 lat. Był przekonany, że pracował dłużej, ale nie mógł odnaleźć jednego z dokumentów. Na podstawie dostępnych danych dział kadr ustalił, że przysługuje mu roczny wymiar urlopu w wysokości 20 dni. Zgodnie z przepisami 7 lutego 2025 roku pan Jan otrzymał informację o warunkach zatrudnienia, w której jako wymiar urlopu wypoczynkowego wskazano 20 dni. 15 marca 2025 roku, podczas porządków, mężczyzna odnalazł i dostarczył do działu kadr kolejne świadectwo pracy, dokumentujące 3-letni okres zatrudnienia, który zakończył się kilka lat wcześniej. W tym momencie łączny, udokumentowany staż pracy pana Jana przekroczył 10 lat (8 + 3 = 11 lat).
Analiza i działania pracodawcy
Z chwilą dostarczenia nowego świadectwa pracy uprawnienia urlopowe pana Jana ulegają zmianie. Zgodnie z art. 154 kp pracownikowi, którego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat, przysługuje 26 dni urlopu. Ta zmiana ma charakter deklaratoryjny – prawo do wyższego wymiaru urlopu powstaje z mocy samego prawa w momencie udokumentowania odpowiedniego stażu, a nie w momencie decyzji pracodawcy.
Pracodawca firmy X musi podjąć następujące kroki:
Dokładna weryfikacja dokumentu – dział kadr powinien sprawdzić autentyczność i kompletność świadectwa. W praktyce oznacza to kontrolę, czy dokument zawiera wszystkie niezbędne elementy określone w rozporządzeniu (m.in. dane pracodawcy, daty, tryb rozwiązania umowy, informacje o wykorzystanych urlopach) i czy nie nosi znamion fałszerstwa. W przypadku wątpliwości (np. nieczytelne pieczęcie) warto rozważyć kontakt z poprzednim pracodawcą w celu potwierdzenia danych.
Przeliczenie wymiaru urlopu – należy na nowo ustalić roczny wymiar urlopu pana Jana na 26 dni. Co istotne, prawo do wyższego wymiaru urlopu pracownik nabywa za cały rok kalendarzowy, a nie od dnia dostarczenia dokumentu. Pracodawca musi więc przeliczyć urlop proporcjonalny za okres od 1 lutego 2025 do końca roku, bazując już na nowym, wyższym wymiarze:
początkowa kalkulacja (na 11 miesięcy): (20 dni / 12) * 11 = 18,33, po zaokrągleniu w górę 19 dni;
nowa kalkulacja (na 11 miesięcy): (26 dni / 12) * 11 = 23,83, po zaokrągleniu w górę 24 dni. Pan Jan zyskał więc 5 dodatkowych dni urlopu do wykorzystania w bieżącym roku.
Niezwłoczna aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia – to kluczowy i najpilniejszy obowiązek. Pracodawca musi niezwłocznie, czyli bez zbędnej zwłoki, przygotować i wręczyć panu Janowi zaktualizowaną informację o warunkach zatrudnienia. W praktyce powinno to nastąpić tego samego dnia lub najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu świadectwa. W nowym dokumencie, w punkcie dotyczącym urlopu wypoczynkowego, należy wskazać nowy wymiar: 26 dni. Dokument ten powinien być oznaczony jako „Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia z dnia 15 marca 2025 roku”.
Korekta w systemie i komunikacja wewnętrzna – trzeba nie tylko upewnić się, że nowy wymiar urlopu został prawidłowo odnotowany w systemie kadrowo-płacowym, ale także zadbać o spójność informacji w organizacji. Kluczowe jest poinformowanie bezpośredniego przełożonego pana Jana o zmianie, aby mógł on uwzględnić to w planie urlopowym zespołu. Dobrą praktyką jest wysłanie krótkiej notatki e-mailowej do pracownika i jego menedżera, potwierdzającej zmianę i nowy, dostępny wymiar urlopu.
Zaniechanie obowiązku aktualizacji IWZ jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może narazić pracodawcę na karę grzywny od 1000 zł do nawet 30 000 zł w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Wyzwania, rekomendacje i podsumowanie
Sytuacja z „doniesionym” świadectwem pracy doskonale pokazuje, jak dynamiczne i wymagające stałej uwagi jest nowoczesne prawo pracy. Dla pracodawców jest to sygnał, że procedury kadrowe muszą być elastyczne i gotowe na bieżące reagowanie na zmiany.
Rekomendacje dla pracodawców:
- Wdrożenie procedury „Doniesionego dokumentu” – stwórz jasną, wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek dostarczenia dokumentów z opóźnieniem. Powinna ona nie tylko zawierać checklistę dla działu kadr, ale również zdefiniować odpowiedzialności i maksymalne czasy reakcji na każdym etapie. Warto dołączyć do niej gotowy do wypełnienia wzór zaktualizowanej informacji o warunkach zatrudnienia, co znacznie przyspieszy proces.
- Szkolenie kadr i menedżerów – upewnij się, że osoby odpowiedzialne za sprawy pracownicze oraz kadra zarządzająca doskonale znają nowe przepisy, w szczególności rygorystyczne terminy dotyczące aktualizacji IWZ. Menedżerowie, jako pierwszy punkt kontaktu, powinni wiedzieć, jak postąpić, gdy pracownik zgłosi im taką zmianę.
- Systemy monitorujące – wykorzystuj nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, takie jak np. wFirma, które pozwalają na łatwe wprowadzanie zmian i generowanie zaktualizowanych dokumentów, minimalizując ryzyko pomyłki. Dobry system powinien automatycznie przeliczać urlop proporcjonalny po zmianie wymiaru rocznego.
- Komunikacja z pracownikiem – już na etapie rekrutacji i onboardingu warto jasno komunikować kandydatom, jak ważne jest dostarczenie kompletu dokumentów w celu prawidłowego ustalenia wszystkich uprawnień pracowniczych od samego początku zatrudnienia. Można to ująć w formie checklisty dokumentów dla nowego pracownika.
Z perspektywy pracownika kluczowa jest świadomość własnych praw i dbałość o dokumentację. Warto pamiętać o możliwości żądania sprostowania świadectwa pracy oraz o prawie do otrzymania pełnej i aktualnej informacji o warunkach zatrudnienia.
Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia - podsumowanie
Podsumowując, prawidłowe udokumentowanie przebiegu zatrudnienia to fundament stabilnych i przejrzystych relacji na linii pracodawca-pracownik. Nowelizacja kp z 2023 roku postawiła przed przedsiębiorcami nowe, konkretne wymagania. Reakcja na doniesione świadectwo pracy, które zmienia wymiar urlopu, jest doskonałym testem sprawności i rzetelności wewnętrznych procedur kadrowych. Szybkie przeliczenie uprawnień – i co najważniejsze – bezzwłoczna aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia to nie tylko wypełnienie ustawowego obowiązku, ale także dowód profesjonalizmu, który buduje zaufanie i pozytywny wizerunek firmy jako rzetelnego pracodawcy.
