Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktury w zamówieniach publicznych jako efekt cyfryzacji

Cyfryzacja obejmuje obecnie praktycznie każdy aspekt życia społecznego i gospodarczego. Obejmuje ona m.in. fakturowanie, które coraz częściej odbywa się z wykorzystaniem dokumentów elektronicznych. Dotyczy to nie tylko sektora prywatnego, ale od niedawna również pojawiły się e-faktury w zamówieniach publicznych.

Obowiązek prawny

E-faktury w zamówieniach publicznych wynikają z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku, która została implantowana do polskiego prawodawstwa wraz z wejściem w życie Ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, co nastąpiło 18 kwietnia 2019 r. Od tego dnia podmioty zarówno zamawiające, jak i wykonujące zamówienia publiczne są zobowiązane do rozliczania się na podstawie elektronicznych faktur.

Co ważne, pod pojęciem e-faktury nie należy rozumieć wysłanego pocztą e-mail dokumentu PDF, który spełnia wymagania zwykłej faktury. E-faktury są bowiem rozpowszechniane w formacie XML, który pozwala na automatyczne rozliczenie dokumentu bez potrzeby ręcznego wpisywania wszystkich danych do programu księgowego, co jest konieczne w przypadku faktur w popularnym formacie PDF. W celu wdrożenia unijnych przepisów administracja rządowa 18 kwietnia 2019 r. uruchomiła Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF), która pozwala na wystawianie i obieranie zestandaryzowanych faktur przez podmioty realizujące i zlecające zamówienia publiczne.

Kogo w praktyce obejmuje obowiązek wystawiania e-faktur? Chodzi o wszelkie instytucje, które wydatkują pieniądze publiczne na dowolnym poziomie. Zatem e-faktury w zamówieniach publicznych dotyczą zarówno organów administracji rządowej, jak i władz oraz jednostek lokalnych, a także państwowych szkół, szpitali i wszelkiego rodzaju instytucji kultury. E-faktury muszą wystawiać również przedsiębiorstwa komunalne, firmy z udziałem kapitału publicznego (np. Poczta Polska), a nawet spółdzielnie, stowarzyszenia i fundacje, o ile w jakimś zakresie rozdysponowują środki publiczne.

E-faktury w zamówieniach publicznych - korzyści

Obowiązek e-faktury w zamówieniach publicznych wynika z ustawodawstwa unijnego, jednak niesie ze sobą wiele korzyści. Podstawową jest oszczędność, która wynika z tego, że nie trzeba drukować dokumentów w formie papierowej ani wysyłać ich do kontrahentów pocztą czy kurierem. Ważną rolę w tym kontekście odgrywa także oszczędność czasu, gdyż e-fakturę wystawia się natychmiast, a na dostarczenie listu czy przesyłki czeka się co najmniej jeden dzień roboczy. Fakt braku konieczności stosowania papierowych dokumentów przekłada się również na aspekty ekologiczne.

Z punktu widzenia wykonawców zamówień publicznych e-faktury w zamówieniach publicznych gwarantują przejrzystość i jednolitość rozliczeń niezależnie od tego, z jakim podmiotem podejmuje się współpracę. Szybkość przekazywania faktur elektronicznych przyczynia się także do krótszego czasu oczekiwania na zapłatę przez kontrahenta, a to z kolei pozytywnie odbija się na płynności finansowej przedsiębiorstwa.