Poradnik Przedsiębiorcy

Deklaracja VAT-26 – aktualizacja przy rezygnacji z odliczenia 100% VAT od wydatków

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy bardzo często wykorzystują samochody osobowe. Zadeklarowanie sposobu użytkowania pojazdu w firmie ma duże znaczenie zarówno w przypadku podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Jeżeli podatnik zdecyduje się na wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie w działalności, musi złożyć w urzędzie formularz VAT-26. Co natomiast w sytuacji, gdy chciałby użytkować zgłoszone auto również prywatnie? Sprawdźmy, do kiedy deklaracja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana, aby było to możliwe!

Deklaracja VAT-26 a odliczenie 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem

Wykorzystując samochód osobowy w działalności, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT samochód uznawany jest za wykorzystywany wyłącznie w działalności pod warunkiem prowadzenia tzw. kilometrówki dla celów VAT. Jest to ewidencja przebiegu pojazdu, która wyklucza użycie auta do celów niezwiązanych z działalnością.

Kilometrówka posiada elementy takie jak:

  1. numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

  2. dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

  3. stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

  4. wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

  • kolejny numer wpisu;

  • datę i cel wyjazdu;

  • opis trasy (skąd – dokąd);

  • liczbę przejechanych kilometrów;

  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

  1. liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania auta tylko w działalności do dnia zmiany przeznaczenia, czyli rozpoczęcia wykorzystywania auta w działalności i prywatnie.
Z obowiązku prowadzenia kilometrówki VAT do samochodów osobowych są zwolnieni przedsiębiorcy, których auta przeznaczone są wyłącznie do:

  • sprzedaży, czyli traktowane są jako towary handlowe;

  • oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnym charakterze w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności.

Ewidencji przebiegu pojazdów nie muszą prowadzić również podatnicy, którzy decydują się na wykorzystywanie samochodu również w celach prywatnych, czyli godzą się na odliczenie 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem lub korzystają ze zwolnienia z VAT, czyli nie mają prawa do odliczenia VAT.

Oprócz prowadzenia kilometrówki dla celów VAT podatnik ma obowiązek zgłoszenia auta w urzędzie skarbowym. W tym celu powinna zostać złożona deklaracja VAT-26. Dopiero wtedy możliwe jest odliczenie 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych.
Deklaracja VAT-26 powinna zostać złożona w terminie 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem, od którego przedsiębiorca chce odliczyć 100% VAT.

Przykład 1.

Pan Łukasz jest inżynierem i w 2020 roku kupił samochód osobowy w celu dojazdu do klienta, a następnie aby nadzorować postępy prac w ramach umowy na halach produkcyjnych. Czy pan Łukasz ma prawo do odliczenia 100% VAT od zakupu paliwa z faktury wystawionej 16 lutego 2021 roku? Paliwo zostanie zużyte w całości w celu dojazdu do klienta.

Tak, wykorzystując pojazd w działalności opodatkowanej wyłącznie w celach związanych z działalnością gospodarczą, pan Łukasz ma prawo do odliczenia 100% VAT, pod warunkiem że będzie prowadził szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę, dla celów VAT i dokona odpowiedniego zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 w urzędzie. Deklaracja VAT-26 powinna zostać tam złożona najpóźniej 22 lutego 2021 roku. Dodatkowo pan Łukasz nie będzie mógł wykorzystywać auta w celach prywatnych.

Deklaracja VAT-26 a wpływ na prawo ujęcia 100% wydatku w kosztach

Niezłożona deklaracja VAT-26 w urzędzie nie pozbawia prawa do ujęcia w KPiR 100% wartości netto wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Aby odliczać 100% kosztów eksploatacyjnych, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów VAT. Wynika to bezpośrednio z art. 23 ust. 46a ustawy o PIT, zgodnie z którym do kosztów podatkowych nie można zaliczyć 25% wartości wydatku eksploatacyjnego, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT potwierdzeniem użytkowania pojazdu tylko w działalności jest ewidencja, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, czyli tzw. kilometrówka dla celów VAT.

Podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą zgłaszać pojazdu na formularzu VAT-26, aby ujmować 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych. Żeby było to możliwe, muszą udowodnić, że pojazd nie jest wykorzystywany w celach prywatnych. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie w takiej sytuacji ewidencji przebiegu pojazdów, czyli kilometrówki VAT.
Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 lipca 2019 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.320.2019.2.RR, w której czytamy, że „(...) możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 100% wydatków eksploatacyjnych dotyczy samochodu osobowego wykorzystywanego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji potwierdzającej wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Podatnik wykorzystuje w tym celu ewidencję stosowaną dla celów podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Natomiast w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji dla celów podatku VAT, również dla celów podatku dochodowego przyjmuje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany także do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika, chyba że podatnik nie jest na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług zobowiązany do prowadzenia takiej ewidencji.

Podatnik nie musi prowadzić ewidencji, jeżeli na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.

Innymi słowy, jeżeli podatnik nie ma obowiązku prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku od towarów i usług, to również na gruncie podatku dochodowego dla zaliczenia wydatków eksploatacyjnych z tytułu używania samochodu osobowego zaliczonego do środków trwałych, nie jest wymagane prowadzenie takiej ewidencji”.

Kiedy deklaracja VAT-26 podlega aktualizacji?

Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zmianę formy użytkowania pojazdu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na formularzu VAT-26, musi dokonać aktualizacji tego druku.

Deklaracja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana najpóźniej przed dniem, w którym podatnik zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie.
Przykład 2.

Pan Aleksander wykorzystuje w działalności samochód osobowy, który został zgłoszony na druku VAT-26 w urzędzie oraz prowadzi kilometrówkę dla celów VAT, w związku z czym przysługuje mu prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Od marca 2021 roku pan Aleksander postanowił wykorzystywać auto również w celach prywatnych. Do kiedy powinien złożyć aktualizację formularza VAT-26 z tego tytułu?

Pan Aleksander powinien złożyć aktualizację VAT-26 najpóźniej dzień przed zmianą sposobu używania auta w firmie, czyli 28 lutego 2021 roku.

Aktualizacja deklaracji VAT-26 oznacza, że do dnia zmiany wskazanego w formularzu od wydatków związanych z pojazdem odliczane jest 100% VAT, a po dniu zmiany jedynie 50% VAT.

Obowiązek aktualizacji formularza VAT-26 występuje również w sytuacji, gdy podatnik:

  • zmienia numer rejestracyjny zgłoszonego wcześniej pojazdu, np. w związku z wykupem samochodu z leasingu operacyjnego;

  • dokona sprzedaży samochodu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na druku VAT-26.

Przykład 3.

Pani Danuta 1 marca 2021 roku sprzedała firmowy samochód osobowy, od którego miała prawo odliczać 100% VAT. Do kiedy powinna sporządzić aktualizację VAT-26?

Deklaracja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana w urzędzie najpóźniej w dniu sprzedaży samochodu, ponieważ wtedy pani Danuta zaprzestaje całkowicie wykorzystywać pojazd w firmie.

Deklaracja VAT-26 może zostać złożona na trzy sposoby:

  • papierowo przez podatnika bezpośrednio w urzędzie;

  • listownie;

  • elektronicznie.

Decydując się na wysyłkę formularza elektronicznie, konieczne jest podpisanie jej elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi, czyli kwotą przychodu z zeznania rocznego.

Deklaracja VAT-26 nie może być podpisana profilem zaufanym i złożona przez ePUAP.

Kary za brak aktualizacji deklaracji VAT-26 lub złożenie jej po terminie

Zgodnie z art. 56a § 1 Kodeksu karno-skarbowego na podatnika może zostać nałożona kara grzywny wynosząca 720 stawek dziennych lub kara grzywny za wykroczenie skarbowe (w przypadku czynu o mniejszej wadze), jeżeli:

  • złożył w urzędzie deklarację VAT-26 po terminie;

  • nie złożył w urzędzie deklaracji VAT-26;

  • złożył w urzędzie deklarację VAT-26, jednak podał w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym.

Przedsiębiorca może uniknąć nałożonej kary, pod warunkiem że złoży poprawną aktualizację VAT-26 przed dniem:

  • rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku VAT;

  • doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie podatku VAT, a w przypadku gdy nie stosuje się zawiadomienia – przed dniem wszczęcia takiej kontroli;

  • wszczęcia kontroli celno-skarbowej w zakresie podatku VAT;

  • wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

Przedsiębiorca, który nie wywiązał się w terminie z obowiązku aktualizacji deklaracji VAT-26, może uniknąć kary, jeżeli dokona tego przed dniem rozpoczęcia czynności sprawdzających, kontrolnych lub przed wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

Jak wypełnić aktualizację deklaracji VAT-26 w systemie wFirma.pl?

Aby wygenerować deklarację VAT-26 w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.

deklaracja VAT-26

W celu aktualizacji deklaracji VAT-26 należy w części A. – Miejsce i cel składania informacji – w wierszu Cel złożenia formularza zaznaczyć kwadrat w poz. 7 – Aktualizacja informacji.

deklaracja Następnie w części C. – Dane pojazdu samochodowego wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej – należy w kolumnie h wprowadzić datę zmiany wykorzystywania. 

deklaracja VAT-26Dodatkowo w zakładce: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA trzeba jako ZDARZENIE wybrać z listy opcję Koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności.

deklaracja VAT-26Dzięki temu od następnego dnia po dniu wpisu dotyczącego zakończenia wykorzystywania pojazdu tylko do działalności od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu będzie odliczane 50% VAT.