Deklaracja VAT-26 – aktualizacja przy rezygnacji z odliczenia 100% VAT

Niekiedy przedsiębiorcy wykorzystują te same pojazdy samochodowe w działalności i prywatnie. W toku prowadzonej działalności mogą zmieniać sposób użytkowania. Niemniej, aby tego dokonać, należy sprawdzić, jakich formalności trzeba dopełnić. Jedną ze zmian sposobu użytkowania samochodu osobowego w działalności jest rezygnacja z odliczenia 100% podatku VAT ( deklaracja VAT-26) naliczonego z faktur za nabycie i eksploatację tegoż samochodu. Co się z tym wiąże?

Prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym

Przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie w działalności gospodarczej, ma prawo do realizacji odliczenia 100% podatku VAT od wydatków na nabycie i eksploatację takiego pojazdu.

Mowa tu o pojazdach samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej 3,5 t uznanych przez ustawę o VAT za samochody osobowe (pojazdy samochodowe o DMC powyżej 3,5 t nie mają ograniczeń w zakresie wydatków na ich zakup oraz eksploatację).

W zapisach art. 86a Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) prawodawca wskazuje, że pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1. sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu tych pojazdów dla celów VAT, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
2. konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Kiedy pojazd samochodowy uważany jest za używany wyłącznie w działalności gospodarczej?

Jedna z opcji udowodnienia wykorzystywania pojazdu samochodowego o DMC do 3,5 t (samochodu osobowego) wyłącznie w działalności gospodarczej stanowi, że:

1. podatnik ma obowiązek ustalić reguły używania pojazdu samochodowego w działalności, które wykluczają użytek prywatny i oczywiście stosować się do tych zasad w codziennym użytkowaniu pojazdu w działalności, oraz
2. podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji kilometrów dla celów VAT.

Ewidencja kilometrów dla celów VAT musi zawierać poniższe elementy.

Od kiedy należy rozpocząć prowadzenie ewidencji kilometrów dla celów VAT?

Trzeba podkreślić, że w ustawie o VAT wymieniono pewne wyjątki od reguły dotyczące braku obowiązku prowadzenia ewidencji kilometrów na cele VAT. Ewidencji tej nie trzeba prowadzić w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do:

1. odprzedaży;
2. sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika;
3. oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Ewidencji kilometrów dla celów VAT podatnik nie prowadzi również w przypadku samochodów, które użytkuje w działalności i prywatnie, a więc odlicza 50% podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących nabycie takiego pojazdu oraz z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące tegoż pojazdu.

Ewidencji kilometrów dla celów VAT podatnik nie prowadzi też w odniesieniu do pojazdów samochodowych, wobec których nie przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur dokumentujących nabycie takiego pojazdu oraz z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne dotyczące tegoż pojazdu (np. użytkowanie w działalności zwolnionej z VAT).

To jednak nie wszystko.

Obowiązek złożenia informacji VAT-26 dla celów realizacji odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem samochodowym

Poza obowiązkiem prowadzenia kilometrówki dla celów VAT dla danego pojazdu (dla celów odliczenia 100% VAT) podatnik jest zobligowany do zgłoszenia tego auta we właściwym urzędzie skarbowym. Dokonuje tego poprzez złożenie informacji VAT-26. Dopiero po jej złożeniu będzie mógł dokonać odliczenia 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących zgłoszonego pojazdu.

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług remontowo-budowlanych. W lipcu 2025 roku kupił samochód osobowy w celu dojazdów na roboty oraz aby nadzorować postępy prac realizowanych przez jego pracowników. Czy podatnik będzie miał prawo do odliczenia 100% VAT od zakupu paliwa (pierwszego wydatku) z faktury wystawionej 16 lipca 2025 roku? Paliwo zostanie zużyte w całości w celu dojazdu na roboty. W celu udowodnienia, że samochód osobowy będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, podatnik ma obowiązek:

1. złożyć informację VAT-26 najdalej w terminie 25 sierpnia 2025 roku (aby odliczyć VAT już od pierwszego wydatku z ww. faktury) zgłaszającą do urzędu skarbowego samochód w stosunku, do którego chce odliczać 100% podatku VAT z faktur za wydatki eksploatacyjne;
2. ułożyć i stosować zasady używania zgłoszonego auta w działalności wykluczające jego użytek prywatny;
3. prowadzić ewidencję kilometrów dla celów VAT.

Informacja VAT-26 a wpływ na prawo ujęcia 100% wydatku w kosztach

Brak złożenia informacji VAT-26 o zgłoszeniu pojazdu dla odliczania wydatków jego dotyczących nie pozbawia podatnika możliwości ujęcia w KPiR 100% wartości netto wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu. 

Zgodnie z art. 23 ust. 46a ustawy o PIT nie można zaliczyć 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Z kolei w art. 23 ust. 5f ustawy o PIT ustawodawca wspomina, że gdy podatnik nie prowadzi ewidencji kilometrów dla celów VAT (a jest do tego zobowiązany), wówczas uznaje się, że podatnik użytkuje samochód osobowy zarówno w działalności, jak i prywatnie (ma prawo do odliczania jedynie 50% podatku VAT naliczonego z faktur za zakup i eksploatację pojazdu samochodowego o DMC do 3,5 t). Użytkowanie pojazdu w ten sposób nie obliguje podatnika do zgłaszania pojazdu za pomocą informacji VAT-26. Niemniej potwierdzeniem użytkowania pojazdu wyłącznie w działalności dla celów ujęcia 100% kosztów jest prowadzenie ewidencji kilometrów VAT (nie ma tam mowy o złożeniu informacji VAT-26).

Warto w tym miejscu podkreślić, że podatnicy zwolnieni z VAT nie muszą zgłaszać pojazdu na formularzu VAT-26, aby ujmować 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych. Niemniej mają obowiązek udowodnić, że pojazd nie jest wykorzystywany w celach prywatnych. Jednym z pewnych rozwiązań w zakresie udowodnienia i udokumentowania użytkowania pojazdu wyłącznie w prowadzonej działalności jest właśnie prowadzenie ewidencji kilometrów takiej samej jak dla celów VAT.

Potwierdza to stanowisko wyrażone w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 lipca 2019 roku (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.320.2019.2.RR), w której czytamy, że:

Kiedy deklaracja VAT-26 podlega aktualizacji?

Zgodnie z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT, jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na zmianę formy użytkowania pojazdu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na formularzu VAT-26, musi dokonać aktualizacji tego druku.

Informacja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana najpóźniej do końca miesiąca, w którym podatnik zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie.

Przykład 2.

Czynny podatnik VAT mający adres zamieszkania w Poznaniu nabył 1 kwietnia 2025 roku (pierwszy wydatek) samochód osobowy marki Cosworth i odtąd wykorzystuje go wyłącznie w prowadzonej działalności. Samochód ten z ww. dniem został zgłoszony na druku VAT-26 w urzędzie skarbowym. Poza zgłoszeniem podatnik użytkuje ten samochód zgodnie z utworzonymi zasadami oraz prowadzi kilometrówkę dla celów VAT. W związku z tym przysługuje mu prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Podatnik postanowił, że od 1 lipca 2025 roku będzie wykorzystywał auto także prywatnie, a więc auto będzie użytkowane zarówno w działalności, jak i w celach osobistych poza działalnością. Powyższe oznacza, że podatnik chce (na gruncie VAT) zrezygnować z pełnego odliczenia VAT ze skutkiem od 1 lipca 2025 roku. W tym celu musi złożyć aktualizację formularza VAT-26 najdalej do końca miesiąca, w którym zmienia sposób wykorzystywania auta w firmie, czyli do 31 lipca 2025 roku.

Wypełnienie informacji VAT-26 do danych zawartych w ww. przykładzie zaprezentowano poniżej.

Aktualizacja informacji VAT-26 oznacza, że do dnia zmiany wskazanego w formularzu od wydatków związanych z pojazdem odliczane jest 100% VAT, a po dniu zmiany jedynie 50% VAT.

Obowiązek aktualizacji formularza VAT-26 występuje również w sytuacji, gdy podatnik:

• zmienia numer rejestracyjny zgłoszonego wcześniej pojazdu, np. w związku z wykupem samochodu z leasingu operacyjnego;
• dokona sprzedaży samochodu zgłoszonego wcześniej w urzędzie na druku VAT-26.

Przykład 3.

Czynny podatnik VAT zbył 1 czerwca 2025 roku firmowy samochód osobowy, w stosunku, do którego miał prawo odliczać 100% VAT. Do kiedy powinien sporządzić aktualizację VAT-26? Informacja VAT-26 powinna zostać zaktualizowana w urzędzie najpóźniej 30 czerwca 2025, czyli do końca miesiąca, w którym podatnik zaprzestanie całkowicie wykorzystywać pojazd w firmie.

Decydując się na wysyłkę formularza elektronicznie, konieczne jest podpisanie jej elektronicznym podpisem kwalifikowanym bądź danymi autoryzującymi, czyli kwotą przychodu z zeznania rocznego. Co więcej, informacja VAT-26 nie może być podpisana profilem zaufanym i złożona przez ePUAP.

Kary za brak aktualizacji informacji VAT-26 lub złożenie jej po terminie

Nawiązując do art. 56a § 1 Ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy, na podatnika może zostać nałożona kara grzywny wynosząca 720 stawek dziennych lub kara grzywny za wykroczenie skarbowe (w przypadku czynu o mniejszej wadze), jeżeli:

• złożył w urzędzie informację VAT-26 po terminie lub nie złożył jej wcale;
• złożył w urzędzie informację VAT-26, w której podał dane niezgodne ze stanem faktycznym.

Przedsiębiorca może uniknąć nałożonej kary pod warunkiem, że złoży poprawną aktualizację informacji VAT-26 przed dniem:

• rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku VAT;
• doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w zakresie podatku VAT, a w przypadku gdy nie stosuje się zawiadomienia – przed dniem wszczęcia takiej kontroli;
• wszczęcia kontroli celno-skarbowej w zakresie podatku VAT;
• wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

Przedsiębiorca, który nie wywiązał się w terminie z obowiązku aktualizacji informacji VAT-26, może uniknąć kary, jeżeli dokona tego przed dniem rozpoczęcia czynności sprawdzających, kontrolnych lub przed wszczęciem postępowania podatkowego w zakresie podatku VAT.

Jak wypełnić aktualizację deklaracji VAT-26?

Aby wygenerować deklarację VAT-26 w systemie wFirma.pl, należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.

W celu aktualizacji deklaracji VAT-26 trzeba w części A. – Miejsce i cel składania informacji – w wierszu Cel złożenia formularza zaznaczyć kwadrat w poz. 7 – Aktualizacja informacji.

Następnie w części C. – Dane pojazdu samochodowego wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej – należy w kolumnie h wprowadzić datę zmiany wykorzystywania. 

Dodatkowo w zakładce: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA trzeba jako ZDARZENIE wybrać z listy opcję Koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności.

Dzięki temu od następnego dnia po dniu wpisu dotyczącego zakończenia wykorzystywania pojazdu tylko do działalności od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu będzie odliczane 50% VAT.