Poradnik Przedsiębiorcy

Deklaracja VAT-26 - aktualizacja przy rezygnacji z odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem

Deklaracja VAT-26 jest już znana wszystkim podatnikom, którzy w działalności gospodarczej wykorzystują pojazdy samochodowe. Od początku kwietnia 2014 r., za sprawą zmian przepisów, złożenie wspomnianego formularza było pierwszym krokiem do pełnego odliczenia VAT od niektórych pojazdów firmowych. Wielu kierowców po pewnym czasie doszło do wniosku, że wymogi dotyczące prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu są w niektórych rodzajach działalności wręcz niemożliwe do spełnienia. Jak zatem zrezygnować z pełnego odliczania podatku VAT od samochodów? To proste - trzeba dokonać aktualizacji deklaracji VAT-26!

Nowa kilometrówka dla odliczenia VAT powodem rezygnacji?

Po złożeniu deklaracji VAT-26 przedsiębiorca ma prawo do 100% odliczenia VAT od wszelkich wydatków poniesionych na samochód poniżej 3,5 tony - w tym zakupu paliwa - którego konstrukcja nie pozwala uznać go za pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej - np. samochód osobowy. Jednak jednym z dodatkowych warunków odliczeń jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) dla celów podatku VAT. Czym się ona różni od zwykłej ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego? Szczegółowością.

Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o VAT nowa ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stany licznika przebiegu pojazdu:
    • na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
    • na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz
    • na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • wpis osoby kierującej pojazdem, obejmujący:
    • kolejny numer wpisu,
    • datę i cel wyjazdu,
    • opis trasy (skąd - dokąd),
    • liczbę przejechanych kilometrów,
    • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Z powodu znacznej szczegółowości omówionej ewidencji podatnicy muszą wykazać się rzetelnością oraz przeznaczyć więcej czasu na to, aby dane w niej zawarte były zgodne z rzeczywistością. Prowadzi to w niektórych przypadkach do rezygnacji z pełnego odliczenia podatku VAT od użytkowanych samochodów firmowych, gdyż przedsiębiorcy posiadający flotę samochodową nie są w stanie dopilnować, czy aby na pewno nie wykorzystano jej na potrzeby prywatne. Dodatkowo zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów nie może również istnieć choćby prawdopodobieństwo użytku pojazdu w celach prywatnych.

Aktualizacja deklaracji VAT-26 - rezygnacja z pełnego odliczenia

W sytuacji gdy podatnik podejmie decyzję o rezygnacji z odliczenia podatku VAT w pełnej kwocie, zobowiązany jest do aktualizacji deklaracji VAT-26. Zmianę wykorzystywania pojazdu należy zgłosić najpóźniej dzień przed właściwym dokonaniem zmiany.


Jeżeli podatnik od 1 września zamierza zrezygnować z pełnego odliczania podatku VAT od samochodu firmowego, to powinien złożyć aktualizację formularza VAT-26 najpóźniej do 31 sierpnia 2014 r.

 

W przypadku aktualizacji danych podatnik powinien zaznaczyć pozycję numer 7 - “aktualizacja informacji” w części A. Miejsce i cel składania informacji. W następnej kolejności należy podać datę zmiany wykorzystania pojazdu w kolumnie H - części C oraz dane pojazdu samochodowego wykorzystywanego wcześniej wyłącznie do działalności gospodarczej.

 

W systemie wfirma.pl generowanie formularza VAT-26 oraz jego aktualizacja wymagają zaledwie paru kliknięć. W zakładce Biuro>> Deklaracje>> Podatek VAT należy wybrać opcję Dodaj deklarację>> Deklaracja VAT-26, w której należy uzupełnić jedynie informacje związane z danym pojazdem i zapisać zmiany.

Formularz VAT-26 możesz również wysłać do urzędu bezpośrednio z systemu wfirma.pl za pomocą opcji “Wyślij do urzędu”.

Jak zatem określić prawidłową datę zmiany wykorzystania samochodu w firmie? Otóż samo zaprzestanie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wyznacza moment, w którym podatnik decyduje, że rezygnuje z prawa do pełnych odliczeń - a tym samym dokonuje zmiany sposobu użytkowania pojazdu w przedsiębiorstwie. Zatem w aktualizacji VAT-26 wskazane jest podanie daty, w której przedsiębiorca zakończył kilometrówkę.

 

Jeżeli przy zakupie samochodu odliczono 100% podatku VAT, to poprzez aktualizację druku VAT-26 i tym samym oświadczenie, że pojazd będzie wykorzystywany do celów mieszanych, może nastąpić konieczność dokonania korekty VAT. 

 

Warto również pamiętać, że zmiana wykorzystywania pojazdu w firmie nie świadczy od razu, że dany samochód będzie wykorzystywany także dla celów prywatnych podatnika. Pełne odliczenie VAT jest prawem osoby prowadzącej działalność, które otrzymuje po złożeniu formularza VAT-26. Dlatego też w każdej chwili może z niego zrezygnować - bez konsekwencji w podatku dochodowym.