Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura VAT w formacie PDF - wydanie w świetle ustawy o VAT

Szybkość obrotu gospodarczego wpływa na konieczność dostosowania do jego realiów również obiegu dokumentów. Tradycyjne formy sporządzania, podpisywania i przesyłania dokumentów drogą pocztową czy kurierem, powoli są zastępowane dokumentami sporządzanymi i podpisywanymi przy użyciu systemów informatycznych. Podobnie jest w przypadku przesyłania dokumentów. Stosowne regulacje zawiera również w tym zakresie ustawa o VAT. Co prawda nie precyzuje ona pojęcia wydania faktury VAT, jednakże znaczenie tego słowa może być wyjaśnianie choćby poprzez jego literalnie brzmienie i tak rozumiane nie budzi kontrowersji .Sprawdź, jakie zasady obowiązują, gdy wystawiana jest faktura VAT w formacie PDF!

Jakie są dostępne formy wystawiania faktur VAT ?

Według art. 106b ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Ustawa o VAT przewiduje dwie formy faktury VAT:

  • tradycyjna (dokument w formie papierowej lub elektronicznej),

  • elektroniczna.

Definicje legalne (ustawowe) zawarte są w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 31 tej ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Dlatego też faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?

Podstawowe elementy, jakie musi zawierać zarówno faktura tradycyjna jak i elektroniczna, wskazane zostały w art. 106e ustawy o VAT. Składają się na nie w szczególności:

  • data wystawienia;

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

  • miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

  • cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

  • stawka podatku;

  • suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

  • kwota należności ogółem.

Faktura tradycyjna powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Natomiast w przypadku faktur przesyłanych drogą elektroniczną, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W jaki sposób prawidłowo wydać fakturę VAT?

Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 lipca 2018 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.185.2018.2.AKR), przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego– „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Faktura VAT w formacie PDF - zasady prawidłowego wystawienia

Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 czerwca 2018 roku (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.287.2018.2.MD) przez fakturę należy rozumieć nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, która może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, również jak w przedmiotowym przypadku w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierała elementy wymagane przepisami ustawy o VAT.

Faktura VAT w formacie PDF musi jednak spełniać elementy wymagane przez ustawę o VAT, takie jak:

  • elementy składowe faktury – art. 10e, 106f ustawy o VAT;

  • uzyskanie zgody nabywcy na wystawienie faktury elektronicznej – art. 106n ustawy o VAT;

  • odpowiednia ilość egzemplarzy faktury VAT – art. 106g ustawy o VAT;

  • zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury VAT – art. 106m ustawy o VAT.

Elementy składowe faktury jak i zagadnienie ilości jej minimalnej egzemplarzy zostały omówione wcześniej – przy punkcie Formy wystawiania faktur VAT, elementy faktury.

Kwestia zgody nabywcy na wystawienie faktury elektronicznej uregulowana została w art. 106n ustawy o VAT. Zgodnie z jego treścią stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W tym przypadku nabywca, który wyraził żądanie otrzymania faktury i wskazał adres e-mail, na który ma zostać wysłana faktura elektroniczna, szczególnie faktura VAT w formacie PDF, otrzyma dokument potwierdzający dokonany przez niego zakup. 

Akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie, ale sprzeciw odbiorcy i brak zgody na fakturowanie elektroniczne oznaczają, że sprzedawca powinien stosować faktury tradycyjne (papierowe). Możliwe jest także wyrażenie przez nabywcę zgody na przesyłanie faktur elektronicznych w sposób dorozumiany, tj. przyjmowanie faktur elektronicznych bez zastrzeżeń czy opłacanie ich w terminie na rachunek bankowy na nich wskazany.

Jak sprawdzić, czy faktura jest autentyczna?

Kwestią, która może wzbudzać najwięcej obaw nabywcy towaru lub usługi, jest autentyczność wystawionej faktury elektronicznej oraz integralność jej treści. Zasady przytoczone w zdaniu poprzednim zostały wyrażone w art. 106 m ustawy o VAT. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przede wszystkim obawy nabywcy mogą dotyczyć wszelkiego rodzaju przestępstw dokonywanych przez pojedyncze osoby, bądź też zorganizowane grupy przestępcze polegających na przechwytywaniu maili, w których znajduje się faktura VAT w formacie PDF i zmianie danych, np. nr rachunku bankowego, na który miałaby trafić należność wskazana na fakturze VAT.

Ustawodawca w ustawie o VAT wskazał jedynie na możliwy sposób weryfikacji autentyczności i integralności treści faktury VAT, mianowicie: autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W kwestii autentyczności i integralności treści faktury VAT wypowiedziały się również organy podatkowe. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 13 lipca 2012 roku (sygn. IPTPP4/443-262/12-6/JM) , stwierdził: należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI), zostały wskazane jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Dalej we wskazanej wyżej interpretacji zostało wskazane, że wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur VAT, jak również faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF, jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem ww. faktur w formie papierowej, ale musi być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Przykład 1.
Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje towary na rynku krajowym oraz zagranicznym. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Transakcje są obecnie dokumentowane przy pomocy papierowych faktur VAT. Spółka zamierza zmienić sposób dokumentowania obrotu towarami w taki sposób, że będzie wystawiać wszystkie faktury VAT w formie elektronicznej, tj. w formacie plików PDF (Portable Document Format) firmy Adobe Systems generowanych przez program księgowy spółki oraz spółka będzie przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej na nośnikach danych z zapewnieniem szybkiego i łatwego dostępu z podziałem na okresy rozliczeniowe. W przypadku kontrahentów, którzy wyrażą w pisemnym porozumieniu zgodę na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF, dokumenty te będą przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej ze wskazanego w ww. porozumieniu adresu e-mail spółki na wskazany adres e-mail kontrahenta. W związku z tym, czy wystawienie i wysłanie kontrahentowi faktury VAT w formacie PDF spełni warunki wskazane w ustawie o VAT i będzie skuteczne?

W świetle powyżej przedstawionej analizy należy stwierdzić, odnosząc się do przykładu, że wystawienie i wysłanie kontrahentowi faktury w formacie PDF, będzie możliwe, o ile spełnione zostaną podstawowe warunki wskazane w ustawie o VAT. Przede wszystkim wystawiona faktura musi zawierać wszelkie niezbędne jej elementy, być autentyczna i jednocześnie odzwierciedlać faktycznie zdarzenie gospodarcze, tj. sprzedany towar lub wykonaną usługę (integralność treści faktury VAT). W takim przypadku przesłanie faktury w formacie PDF należy uznać za jej wydanie kontrahentowi.

Niewątpliwie możliwość wystawienia faktury elektronicznej, a następnie jej wysłanie kontrahentowi na adres e-mail w formacie PDF, znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz ułatwia prowadzenie rozliczeń z kontrahentami. Jednak należy pamiętać o zachowaniu szczególnej ostrożności i wnikliwym analizowaniu faktury, szczególnie pod kątem nr rachunku bankowego, na który należność ma zostać uiszczona.