Przedsiębiorcy przynależą do różnego rodzaju organizacji zawodowych. Przynależność ta ma niekiedy charakter obowiązkowy, a innym razem jedynie dobrowolny. Niemniej w obu przypadkach może to być wydatek z pewnością związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Fiskus ma bardzo stanowcze podejście w przypadku dobrowolnych składek członkowskich. O co dokładnie chodzi?
Obowiązkowe składki członkowskie
Obowiązkowe składki członkowskie organizacji zawodowych, branżowych można zdefiniować jako obligatoryjne wpłaty podmiotów, które uzyskują status członka tych organizacji. Składki te tworzą majątek, który służy realizacji celów statutowych organizacji. Płacenie składek jest obowiązkiem członków organizacji, a zaniechanie spełniania tego obowiązku skutkuje wydaleniem z grona członków organizacji oraz wykluczeniem możliwości wykonywania zawodu.
Aby dowiedzieć się, czy obowiązkowe składki członkowskie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, należy wziąć pod uwagę definicję kosztów, która znajduje się w ustawie o PIT.
Na mocy art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) wydatki przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej podatnik będzie mógł uznać w swoich księgach za koszty uzyskania przychodów, jeżeli będą spełniać poniżej wymienione przesłanki:
- muszą być definitywne, a więc ostateczne, poniesione przez podatnika;
- musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy prowadzoną działalności a dokonywanymi wydatkami;
- muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie mogą zostać zwrócone podatnikowi w żadnej formie;
- nie mogą występować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów;
- muszą być właściwie udokumentowane.
Przedsiębiorcy prowadzący różne rodzaje działalności gospodarczej, np. budowlaną, muszą przynależeć do pewnych organizacji zawodowych, branżowych. To z kolei wiąże się z obowiązkiem opłacania składek członkowskich. Obowiązek należenia do organizacji zawodowej, branżowej nie wynika jedynie z samego faktu przynależenia. Bycie ich członkiem jest konieczne do realizacji określonych czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Co więcej, w niektórych organizacjach nieodprowadzanie składek członkowskich może wiązać się nawet z wykluczeniem wykonywania zawodu. W takich okolicznościach niewątpliwie wydatki na te składki członkowskie podatnik ma prawo ująć w swoich kosztach uzyskania przychodu.
Składki członkowskie o charakterze obowiązkowym odnoszą się przykładowo do takich zawodów jak np.:
- lekarz, farmaceuta, weterynarz, pielęgniarka;
- radca prawny, adwokat, notariusz;
- architekt budowlany, inżynier budowlany.
Dobrowolne składki członkowskie
W przypadku dobrowolnych składek członkowskich możliwość ujęcia wydatków na te składki w kosztach uzyskania przychodów wygląda nieco inaczej. W takim przypadku odprowadzane składki członkowskie mogą nie stanowić kosztów uzyskania przychodów. Zawsze jednak należy każdą sytuacją rozpatrywać indywidualnie.
Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 30 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów nie uważa się składek na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, z wyjątkiem:
- wpłat podatników prowadzących działalność gospodarczą w dziedzinie turystyki, wypoczynku, sportu i rekreacji na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej,
- składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw – do wysokości łącznie nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty odpowiadającej 0,25% kwoty wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim roku podatkowym, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wypłacał tych wynagrodzeń, kwota składek zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym nie może przekroczyć kwoty 250 zł.
Należy w tym miejscu wspomnieć, że to Minister Finansów w drodze rozporządzenia określa maksymalną wysokość wpłat dokonywanych przez przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w dziedzinie turystyki, wypoczynku, sportu i rekreacji na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, uznawaną za koszt uzyskania przychodów.
W przypadku dobrowolnych składek członkowskich fakt, że członkostwo przedsiębiorcy w konkretnej organizacji przyczyni się do czerpania korzyści i otrzymywania znacznych ułatwień, co z kolei może zwiększyć lub zabezpieczyć przychody z działalności, nie jest twardym argumentem trafiającym do fiskusa. Warto jednak spojrzeć na niektóre stanowiska w tym zakresie.
W interpretacji indywidualnej z 8 sierpnia 2020 roku (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.321.2020.3.AP) uznano, że „[…] Jednocześnie Sąd zauważył, że Polskie Towarzystwo Rzeczoznawców Majątkowych jest stowarzyszeniem powołanym na podstawie przepisów Prawa o stowarzyszeniach, wobec czego nie można uznać, że działalność tej organizacji została uregulowana odrębną ustawą. Dlatego też składki członkowskie, płacone dobrowolnie przez rzeczoznawcę majątkowego na rzecz Polskiego Towarzystwa Rzeczoznawców Majątkowych, w ogóle nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, mimo że jest to organizacja zrzeszająca pracodawców (Szczupaczyński-Dotryw Tadeusz, Składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa w podatku dochodowym od osób fizycznych, Lex, Komentarz praktyczny).
Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że nie został spełniony warunek mówiący, że organizacjami, o których mowa w przepisie art. 23 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są zasadniczo te, które ze swej natury mogą zrzeszać tylko przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw. Tutejszy Organ nie kwestionuje, że członkostwo w przedmiotowych Stowarzyszeniach można oceniać w aspekcie możliwości osiągnięcia z tego tytułu przez Wnioskodawcę przychodów, czy też zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, jednak jednoznaczne postanowienia cytowanego przepisu przesądzają, że poniesione z tego tytułu składki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Reasumując, składki członkowskie na rzecz wskazanych we wniosku Stowarzyszeń [...] i [...] nie spełniają wszystkich warunków art. 23 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym wydatki te nie stanowią kosztów uzyskania przychodów”.
Warto w tym miejscu przytoczyć jeszcze inny problem. Chodzi o składki członkowskie w przypadku, gdy członek przynależący do danej organizacji jest zatrudniony na umowę o pracę.
W interpretacji indywidualnej z 11 kwietnia 2025 roku (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.184.2025.1.KP) uznano, że „[…] Z opisu sprawy wynika, że jest Pan radcą prawnym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę w kancelarii radców prawnych (spółka partnerska). Jest Pan wpisany na listę radców prawnych prowadzonych przez OIRP. Od 2018 roku uiszcza Pan składki radcowskie oraz składki na ubezpieczenie obowiązkowe na rachunek ORIP.
Zaznaczam, że w Pana sytuacji brak jest podstaw prawnych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych przez Pana wydatków na składki radcowskie oraz ubezpieczenie ORIP, ponieważ w przedstawionym stanie faktycznym nie znajduje zastosowania – wskazana przez Pana – ogólna zasada ustalenia kosztów wynikająca z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pana wynagrodzenie z tytułu stosunku pracy stanowi dla Pana źródło przychodów ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast do wynagrodzenia ze stosunku pracy mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 tej ustawy. Przepis ten swym zakresem nie obejmuje kosztów poniesionych na składki radcowskie oraz obowiązkowe ubezpieczenie ORIP”.
Patrząc na powyższe stanowiska, można dojść do wniosku, że dobrowolność składki członkowskiej, a więc nieobowiązkowa przynależność do danej organizacji, jest podstawowym argumentem w zakresie nieuznania poniesionych wydatków na te składki w kosztach uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca musi więc w pierwszej kolejności zweryfikować, czy opłacane składki członkowskie mają charakter dobrowolny, a jeśli tak, to czy występują w wyjątkach mogących stanowić koszt uzyskania na mocy art. 23 ust. 1 pkt 30 ustawy o PIT.
Księgowanie składek członkowskich w systemie wFirma.pl
Zwykle składki członkowskie księgowane są na podstawie potwierdzenia zapłaty (np. dowodu KP czy wyciągu bankowego). Aby zaksięgować je w systemie wFirma.pl, należy wystawić dowód wewnętrzny w zakładce: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY. Jako schemat księgowy należy wybrać: Koszty prowadzenia działalności.
Po zapisaniu wydatek zostanie zaksięgowany w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.
