Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktury – wystawianie, otrzymanie, przechowywanie

W dobie cyfryzacji faktury elektroniczne stają się powszechnym elementem obiegu dokumentów przedsiębiorstw, pozwalając na jego usprawnienie. Możliwość wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur to spora oszczędność, podatnik wystawiający i otrzymujący faktury elektroniczne nie ma bowiem obowiązku ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej. Jakie są więc zasady wystawiania e-faktury oraz jak je przechorowywać? Odpowiedź w artykule!

Definicja e-faktury

Przepis art. 2 pkt 32 w zw. z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej ustawy o VAT – definiuje pojęcie „faktury elektronicznej”, przez którą należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Regulacja ta jest odwzorowaniem art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

E-fakturami są zatem faktury wysyłane w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML), jak i w innych formatach elektronicznych (np. w formacie PDF czy JPG). W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 lutego 2018 r. o sygn. 0115-KDIT1-3.4012.1.2018.1.AT wskazano, że: „Ustawodawca nie narzuca podatnikowi formatu wystawienia faktury. Określenie »dowolny« oznacza bowiem tyle, co zależny od woli wystawiającego, nieograniczony żadnymi obwarowaniami. (...) Dowolność formatu wysłania i odebrania ograniczać może tylko jeden czynnik - format ten powinien być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury, ponieważ tylko faktura, która jest dostarczona, jest ważnym dokumentem.”

Zasady wystawiania e-faktury

E-faktury muszą spełniać ogólne warunki dotyczące faktury określone w art. 106e ustawy o VAT, tj. m.in. datę wystawienia, numer, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer VAT, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, stawkę podatku, kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku czy kwotę należności ogółem.

Warto dodać, że do e-faktur mają również zastosowanie przepisy stanowiące o tzw. fakturach uproszczonych – w przypadku niewielkiej wartości danej transakcji (gdy suma należności nie przekroczy kwoty 450 zł lub 100 euro), podatnik może wystawić fakturę uproszczoną, na której nie musi wpisywać szczegółowych danych nabywcy (zobligowany jest jedynie do wskazania NIP-u lub PESEL-u).

Co do zasady fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach. E-faktury wystawia się w jednym egzemplarzu, który następnie jest przedmiotem multiplikacji (u sprzedawcy, który ją wysyła lub u nabywcy, który pobiera e-fakturę udostępnioną przez sprzedawcę).

Obowiązkiem podatnika – zarówno w odniesieniu do faktur elektronicznych, jak i papierowych – jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Obowiązek ten wynika z art. 106m ustawy o VAT.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (wskazany na fakturze sprzedawca zrealizował daną transakcję).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 22 lipca 2014 r., sygn. IPTPP2/443-335/14-2/AW wyjaśnił, że pod pojęciem „kontroli biznesowych” należy rozumieć proces, za którego pośrednictwem podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa – zdaniem fiskusa – powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści e-faktury są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przesyłanie e-faktury

Zgodnie z art. 106g ustawy o VAT:

  1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
  2. nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 (wystawiający faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy), przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
  3. nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1 (wystawiający notę korygującą), przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
  4. podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Akceptacja e-faktury

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy ustawy o VAT nie regulują zasad dokonywania takiej akceptacji. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że zgoda może być dorozumiana, zawarta zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej.

Przez zgodę dorozumianą należy uznać również sytuację, w której przesłane e-faktury są przez nabywcę zapłacone. Potwierdzenie słuszności tej tezy odnaleźć możemy w interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 czerwca 2014 r. o sygn. IPPP1/443-476/14-2/JL czy interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 lipca 2014 r. o sygn. IPTPP2/443-335/14-2/AW.

Ze względów ostrożności procesowej zalecane jest, by zgoda na przesyłanie faktur w formie elektronicznej miała formę pisemną, nawet jeżeli będzie to forma elektroniczna.

Jak przechowywać e-faktury

Podatnicy zobowiązani są przechowywać:

  1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Tożsame stanowisko prezentowane jest m.in. w interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego z 19 sierpnia 2016 r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy o sygn. ITPP3/4512-343/16/MD, w której czytamy: „Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane w pamięci komputera), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem tego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. wprowadzania wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, tj. w takiej w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.”

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju ustawodawca – zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) – obliguje podatnika do przechowywania je w sposób zezwalający na zdalny dostęp za pomocą środków elektronicznych organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej.

Równocześnie wskazać należy, iż ustawodawca nie obliguje podatników do przechowywania faktur wyłącznie w takiej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane, co znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego wydanej 28 lutego 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0112-KDIL2-2.4012.572.2017.1.AKR, w której czytamy: „obowiązujące relacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.