Zakupy firmowe u zagranicznych kontrahentów to codzienność wielu polskich przedsiębiorców. Gdy na fakturze widnieje podatek od wartości dodanej naliczony w innym kraju UE, pojawia się pytanie o możliwość jego odliczenia. Rozwiązaniem jest specjalna procedura VAT-REF, która umożliwia czynnym podatnikom VAT ubieganie się o zwrot zapłaconego za granicą podatku. Jakie warunki należy spełnić i jak przebiega cały proces?
Czym jest VAT-REF?
Procedura VAT-REFUND to możliwość ubiegania się o zwrot podatku VAT (podatku od wartości dodanej), który przedsiębiorca zapłacił w innym państwie członkowskim, nabywając różnego rodzaju towary lub usługi przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT w prowadzonej działalności gospodarczej.
W art. 89 ust. 1h Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) ustawodawca wskazał, że czynny podatnik VAT może ubiegać się o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) w odniesieniu do nabytych przez niego towarów i usług lub w odniesieniu do zaimportowanych przez niego towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, a więc dających prawo do odliczenia podatku VAT na terytorium RP.
Kto może skorzystać z procedury zwrotu VAT-REFUND?
Z procedury VAT-REFUND może skorzystać polski przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, jeżeli nie posiada:
- siedziby,
- stałego miejsca prowadzenia działalności,
- stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu
– w państwie (państwach) UE, w którym dokonał zakupu towarów lub usług.
Jak już wyżej wskazano, zakupy dokonywane w państwach UE muszą być przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną podatkiem VAT, aby polski czynny podatnik VAT mógł skorzystać z ww. procedury.
Z procedury VAT-REF nie skorzystają zatem podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT (ze względu na nieprzekroczenie limitu rocznej wartości sprzedaży 200.000 zł) albo przedmiotowo z VAT (całość sprzedaży korzysta ze zwolnienia z VAT ze względu na rodzaj sprzedawanych towarów lub usług).
Z tytułu jakich zakupów przysługuje zwrot VAT w ramach VAT-REF?
Czynny podatnik VAT może wnioskować o zwrot VAT od zakupów dokonanych na terytorium innych krajów UE niż Polska.
Z tytułu jakich nabyć podatnik może ubiegać się o zwrot VAT?
Towar lub usługi będące przedmiotem zakupu, od których czynny podatnik VAT może ubiegać się o zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF | |
Lp. | |
1. | Paliwo |
2. | Opłaty drogowe i inne opłaty za użytkowanie dróg |
3. | Przejazdy transportem publicznym |
4. | Przejazdy taksówką |
5. | Usługi gastronomiczne |
6. | Usługi noclegowe |
7. | Zakup żywności |
8. | Wynajem środków transportu |
9. | Wydatki związane ze środkami transportu |
10. | Wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne |
11. | Opłaty za wstęp na targi i wystawy |
12. | Pozostałe towary lub usługi |
Jak ubiegać się o zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF?
Czynny podatnik VAT, który chce wnioskować o zwrot VAT z tytułu zakupów dokonanych w innym niż Polska państwie UE, musi złożyć elektroniczny formularz VAT-REF (aktualnie od 1 kwietnia 2025 roku w wersji 6).
VAT-REF to formularz ubiegania się o zwrot VAT z tytułu zakupów dokonanych w innym niż Polska państwie UE (zapłaconego VAT od tych zakupów), za pomocą którego czynni podatnicy VAT wnioskują o ten zwrot.
VAT-REF można złożyć tylko za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Formularz składa się wówczas, gdy kwota zwrotu VAT wynosi przynajmniej 400 euro (za okres dotyczący wniosku przynajmniej 3 miesiące, ale krótszy niż rok podatkowy) albo 50 euro (za okres dotyczący wniosku dłuższego niż rok).
Gdzie należy złożyć formularz VAT-REF?
Zgodnie z § 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2014 roku w sprawie wniosków o zwrot podatku od wartości dodanej naliczonego w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej formularz VAT-REF składany jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.
- w przypadku, gdy jest osobą fizyczną – do polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres zamieszkania;
- w przypadku, gdy jest osobą prawną – do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby.
Jeżeli nabywca nie ma stałego miejsca zamieszkania, siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, wówczas formularz VAT-REF składa do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Wraz z formularzem VAT-REF nabywca załącza kopie wszystkich faktur, dokumentów celnych, jeżeli podstawa opodatkowania wynikająca z otrzymanej faktury lub dokumentu celnego jest:
- równa lub wyższa niż suma 1000 euro;
- w przypadku faktury dokumentującej zakup paliwa równa lub wyższa niż suma 250 euro.
Oczywiście kwoty z faktur zakupu wyrażone w walucie obcej podatnik przelicza według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski obowiązującego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień wystawienia faktury lub dokumentu celnego.
Polski urząd skarbowy po otrzymaniu wniosku VAT-REF wraz z załącznikami dokona jego analizy, a następnie prześle go do właściwego urzędu skarbowego w państwie UE, w którym nabywca dokonywał zakupów. Urząd skarbowy, analizując wniosek VAT-REF, przypisuje mu unikalny numer referencyjny. Na numer ten nabywca będzie się powoływał w związku z każdą sprawą powiązaną z procedurą zwrotu VAT-REF.
Rozpatrzenie wniosku w ramach procedury zwrotu VAT-REF może trwać od 2, 3 miesięcy do nawet roku. Okres ten może jeszcze zostać wydłużony, jeżeli we wniosku występowały pomyłki i podatnik otrzyma informację o konieczności złożenia dodatkowych wyjaśnień, dokumentów albo skorygowania wniosku.
Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF to nie koszt w działalności gospodarczej
Generalna zasada mówi o tym, że kosztem uzyskania przychodów nie jest podatek VAT. Niemniej w myśl art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) kosztem uzyskania przychodów jest podatek VAT naliczony widniejący na otrzymanej przez nabywcę fakturze (czynnego podatnika VAT). Nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu z wyjątkiem sytuacji, w której:
- nabywca jest podatnikiem zwolnionym z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) i nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług w całości zwolnionych z VAT;
- w tej części, w której nabywcy będącemu czynnym podatnikiem VAT nie przysługuje odliczenie (lub zwrot) podatku VAT naliczonego (wyjątkowo VAT naliczony od nabycia środka trwałego nie będzie kosztem uzyskania przychody, ponieważ będzie powiększał wartość początkową tego środka trwałego).
Czynnemu podatnikowi VAT dokonującemu zakupów w innych krajach członkowskich i opłacających VAT od tych zakupów nie przysługuje wprawdzie odliczenie tego VAT na etapie księgowania tych zakupów, ale przysługuje zwrot tego VAT w ramach procedury zwrotu VAT-REF.
Skoro podatnik ma prawo ubiegać się o zwrot podatku VAT zapłaconego w innym kraju członkowskim, to nie może go ująć w kosztach uzyskania przychodów. Mówi o tym chociażby wyrok NSA z 11 stycznia 2018 roku (sygn. II FSK 3371/15).
Powstaje jednak inne pytanie, czy zwrot VAT od zakupów dokonanych w innym kraju UE to przychód z działalności gospodarczej.
Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF a przychód z działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych do przychodów z działalności gospodarczej nie należy zaliczać zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, że zwrócony podatek VAT polskiemu przedsiębiorcy będącemu nabywcą z tytułu zakupów dokonanych za granicą na cele prowadzonej działalności nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Zwrotu podatku VAT w ramach procedury VAT-REF przedsiębiorca nie dolicza więc do przychodów z działalności gospodarczej.
