Faktura to kluczowy dokument w obrocie gospodarczym, potwierdzający transakcje opodatkowane VAT. Jej wystawienie jest obowiązkowe m.in. w przypadku sprzedaży na rzecz innego podatnika. Gdy oryginalny dokument zaginie lub ulegnie zniszczeniu, konieczne staje się wystawienie jego duplikatu. Rodzi to jednak pytanie, czy możliwy jest również duplikat faktury uproszczonej.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to obok faktury standardowej, rachunku albo umowy – dokument potwierdzający transakcję sprzedaży, która jest uznawana za dowód księgowy, za pomocą którego przedsiębiorca ma prawo dokonać zapisu w księgach rachunkowych albo podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Faktura uproszczona jest jednym ze sposobów prawidłowego udokumentowania zawartej transakcji sprzedaży, ale tylko w określonych ustawowo przypadkach.
Jak sama nazwa wskazuje, faktura ta ma charakter uproszczony. Uproszczenie to polega na tym, że zawiera (ma prawo zawierać) mniej elementów niż faktura standardowa.
Faktury uproszczone niejednokrotnie wystawiane są na rzecz:
- przedsiębiorców – paragon z NIP-em nabywcy do wartości transakcji 450 zł lub 100 euro;
- konsumentów, osób fizycznych nieprowadzących działalności lub przedsiębiorców dokonujących zakupu jako konsumenci (wydatki prywatne poza działalnością) w czasie transakcji sprzedaży.
Elementy faktury uproszczonej
Według art. 106e ust. 5 pkt 3 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT) faktura uznana za uproszczoną (kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, występuje NIP nabywcy, dane faktury pozwalają określić poszczególne stawki podatku VAT, występują pozostałe elementy faktury uproszczonej) musi posiadać przynajmniej niżej wymienione elementy.
Obligatoryjne elementy faktury uproszczonej | |
Lp. | Wykaz obowiązkowych elementów |
1. | Data wystawienia |
2. | Numer kolejny faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę |
3. | Numer (NIP), za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku |
4. | Numer (NIP), za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi |
5. | Data sprzedaży (jeżeli różni się od daty wystawienia faktury) |
6. | Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi |
7. | Kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto |
8. | Kwota należności ogółem |
Faktura uproszczona charakteryzuje się tym, że nie musi zawierać wszystkich elementów faktury standardowej.
Faktura uproszczona nie musi zawierać niektórych elementów faktury standardowej | |
Lp. | Wykaz nieobowiązkowych elementów |
1. | Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy |
2. | Miara, ilość (liczba) dostarczonych towarów lub wykonanych usług |
3. | Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku VAT |
4. | Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku VAT |
5. | |
6. | Sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku VAT i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT |
7. | Kwoty podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku |
Duplikat faktury uproszczonej – czy jest możliwy?
Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia się ponownie fakturę:
- na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;
Duplikat faktury oznacza po prostu fakturę wystawioną ponownie przez sprzedawcę albo przez osobę uprawnioną przez sprzedawcę do wystawiania faktur na wniosek nabywcy.
Duplikat faktury podatnik wystawia w sytuacji:
- zniszczenia faktury pierwotnej,
- zaginięcia faktury pierwotnej,
- braku czytelności faktury pierwotnej z różnych przyczyn,
- niekiedy nieotrzymania faktury pierwotnej,
- pozostałych.
Podatnik, dysponując fakturą pierwotną, wystawia duplikat faktury pierwotnej, na której widnieją wszystkie takie same dane jak na fakturze pierwotnej.
Faktura wystawiona ponownie:
- zawiera datę wystawienia,
- może zawierać wyraz DUPLIKAT.
Jak widać, dodatkowym elementem, jaki musi znaleźć się na fakturze wystawionej ponownie, jest jedynie data wystawienia duplikatu i samo wyrażenie – duplikat.
Należy podkreślić, że duplikat faktury posiada takie same skutki prawne jak faktura pierwotna.
Warto zauważyć, że duplikat dokumentuje wszystko to, co dokumentowała wcześniej faktura pierwotna, a zatem nie może w tym wypadku być dokumentem o niższych walorach prawnych niż faktura pierwotna. To z kolei wskazuje jednoznacznie na to, że podatnik, który otrzyma duplikat faktury, ma prawo do:
- jego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów – oczywiście, jeżeli dany wydatek wypełnia warunki kosztu podatkowego;
- odliczenia podatku VAT naliczonego od otrzymanego duplikatu, jeżeli oczywiście dotyczy on wydatków przeznaczonych na sprzedaż opodatkowaną VAT.
Powyższe zasady dotyczą wystawienia duplikatu tzw. standardowej faktury sprzedaży.
Co z duplikatem faktury uproszczonej? W odniesieniu do wystawienia duplikatu faktury uproszczonej sprzedawców obowiązują te same zasady wystawiania, co do duplikatów faktur standardowych.
Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z 27 kwietnia 2020 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK), w której wskazuje, że:
Należy jednak podkreślić, że nie ma możliwości wystawienia duplikatu paragonu fiskalnego będącego fakturą uproszczoną za pomocą kasy rejestrującej. W praktyce oznacza to tyle, że gdy nabywca zwróci się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury uproszczonej, wówczas uzyska ten duplikat, ale już nie w postaci paragonu z NIP-em, ale w postaci zwyczajnej faktury z elementami faktury uproszczonej.
