Poradnik Przedsiębiorcy

Jak radzić sobie z wielozadaniowością stanowiska pracy?

 Moda na wielozadaniowość w pracy napłynęła do Polski w latach 90. Dzisiaj, w dobie nowoczesnych technologii i nowych mediów, nikogo nie dziwi konieczność wykonywania stu rzeczy na raz. Praca nad raportem, obsługa poczty elektronicznej, komunikatorów firmowych, odbieranie telefonów, raportowanie pracy, kontakt ze współpracownikami, przechodzenie z jednej otwartej karty do następnej - to właśnie multitasking. Podzielność uwagi, umiejętność pracy pod presją czasu i elastyczność to cechy, które często powtarzają się w ogłoszeniach o pracę. Wielozadaniowość jest dzisiaj w cenie. Rzadko jednak mówi się o jej ukrytych kosztach. Dowiedz się, jakie ryzyko niesie ze sobą wykonywanie kilku rzeczy na raz oraz jak radzić sobie z wielozadaniowością miejsca pracy.

Efektywna wielozadaniowość nie istnieje

Zdaniem  dr Art Markmana, psychologa kognitywnego z Austin efektywna wielozadaniowość to oksymoron. Ludzki mózg nie jest w stanie skupiać się nad kilkoma zadaniami jednocześnie - przekonuje dr Markman, po czym dodaje, że poprawne jest mówienie o dzieleniu czasu. W praktyce wygląda to w następujący sposób:

  • mózg zajmuje się jednym zadaniem w jednym czasie,

  • następnie miejsce tego zadania zajmuje kolejne,

  • zmiana następuje tak szybko, że nie jesteśmy w stanie jej zauważyć,

  • stąd powstaje złudzenie multitaskingu, a naprawdę mamy do czynienia z dzieleniem czasu (time-sharing).

Jeżeli praca w twojej firmie wymaga podzielności uwagi, zastosuj się do rad dr Markmana:

  • Staraj się pracować nad podobnymi zadaniami. Przełączanie się z jednego zadania na drugie wymaga ciągłego przystosowywania się mózgu do nowych okoliczności. Naukowcy obliczyli, że samo przechodzenie z jednego zadania na drugie kosztuje nas 30% czasu pracy każdego dnia. Jeśli zostaniemy nagle oderwani od zajęcia, na którym byliśmy skupieni, powrót do wykonywanych obowiązków  (na poziomie 100% zaangażowania) zajmie nam nawet 20 minut! Aby ograniczyć stratę wydajności, grupuj podobne zadania. Im bardziej zbliżone będą, tym łatwiej mózg przejdzie do wykonywania kolejnych.

  • Zrób listę rzeczy do zrobienia. Miej ją zawsze widoczną. Pozwoli ci to oszczędzić czas na myślenie o tym, co jeszcze masz zrobić. Takie myślenie samo w sobie męczy! W nawale obowiązków chaos nie jest sprzymierzeńcem. Na liście zaznacz priorytety. Używaj różnych kolorów, żeby określić pilność danych obowiązków.

  • Czas pomiędzy zadaniami wykorzystuj na przyswajanie nowych informacji. Przed spotkaniem z klientem odśwież swoją wiedzę. Przeczytaj dokumenty. Bardziej skomplikowane aspekty tłumacz sobie tak długo, aż je zrozumiesz.

Pokolenie Y chce więcej w tym samym czasie

Pokolenie Y, zwane tez Net Generation to młodzi ludzie, którzy dorastali w dobie internetu. Są oni przyzwyczajeni do konieczności szybkich zmian, natychmiastowej reakcji na bodźce. Wielozadaniowość to cecha młodego pokolenia. Naukowców najbardziej interesują mechanizmy zachodzące pomiędzy podzielnością uwagi, spadkiem koncentracji oraz zwiększeniem liczby bodźców. Dotychczasowe badania nad przedstawicielami pokolenia Y pokazują, że ich styl życia wywarł wpływ na prace mózgów. Jak wynika z raportu sporządzonego przez TNS Polska “Młodzi Polacy i ich życie na wysokich obrotach”, przedstawiciele pokolenia Y często skarżą się na problemy z koncentracją, stres, przepracowanie.  Dzieci internetu są bardziej elastyczne, szybciej adaptują się do zmieniającego się środowiska. Przyswajają duże ilości informacji w krótkim czasie. Z drugiej strony szybko się nudzą, informacje przyswajają w sposób pobieżny, tymczasowy.

Kobiety są  bardziej wielozadaniowe od mężczyzn

Kobiety lepiej radzą sobie z wielozadaniowością niż mężczyźni - wynika z badań przeprowadzonych w Wielkiej Brytanii. Wyniki tych analiz opublikowano w czasopiśmie “BMC Psychology”.  Mężczyźni są wolniejsi i mają większe problemy z organizacją pracy. Rezultaty pokazały, że kobiety wydajniej niż mężczyźni pracują pod presją czasu. Potrafią wytyczyć priorytety i zaplanować swoją pracę. Kobiety działały bardziej metodycznie, mężczyźni impulsywnie. Jak podaje miesięcznik Focus: “Naukowcy zauważyli także ciekawą prawidłowość: Choć wyniki są jednoznaczne, to właśnie mężczyźni są przekonani, że doskonale radzą sobie z wieloma zadaniami jednocześnie, podczas gdy kobiety nie doceniają u siebie takiej umiejętności”.

Wielozadaniowość w pracy porównywana bywa do wielozadaniowości w domu. Często zdarza się nam w jednym czasie wstawić pranie, zmywarkę, słuchać radia i prasować. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu. Podobieństwo jest jednak pozorne i nieuprawnione. W pracy musimy być w 100% skoncentrowani. Wielozadaniowość na stanowisku pracy wymaga od nas skomplikowanych procesów myślowych.

Jasne strony wielozadaniowości

Świat coraz szybciej pędzi na przód. Raczej mało prawdopodobny jest powrót do jednozadaniowych stanowisk pracy. Wielozadaniowość będzie się wciąż rozwijała. Specjaliści ds. zatrudnienia widzą w niej również drzemiący potencjał. Po pierwsze, pozwoli ona na rozwój kwalifikacji pracowników. Multitasking może również pomóc walczyć z wypaleniem zawodowym. Różnorodne zadania są urozmaiceniem codzienności oraz okazją do ciągłej nauki. Coraz więcej przedsiębiorstw zmienia także sposób swojego funkcjonowania -  zamiast koncentracji na pojedynczych projektach realizują kilka mniejszych zadań.

Aby wielozadaniowość na stanowisku pracy była wydajna, zastosuj się do poniższych wskazówek:

  • zrób listę obowiązków i ustal priorytety,

  • najważniejsze zadania wykonuj rano,

  • duże zadania dziel na mniejsze etapy,

  • nowy projekt zaczynaj dopiero po skończeniu pierwszego, gdy jesteś skupiony, nie odrywaj się od zadania,

  • dbaj o porządek miejsca pracy, biurko i pulpit,

  • prowadź zdrowy styl życia. Pamiętaj o spożywaniu produktów, które pozytywnie wpływają na pracę mózgu. Wysypiaj się. Uprawiaj sport (pozwoli to na lepsze dotlenienie mózgu),

  • eliminuj rozpraszacze uwagi.