Uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej – kiedy i jak je wprowadzić?

Uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej może zostać dokonane zarówno jednostronnie – przez pracodawcę wydającego polecenie, jak i wspólnie przez obie strony stosunku pracy. Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej powinna być następnie odzwierciedlona w postanowieniach umowy o pracę.

Uzgodnienie lub polecenie – podstawy wykonywania pracy zdalnej

Pracą zdalną nazywa się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ Kodeksu pracy).

Ustalenie, że pracownik ma wykonywać swoje zadania w ramach pracy zdalnej, może wynikać z uzgodnienia dokonanego między stronami stosunku pracy albo z polecenia pracodawcy.

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę, albo
• w trakcie zatrudnienia.

Jeżeli do uzgodnienia dochodzi w trakcie zatrudnienia, może ono być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67¹⁹ § 1-2 kp).

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Polecenie takie może zostać wydane, jeżeli pracownik złoży wcześniej oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 67¹⁹ § 3-5 kp).

Obowiązek dokonania uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez:

• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 kp (rodzica dziecka wymagającego szczególnej opieki ze względu na stan zdrowia – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia);
• pracownicę w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, mającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Z obowiązku tego pracodawca może się zwolnić, jeżeli uwzględnienie wniosku nie jest możliwe z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika (art. 67¹⁹ § 6-7 kp).

Uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej dokonane przy zawieraniu umowy o pracę

Jeżeli praca zdalna ma być wykonywana w następstwie uzgodnienia dokonanego między pracodawcą a pracownikiem, konieczne jest sformułowanie odpowiednich postanowień umowy o pracę. Natomiast w przypadku wykonywania pracy zdalnej na polecenie wydane przez pracodawcę nie ma potrzeby tworzenia takich postanowień z uwagi na jednostronny charakter polecenia.

Gdy do uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, należy w niej odpowiednio określić miejsce lub miejsca wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 kp).

Przykład 1.

W umowie o pracę zamieszczono następujące postanowienia dotyczące pracy zdalnej: „Pracownik wykonuje pracę częściowo zdalnie, w wymiarze 2 dni w tygodniu, tj. w poniedziałki i wtorki, pod adresem swojego zamieszkania – ul. Krótka 158/13B, 12-345 Trzebnica. W pozostałych dniach, tj. w środy, czwartki i piątki, pracownik wykonuje pracę stacjonarnie, w siedzibie pracodawcy, pod adresem ul. Stroma 22H, 67-890 Wrocław”.

W przypadku obowiązywania u pracodawcy porozumienia zawartego z zakładową organizacją związkową albo regulaminu określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ kp) w umowie o pracę zawartej z danym pracownikiem wystarczy odesłać do takiego porozumienia, ewentualnie regulaminu. Jeśli natomiast u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin, w umowie o pracę trzeba uregulować następujące kwestie:

• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, lub zasady ustalania z tego tytułu ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (art. 67²⁰ § 5-7 kp).

W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę przekazywana pracownikowi informacja o warunkach zatrudniania, o której mowa w art. 29 § 3 kp, powinna objąć dodatkowo co najmniej:

• określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazanie osoby lub organu dokonujących czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną, odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ § 1 kp).

Uzgodnienie dotyczące pracy zdalnej dokonane w trakcie zatrudnienia

Jeżeli do uzgodnienia o zdalnym wykonywaniu pracy dochodzi w trakcie zatrudnienia, mamy do czynienia ze zmianą umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy. Uzgodnienia tego można dokonać w dowolnej formie, gdyż wyjątkowo w tym przypadku wyłączony jest obowiązek zachowania formy pisemnej przy dokonywaniu zmiany umowy (art. 67¹⁹ § 2 kp).

Podobnie jak przy uzgodnieniu dotyczącym wykonywania pracy zdalnej, do którego dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, także w przypadku uzgodnienia dokonywanego w trakcie zatrudnienia, jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin, określające zasady wykonywania pracy zdalnej, strony danego stosunku pracy zagadnienia związane z organizacją, kosztami i kontrolą wykonywania pracy zdalnej, muszą określić w dokonanym między nimi uzgodnieniu (art. 67¹⁹ § 5-7 kp).

Ponadto pracodawca powinien przekazać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej, informacje o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, oraz o osobie lub organie odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ § 2 kp).

Przykład 2.

Pracodawca, PROFIT Sp. z o.o., przekazał pracownikowi, w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej, następującą informację, w postaci papierowej: „Pana stanowisko pracy znajduje się w strukturze PROFIT Sp. z o.o., oddział w Łodzi. Osobą odpowiedzialną za współpracę z Panem, w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, oraz upoważnioną do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez Pana pracy zdalnej jest dyrektor PROFIT Sp. z o.o., oddziału w Łodzi”.

W przypadku podjęcia pracy zdalnej w następstwie uzgodnienia, do którego doszło przy zawieraniu umowy o pracę, odstąpienie od tej formy świadczenia pracy wymaga dokonania zmiany umowy o pracę w trybie porozumienia stron albo wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy ze strony pracodawcy. Jeżeli natomiast uzgodnienia o wykonywaniu pracy zdalnej dokonano w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają wtedy termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Pracodawca nie może jednak wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, w odniesieniu do którego istnieje obowiązek dokonania uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy zdalnej – chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej przez takiego pracownika nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 67²² kp).