Pracodawcy mogą sprzedawać firmowe wyposażenie swoim pracownikom. Taka transakcja jest korzystna dla obu stron, ponieważ przedsiębiorca pozbywa się starego sprzętu, zatrudniony może zaś go nabyć po atrakcyjnej cenie. Jednak rodzi to pytania o podatki i składki. Sprawdź, jak wygląda kwestia ZUS od sprzedaży laptopów pracownikom i innego sprzętu firmowego oraz jakie stanowisko w tej sprawie zajmują urzędy.
Co firma może sprzedać swoim pracownikom?
Obecnie nie istnieją regulacje prawne, które zakazywałyby sprzedaży mienia firmowego na rzecz pracowników danego przedsiębiorstwa. Praktyka pokazuje, że jest to dosyć często spotykane rozwiązanie, z którego korzystają obie strony. Do najczęściej sprzedawanych przedmiotów należą drukarki, laptopy i telefony komórkowe, które pracownicy nabywają po naprawdę atrakcyjnych cenach.
Niezależnie od tego, co dokładnie jest przedmiotem omawianej sprzedaży, powinna ona odbywać się zawsze po cenie rynkowej danego towaru. Jeśli cena sprzedaży będzie znacznie niższa od wartości rynkowej (np. powyżej 33% różnicy), może to zostać uznane przez organy podatkowe za dodatkowy przychód pracownika, od którego będzie on musiał zapłacić podatek. W takim przypadku urząd skarbowy może wezwać strony do skorygowania ceny, a jeśli to nie nastąpi, ma prawo do samodzielnego oszacowania wartości przedmiotu sprzedaży. Sprzedaż składników majątku pracownikowi powinna być odpowiednio udokumentowana, najczęściej poprzez wystawienie właściwej faktury imiennej. W niektórych przypadkach sprzedaż na rzecz pracowników może być zwolniona z obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego, ale zawsze należy sprawdzić aktualne przepisy dotyczące kas rejestrujących.
Podatek od sprzedaży mienia firmowego
Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jeśli pracownik nabywa laptopa od pracodawcy po cenie niższej niż jego wartość rynkowa, różnica ta stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy.
Przykład 1.
Spółka X chce sprzedać swojemu pracownikowi używanego laptopa, którego wartość rynkowa wynosi 1500 zł. Strony uzgodniły, że zatrudniony zapłaci za sprzęt dokładnie tę cenę. Czy pracownik będzie zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego od sprzedaży?
Nie, ponieważ w tym przypadku nie uzyskał on żadnego przychodu. Cena sprzedaży odpowiada dokładnej wartości rynkowej laptopa. Nie powstaje więc obowiązek doliczenia przychodu do podstawy opodatkowania.
Przykład 2.
Firma XYZ chce sprzedać swojemu pracownikowi używanego laptopa za 500 zł. Jego wartość rynkowa wynosi jednak ok. 1500 zł. Czy pracownik będzie zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego od sprzedaży?
Tak, ponieważ ostateczna cena sprzedaży zawarta w umowie jest znacznie niższa, niż rzeczywista wartość rynkowa sprzętu. Pracownik uzyskuje przychód w wysokości 1000 zł (1500 zł - 500 zł). Pracodawca jako płatnik ma obowiązek doliczyć tę kwotę do pozostałych składników wynagrodzenia pracownika i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Sprzedaż firmowego laptopa pracownikowi co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, o ile firma jest czynnym podatnikiem VAT. W kwestii obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej zastosowanie znajduje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia sprzedaż na rzecz pracowników (wymieniona w poz. 34 załącznika do rozporządzenia) jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Oznacza to, że pracodawca sprzedający używany laptop pracownikowi nie ma obowiązku wystawiania paragonu fiskalnego.
Składki ZUS przy sprzedaży mienia firmowego
O ile kwestia opodatkowania umowy sprzedaży zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest dosyć prosta, o tyle kwestia składek na ubezpieczenia społeczne w tym zakresie może stanowić nie lada wyzwanie. Składki odprowadzane do ZUS są w tym kontekście dużo bardziej złożone i budzą najwięcej kontrowersji. Zgodnie bowiem z treścią § 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Teoretycznie, jeśli sprzedaż laptopa po preferencyjnej cenie zostałaby ujęta w wewnętrznych regulaminach firmy (np. w regulaminie wynagradzania), istnieje podstawa do zastosowania zwolnienia ze składek odprowadzanych do ZUS.
Problematyczne w całej kwestii jest stanowisko Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który interpretuje ww. przepis w zupełnie inny sposób. Praktyka pokazuje, że ZUS niezwykle często kwestionuje możliwość zastosowania omawianego zwolnienia w przypadku odsprzedaży używanego sprzętu firmowego. Zakład stoi na stanowisku, że zwolnienie dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracodawca oferuje pracownikom zakup towarów lub usług, które sam produkuje lub sprzedaje w ramach swojej podstawowej działalności gospodarczej. Odsprzedaż używanego majątku firmowego (jakim może być laptop) nie jest traktowana jako sprzedaż „towarów” w rozumieniu tego przepisu, chyba że jest to przedmiot działalności pracodawcy.
Wartość świadczenia w postaci odsprzedaży pracownikom używanych aut poleasingowych będących własnością pracodawcy nie będzie podlegać wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Przykład 3.
Firma X sprzedaje swojemu pracownikowi laptopa o wartości rynkowej za 500 zł, choć jego wartość rynkowa wynosi 1500 zł. W firmie nie ma regulaminu wynagradzania ani układu zbiorowego pracy, który by regulował takie kwestie. Czy w tym przypadku dojdzie do ozusowania transakcji?
Tak, ponieważ w zakładzie pracy nie obowiązują żadne regulaminy wynagradzania ani układ zbiorowy pracy. Różnica między wartością rynkową a ceną sprzedaży (1000 zł) stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawca ma obowiązek doliczyć tę kwotę do podstawy wymiaru składek.
Przykład 4.
Firma X posiada regulamin wynagradzania, w którym zapisano, że pracownicy mają możliwość zakupu używanego sprzętu firmowego (w tym laptopów) po preferencyjnych cenach, niższych niż rynkowe. Pracownik kupuje laptopa za 500 zł, którego wartość rynkowa wynosi 1500 zł. Czy transakcja podlega oskładkowaniu do ZUS?
Przy oparciu się na literalnym brzmieniu przepisów, może się wydawać, że różnica 1000 zł jest zwolniona ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 wspomnianego wcześniej rozporządzenia. Z uwagi jednak na restrykcyjne stanowisko ZUS, istnieje duże ryzyko, że Zakład zakwestionuje to zwolnienie, argumentując, że sprzedaż używanego laptopa nie jest „towarem” oferowanym w ramach podstawowej działalności pracodawcy. W efekcie podczas kontroli ZUS może nakazać doliczenie tej kwoty do podstawy wymiaru składek.
W świetle aktualnych interpretacji ZUS bezpieczniejszym rozwiązaniem jest opłacenie składek ZUS od wartości przychodu uzyskanego przez pracownika w przypadku sprzedaży po cenie preferencyjnej, aby uniknąć ryzyka korekt i odsetek podczas ewentualnej kontroli.
ZUS od sprzedaży laptopów pracownikom – podsumowanie
Sprzedaż firmowych laptopów pracownikom, choć korzystna, wymaga starannego podejścia do kwestii podatkowych i składkowych. Wiele zależy od wartości sprzedawanego sprzętu. Jeśli jest ona niższa niż aktualna wartość rynkowa towaru, to różnica w cenie będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dotyczy to także podatku VAT, o ile oczywiście sprzedawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W odniesieniu zaś do kwestii oskładkowania takiej transakcji, to biorąc pod uwagę restrykcyjne stanowisko ZUS, najbezpieczniej jest założyć, że różnica między wartością rynkową a ceną sprzedaży będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nawet jeśli w regulaminach firmowych przewidziano preferencyjne ceny. Sprzedaż laptopa pracownikowi jest jednak zwolniona z obowiązku ewidencjonowania jej na kasie fiskalnej.
