Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) jest aktem prawa wewnątrzzakładowego, który ma zapewnić prowadzenie przez pracodawcę działalności socjalnej na jasno określonych zasadach i w sposób uporządkowany.
Zaspokajanie socjalnych potrzeb pracowników
Ustawa z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa zasady tworzenia przez pracodawców zfśs i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Działalnością socjalną w rozumieniu ustawy o zfśs są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs).
Generalny obowiązek pracodawcy zaspokajania w miarę możliwości i warunków potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników wynika z art. 16 Kodeksu pracy, wyrażającego jedną z podstawowych zasad prawa pracy. Na gruncie tego przepisu pracodawcy nie mają bezwzględnego obowiązku prowadzenia działalności socjalnej na rzecz pracowników, gdyż przepisy Kodeksu jedynie postulują prowadzenie takiej działalności. Jednak aby nie dopuścić do zupełnej dowolności w omawianym zakresie, obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników został warunkowo ujęty w ustawie o zfśs. Obowiązek ten został co do zasady nałożony na pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z możliwością odstąpienia od tworzenia funduszu poprzez zamieszczenie postanowień w tym zakresie w prawie wewnątrzzakładowym (w układach zbiorowych pracy albo regulaminie wynagradzania) (art. 3 i art. 4 ustawy o zfśs, wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 31 maja 2017 roku, III AUa 812/16).
Kryterium socjalne
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Ustawa o zfśs nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów szczegółowych, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu, pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia przez pracodawcę zasad i warunków korzystania ze środków funduszu. Ustawa o zfśs wyklucza natomiast tworzenie zasad podziału zfśs w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, który jest przepisem bezwzględnie obowiązującym (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 6 lipca 2021 roku, III AUa 924/19).
W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 3 listopada 2022 roku (III AUa 378/21) wskazano, że sytuacja życiowa ma charakter zmienny i w różnych momentach życia może kształtować się odmiennie. Trudniejsza i gorsza sytuacja w pewnych okresach życia może być związana z chorobą, śmiercią członka rodziny, utratą mieszkania itp. Sytuacja rodzinna ma już charakter bardziej stały, ponieważ dotyczy ona liczby członków rodziny, a w szczególności prowadzenia wspólnego gospodarstwa. Sytuacja materialna dotyczy posiadanych zasobów finansowych, a więc środków finansowych przypadających na 1 członka rodziny. Sąd uznał, że przyjęcie dochodu na członka rodziny jest usprawiedliwionym miernikiem w ocenie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z zfśs, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu.
Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Jak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W regulaminie należy uwzględnić:
- konieczność stosowania kryterium socjalnego,
- wymogi w zakresie dokumentowania i przetwarzania danych osobowych w celu przyznawania pomocy z zfśs.
W związku z powyższym po pierwsze, pracodawca nie może ustalić treści regulaminu z pominięciem naczelnej zasady wyrażonej w przywołanym wyżej art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs, uzależniającej przyznawanie świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Wykluczone jest np. dopuszczenie w regulaminie przyznawania ulgowych usług i świadczeń z zfśs ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo”, jest bowiem mało prawdopodobne, by 2 osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób (wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 28 października 2015 roku, III AUa 175/15).
Po drugie, treść regulaminu musi respektować unormowania zawarte w art. 8 ust. 1a-1b ustawy o zfśs. Oznacza to, że pracodawca, określając w regulaminie sposób dokumentowania sytuacji osoby ubiegającej się o dane świadczenie, musi przyjąć zasadę, że udostępnienie mu danych przez tę osobę, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej, w tym zdrowotnej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu). Należy też zadbać o to, aby określona w regulaminie procedura zapewniała, że do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia dopuszczone będą wyłącznie osoby mające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę; osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Czy nie ma wyjątków od stosowania kryterium socjalnego?
Należy zauważyć, że działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń z zfśs. Może on bowiem również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując masowe imprezy, np. wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki, „andrzejki”. Taki przejaw aktywności zakładu stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a więc mieści się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs. Przy organizowaniu takich zbiorowych imprez nie ma elementu „przyznawania ulgowych usług i świadczeń z zfśs”. Z istoty takiego świadczenia wynika, że trudno przyjąć, by korzystanie z tego typu form działalności socjalnej można było uzależniać od kryterium socjalnego (sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu). Zaprzecza to istocie tej usługi polegającej na integracji pracowników.
Zostało to jednoznacznie wyrażone m.in. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 25 września 2013 roku (III AUa 277/13): „Przepis art. 8 ust. 1 ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie odnosi się do całości działalności socjalnej w rozumieniu art. 2 pkt 1 tej ustawy, a jedynie do ulgowych świadczeń i usług. Regulamin może przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń, np. powszechnej dostępności na równych zasadach w zakresie imprez integracyjnych”.
Granicami swobody pracodawcy przy nadawaniu regulaminowi zfśs treści są: zakres regulaminu, obejmujący tylko działalność socjalną, konieczność przyjęcia kryterium socjalnego dla przyznawania ulgowych usług, świadczeń i dopłat oraz wymogi dotyczące dokumentowania i przetwarzania danych osobowych.
